"Datenexport in die Buchhaltung (S. 205-206)

Warum die aus den Rechnungen und Gutschriften resultierenden Buchungen nicht per Datei in die Buchhaltung übergeben? Es spart Zeit und vermeidet Fehler. Dabei kommt es darauf an, ob die Daten an Ihren Steuerberater gegeben werden sollen oder ob Sie mit financial office arbeiten und die Buchungsdaten innerhalb des Programmpaketes weitergeben wollen. Für beide Fälle ist der Datenexport möglich.

Um in der Übung Buchungsdaten exportieren zu können, benötigen Sie buchungsrelevante Aufträge – Rechnungen oder Gutschriften – im Programm.

Schritt 1: Voraussetzungen für den Buchungsdatenexport

Damit die Daten an ein Buchhaltungsprogramm übergeben werden können, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.

Kontenplan

Bereits bei der Firmenanlage müssen Sie festlegen, mit welchem Kontenplan sie arbeiten. Diese Einstellung lässt sich im Nachhinein nicht mehr ändern. Am besten klären Sie gleich zu Beginn der Arbeit mit dem Programm, mit welchem Kontenrahmen Ihr Steuerberater bzw. die Buchhaltung in Ihrem Hause arbeitet.

Kontenzuordnung

Um die aus den Rechnungen und Gutschriften resultierenden Buchungssätze an ein Buchhaltungsprogramm exportieren zu können, müssen an unterschiedlichen Stellen Konten zugeordnet werden. Wo immer Kontenzuordnungen erfolgen müssen, haben Sie Zugriff auf den Kontenrahmen und können das passende Konto dort auswählen.

Der Vollständigkeit halber seien hier noch einmal die Bereiche genannt, wo Konten hinterlegt sein müssen:

• In den Kundendaten muss ein Debitorenkonto hinterlegt sein, bevor Sie die erste Rechnung an den Kunden schreiben. Fehlt das Konto in den Kundendaten, weist das Programm Sie darauf hin. Klären Sie ggf. die Systematik der Konten mit der Buchhaltung.

• In den Warengruppen müssen die Erlöskonten hinterlegt sein. Beim Anlegen von Warengruppen werden die Standardkonten aus dem Kontenrahmen bereits voreingestellt.

• Unter Verwaltung -> Nebenleistungen müssen für jede Nebenleistung eigens die Erlöskonten für steuerpflichtige, steuerfreie und innereuropäische Erlöse eingetragen werden.

• Arbeiten Sie mit Lohnleistungen, müssen auch dort jeweils die Erlöskonten angegeben werden.

• Unter Verwaltung -> Steuersätze im Bereich der Stammdaten müssen die Umsatzsteuerkonten vorhanden sein. Das ist mit der Auswahl des Kontenplans bei der Firmenanlage bereits automatisch geschehen."