3 Kostenplanung

3.1 Kostenplanung als Teil der Projektplanung

Ausgangsfaktor eines Projektes ist immer ein Projektziel. Nachdem dieses festgelegt wurde, tritt das Projekt in seine erste entscheidende Phase ein, die Projektplanung.[47] Die Aufgabe der Projektplanung ist es, den Weg zum definierten Projektziel zu ermitteln und Sollgrößen festzulegen. Diese müssen im weiteren Projektverlauf eingehalten werden, um das Ziel nicht zu verfehlen.[48] Die Qualität der Projektplanung bestimmt somit wesentlich den Projekterfolg.

Die Kostenplanung ist dabei der letzte wesentliche Abschnitt der Projektplanung und entscheidet über den wirtschaftlichen Erfolg des Projektes.[49] Zuvor werden Struktur und Ablauf des Projektes festgelegt und die Kapazitäts- und Terminplanung durchgeführt.[50]

Abb. 3: Ablauf der Projektplanung[51]

Die Projektstrukturierung ist der erste Planungsschritt.[52] Das Ziel besteht darin, die gesamte Projektaufgabe in einzelne Teilaufgaben zu zerlegen. Das Ergebnis dieser Aufteilung ist der sogenannte „Projektstrukturplan“.[53] Die Gliederung kann nach Kraus und Westermann (1995) funktionsorientiert oder objektorientiert erfolgen. Bei einer objektorientierten Gliederung ist das Ergebnis eine Stückliste. Das Ergebnis der Gliederung nach Funktionen ist ein Organigramm des Unternehmens, da immer gefragt wird: „Welche Abteilungen sind am Projekt beteiligt?“. Eine Mischgliederung kommt in der Praxis am häufigsten vor. Die kleinsten Einheiten des Projektstrukturplans, so Kraus und Westermann (1995) weiter, bilden die „Arbeitspakete“. Ein Arbeitspaket ist eine Aufgabe, die so klar abgegrenzt ist, dass sie vollständig in einer organisatorischen Einheit (Mitarbeiter, Abteilung, Bereich) erledigt werden kann. Sie können zu „Hauptarbeitspaketen“ zusammengefasst werden. Die nächsthöhere Gliederungsebene bilden die sogenannten „Teilprojekte“, die in ihrer Gesamtheit schließlich das Projekt bilden.[54] Im Rahmen des Projektstrukturplans werden außerdem laut Fiedler (2003) sogenannte „Meilensteine“ definiert. Dies sind Ereignisse im Projektverlauf, die den Abschluss oder Beginn von wichtigen Projektschritten markieren. Sie ermöglichen Aussagen darüber, ob bestimmte Teilziele erreicht wurden und wie der weitere Projektfortgang gestaltet werden soll.[55]

Der Projektstrukturplan schafft dementsprechend eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben und bildet die Grundlage für alle nachfolgenden Planungsaktivitäten, somit auch für die Kostenplanung. Er erhöht die Transparenz bezüglich Kosten, indem diese einzelnen Verantwortlichen zugeordnet werden können, und hilft somit bei der kostenorientierten Projektabwicklung und -steuerung.

Abb. 4: Projektstrukturplan[56]

3.2 Aufgabe der Kostenplanung

„Mithilfe der Kostenplanung werden die Projektkosten ermittelt, die den Wertverzehr zur Projektdurchführung darstellen. Sie sind – der Definition des Projektes entsprechend – einmalige Kosten, treten aber während der gesamten Dauer der Projektdurchführung auf.“[57]

Die Kostenplanung hat demnach die Aufgabe, alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Erstellung und Durchführung des Projektes stehen, zu ermitteln. Wichtig ist jedoch anzumerken, dass sich die Projektkostenplanung ausschließlich mit den für die Abwicklung des Projektes anfallenden Kosten beschäftigt. Unberücksichtigt beleiben die Produktkosten, die z.B. für die spätere Herstellung anfallen.[58]

Die im Rahmen der Kostenplanung ermittelten Werte dienen vorrangig der

Überwachung und Steuerung der laufenden Kosten: Für die Deckung der Gesamtkosten eines Projektes steht dem Projektleiter ein bestimmtes Budget zur Verfügung. Um abschätzen zu können, ob dieses auch wirklich zur Deckung der Gesamtkosten ausreicht, müssen, wie Süß und Eschlbeck (2002) verdeutlichen, die voraussichtlichen Projektkosten bekannt sein. Liegen diese über dem Projektbudget, muss eine sofortige Abstimmung zwischen Projektleiter und Auftraggeber erfolgen. Liegen die voraussichtlichen Gesamtkosten im Rahmen des Projektbudgets, so Süß und Eschlbeck (2002) weiter, sind sie die Basis für die kostenorientierte Projektsteuerung.[59]

Die Kostenplanung ist somit Teil der Kostenlenkung: Die geplanten Kosten (Sollkosten) stellen Vorgabewerte für die Projektdurchführung dar. Im Rahmen der Kostenüberwachung werden diese dann mit den tatsächlich angefallenen Kosten (Istkosten) verglichen. Werden Abweichungen zwischen den Werten festgestellt, so müssen im Rahmen der Kostensteuerung Maßnahmen erarbeitet werden, um diese zu korrigieren.

