1 Vorbereitungen zum Jahresabschluss (S. 11-12)

Die Erstellung des Jahresabschlusses mit Hilfe der EDV kann man in drei Arbeitsschritte aufteilen:

1. Abstimmen der Buchhaltung und Zusammenstellen der Unterlagen (Abschluss vorbereiten)
2. Umbuchungen und Jahresabschlussbuchungen
3. Erstellen des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. weiterer Bilanzen und Berichte) sowie der Steuererklärungen.

Es gibt bei den Jahresabschlussarbeiten verschiedene Stufen und Begriffe. So wird zwischen vorbereitenden Abschlussarbeiten, Abschlussvorarbeiten, „eigentlichen" Abschlussarbeiten u. Ä. unterschieden. Im Grunde dürfte das dem Praktiker ziemlich egal sein, und die in diesem Buch gezogene Grenze zwischen der Vorbereitung und den Abschlussarbeiten wird gar manchem als willkürlich erscheinen.

• Während die Auflösung der Rechnungsabgrenzungen aus dem Vorjahr zur laufenden Buchhaltung gehört, ist die Neubildung dem Jahresabschluss vorbehalten.
• Soll-Versteuerer (§ 16 UStG) buchen im Rahmen der laufenden Buchhaltung alle noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen ein.

Ist-Versteuerer nach § 20 UStG buchen erst zum Jahresabschluss. In jedem Fall ist schon beim Abstimmen der Konten die Bildung der Jahresabschlussposten durch Belege und weitere Unterlagen vorzubereiten. Und warum nicht gleich in einem Arbeitsgang abstimmen und buchen?

Tipp
Sie riskieren, dass noch eine einzige Fehlbuchung auf dem letzten abzustimmenden Konto über ein paar andere, bereits abgerechnete Konten korrigiert werden muss, welche wiederum die errechneten Rückstellungen, Wertberichtigungen u. a. über den Haufen wirft. Neben der zusätzlichen Arbeit laufen Sie Gefahr, Auswirkungen zu übersehen. Außerdem interessiert sehr wohl die Unterscheidung zwischen „Abschlussvorarbeiten" und „vorbereitenden Abschlussarbeiten" nach der Steuerberatergebührenverordnung. Sie können also die Vorarbeiten kostengünstig selbst übernehmen und dem Steuerberater die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen in die Hand geben.

• Zu den Abschlussvorarbeiten gehört die Abstimmung der Buchhaltung bis zur Saldenbilanz der Jahresverkehrszahlen. Wenn dies der Steuerberater erledigen soll, kann er für diese Arbeit zusätzlich eine Zeitgebühr in Rechnung stellen.

• Zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen als Teil des Jahresabschlusses gehören die Buchungen der Abschreibungen, die Bildung der Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Rücklagen, Buchungen der Inventuranpassungen, nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, Privatnutzungen Kfz und Telefon und Anpassungsbuchungen an die Betriebsprüfung.

Wenn Sie den Jahresabschluss nach diesem Buch nur vorbereiten wollen, sei die endgültige Definition, was eigentlich zu den Vorbereitungen zum Jahresabschluss gehört, Ihrem Steuerberater vorbehalten. In den meisten Fällen wird er Ihnen eine kanzleieigene Liste mit den Abstimm- und Abschlussvorarbeiten vorlegen, und Sie können mit Sicherheit einen großen Teil dieser Arbeiten in diesen Vorbereitungen wiederfinden. Alternativ können Sie nach Absprache die umfangreiche Checkliste der Vorarbeiten zusammenstreichen oder ergänzen. Sie verfügen damit auch über eine Dokumentation der von Ihnen bereits erledigten Arbeiten. Zusammen mit der Überprüfung der Buchhaltung sichten Sie auch die zugrunde liegenden Belege und zusätzliche Unterlagen.