Abb. 5: Modell der Kostenlenkung[60]

Wie Kraus und Westermann (1995) zu Recht anmerken, sollte sich der Projektleiter sehr intensiv mit der Kostenplanung auseinandersetzen, da in der Regel die Kosten parallel zum Projektfortschritt steigen. Die Kosten sind in frühen Projektphasen wie der Planung noch relativ stark beeinflussbar. Bei der Umsetzung der Planung, wenn die großen Kostenblöcke anfallen, sind Änderungen im Projekt kaum noch möglich.[61] Die nachfolgende Abbildung zeigt die Beeinflussbarkeit der Kosten in Relation zum Projektfortschritt.

Abb. 6: Kosten bzw. Beeinflussbarkeit in Relation zum Projektfortschritt[62]

Sollte der Projektleiter z.B. zu Beginn des Projektes merken, dass die bewilligten finanziellen Mittel nicht ausreichen, können laut Kraus und Westermann (1995) alternative Verfahren eingesetzt bzw. der Projektumfang gekürzt werden. Stellt er dagegen eine Abweichung erst in der Realisierungsphase, in der die meisten Kosten anfallen, fest, hat er kaum noch Möglichkeit einzugreifen. Wie auch Kraus und Westermann (1995) da-raus schließen, ist die Kostenplanung gleichzeitig Frühwarnsystem und Mittel zur Projektsteuerung.[63]

Wirtschaftlichkeitsrechnung / Projektentscheidung: Bevor es zu einer wirklichen Projektbeauftragung kommt, muss die Wirtschaftlichkeit eines Projektes berechnet werden. Hierfür sind die Kosten in sehr frühen Phasen zu ermitteln, in denen oftmals keine genaue Projektstrukturierung vorliegt.[64] Diese ist jedoch die Grundlage für eine „detaillierte Kostenplanung“.[65] Um zu entscheiden, ob ein Projekt tatsächlich durchgeführt werden soll, müssen die voraussichtlichen Projektkosten bekannt sein. In diesen Phasen kann daher mit sogenannten „Kostenschätzungen“ gearbeitet werden, die im weiteren Verlauf der Projektplanung konkretisiert werden müssen.[66] Das nächste Kapitel dieser Arbeit gibt einen Überblick über die verschiedenen Kostenschätzmethoden und geht dabei auf einzelne näher ein.

3.3 Kostenschätzung

Die Kostenplanung hat nicht nur die Aufgabe, Sollwerte für die Kostenüberwachung und -steuerung festzulegen. Sie muss auch die voraussichtlichen Projektkosten für Durchführungsentscheidungen, wie z.B. Kosten-Nutzen-Analysen oder die Ermittlung von Angebotspreisen für externe Projekte, ermitteln.[67] Hierfür braucht der Entscheidungsträger möglichst in den Frühphasen zuverlässige Kosteninformationen. Wie bereits erwähnt, liegt zu diesem Zeitpunkt meist noch kein sehr tief gegliederter Strukturplan vor. Der Auftragnehmer steckt in der Zwickmühle. Er muss mit geringem Informationsstand frühzeitig Aussagen über die zu erwartenden Kosten treffen.

„In frühen Projektphasen muß deshalb auf Methoden zurückgegriffen werden, die zwar keine sehr präzisen Kostenprognosen gewährleisten, andererseits aber auf die zum Projektbeginn bereits festgelegten Projektparameter ... angesetzt werden können.“[68]

3.3.1 Prinzip der Schätzmethoden

Kostenschätzmethoden liefern relativ schnell einen Überblick über die zu erwartenden Gesamtkosten. Gemäß Burghardt (2002) stellen sie dabei im Allgemeinen einen funktionalen Zusammenhang zwischen bestimmten Produktgrößen (Mengengerüst), Prozessgrößen und den zu schätzenden Kosten unter Berücksichtigung von Einflussgrößen her. „Funktional“ darf hierbei nicht im streng mathematischen Sinn verstanden werden.[69]

Es gibt eine Reihe von spezifischen Kostenschätzmethoden, die für bestimmte Projektarten oder Branchen entwickelt wurden. Dennoch basieren alle auf Analogien und Erfahrungen der Vergangenheit.[70] Insbesondere für IT-Vorhaben stehen zahlreiche sehr gut ausgearbeitete Techniken zur Verfügung.[71] Die meisten Methoden, die zur Kostenschätzung herangezogen werden, ermitteln zunächst den Aufwand, der dann mittels Verrechnungssätzen in Kostengrößen umgerechnet...