1.3.3 Organisatorische Konsequenzen für das Personalmanagement
Grundlagen
Bei der Organisation des Personalmanagements geht es um die Festlegung der personalwirtschaftlichen Aufgaben und ihre Zuordnung auf die Instanzen des Krankenhausmanagements einschließlich des Krankenhausträgers, unter Beachtung des Grundsatzes der Kongruenz von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung (Kosiol 1962). Demnach kann ein Stelleninhaber für die Ergebnisse seiner Tätigkeit nur zur Verantwortung gezogen werden, wenn er die für die Aufgabendurchführung erforderlichen Kompetenzen, d. h. Handlungsrechte besitzt. Die Institutionalisierung des Personalmanagements wird dabei wesentlich vom Aspekt der (organisatorischen, nicht räumlichen) Zentralisierung oder Dezentralisierung der Kompetenzen hinsichtlich der personalwirtschafltichen Aufgabenerfüllung, insbesondere der Entscheidungs-, Mitsprache- und Informationsrechte bestimmt.
Die Entscheidung, ob die Unterstützungsfunktion eher dezentral, zentral oder kooperativ wahrzunehmen ist, hängt – ausgehend vom verfolgten Führungsansatz (zentral/dezentral) – von der
1. Fachspezifität (die Aufgabenerfüllung verlangt genaue Kenntnisse der spezifischen Arbeitsweise der jeweiligen Abteilung) und der
2. Infrastrukturspezifität (die Aufgabenerfüllung verlangt genaue Kenntnisse der besonderen Gesamtzusammenhänge und Gesamtsysteme der Unternehmung) ab (Picot 1993).
Einordnung in die Leitungsorganisation
Bei dem für Krankenhäuser dargelegten Ansatz einer zentralen Lenkung von dezentral geführten Fachabteilungen ergibt sich, dass die strategischen Managementaufgaben – und damit auch die des strategischen Personalmanagements – als betriebswirtschaftliche Unterstützungsfunktion bei der Geschäftsführung/beim Vorstand anzusiedeln sind. In Abhängigkeit der Organisations- und Leitungsstrukturen des Krankenhauses wird die personalwirtschaftliche Funktion
Abb. 1.7: Einordung der Personalarbeit in die Krankenhausorganisation (Beispiel)
als Geschäftsführungs-/Vorstandsposition eigenständig oder als Bestandteil der kaufmännischen Geschäftsführung/des kaufmännischen Vorstands etabliert. Der darunter angesiedelten Personalabteilung obliegen die strategischen, dispositiven und operativen Personalaufgaben, die ihr zugeordnet wurden.
Je nach Krankenhausgröße, Leitungsstruktur und Qualifikation der Mitarbeiter übernimmt die Personalabteilung – häufig mit Stabscharakter – Aufgaben von der Personalverwaltung über die Koordination personalwirtschaftlicher Entscheidungen bis hin zur Weiterentwicklung des Personalmanagements. Daneben ist es üblich, bestimmte Aufgaben des Personalmanagements auszugliedern (z. B. Lohnabrechnung). Die ökonomische Lenkung der Personalabteilung erfolgt in der Regel über Kostenbudgets.
Auch die Bereichsleitungen, d. h. der leitende Arztdienst und das Pflegemanagement, die die Aufgaben des dispositiven Personalmanagements in Abstimmung mit der Krankenhausleitung wahrnehmen, greifen auf die zentrale Personalabteilung zurück, z. B. wenn es um die Durchführung von Personalbedarfsermittlungen geht oder Mitarbeiter einzustellen sind. Die operativen personalwirtschaftlichen Entscheidungen sind im Rahmen der dispositiven Vorgaben durch die Bereichsleitungen zu verantworten. Das betrifft alle personalwirtschaftlichen Aufgaben, die genaue Kenntnisse der spezifischen Arbeitsweise der jeweiligen Abteilung verlangt. Die Personalführung ist zwingend Aufgabe der Führungskräfte in den Fachabteilungen/Bereichen.
Ein Modell mit einer funktionsbezogenen Leitungsstruktur zeigt Abbildung 1.7 (in Anlehnung an Schmidt-Rettig 2017, S. 269). Aufgrund des bedeutsamen und komplexen personalwirtschaftlichen Aufgabengebiets für Krankenhäuser bietet sich eine organisatorische Einordnung des Personalmanagements in die erste Führungsebene an.
Im Rahmen eines dezentral ausgerichteten Führungsansatzes unterstützt die folgende Aufgabenzuordnung die Erreichung der personalwirtschaftlichen Ziele (in Anlehnung an Schmidt-Rettig 2017; VKD 1993).
Krankenhausträger/Eigentümer (1. Managementebene):
Der Aufgabenschwerpunkt der 1. Managementebene liegt beim normativen Management und den strategischen Grundsatzentscheidungen. Folgende Zuständigkeiten ergeben sich dann in Bezug auf personalwirtschaftliche Entscheidungen für die Krankenhausträgerorgane, insbesondere:
• Verdeutlichung trägerspezifischer Werte und Ziele und Sicherstellung, dass diese in den Leitbildern des Krankenhauses ihren Niederschlag finden und bei der Gestaltung und Detaillierung der personalbezogenen Funktionen Berücksichtigung finden
• Festlegung der betrieblichen Personalpolitik im Hinblick auf das Human-Resource-Management
− Richtlinien für die Auswahl und Einstellung von Führungskräften und Mitarbeitern,
− Leitsätze für die Information sowie die moralisch-ethische Betreuung von Krankenhausmitarbeitern
− Grundsätze für die Lösung der sich im Verlaufe des Führungsprozesses ergebenden Konfliktmöglichkeiten zwischen Aufgabenzielen und Mitarbeiterzielen
• Entscheidungen über die personelle Besetzung der Krankenhausleitung, ggf. auch Einspruchsrecht bei der Besetzung von weiteren Abteilungsleitungen
• Aufstellung von Regeln für die Entscheidungen und Handlungen der Krankenhausführungskräfte
• Grundsatzentscheidungen zur Aufbau- und Ablauforganisation des Personalmanagements
− Verankerung der grundsätzlichen Entscheidungen des Personalmanagements innerhalb der Geschäftsführung als Voraussetzung für eine einheitliche Ausrichtung des Personalmanagements und der damit verbundenen Wahrnehmung aller personalbezogenen Funktionen auf allen Entscheidungsebenen des Krankenhauses
− Einheitliche Richtlinien, ggf. differenziert nach den bereichs- oder gruppenspezifischen Belangen für die Gestaltung und Durchführung der personalbezogenen Funktionen
Krankenhausleitung (2. Managementebene):
Die Aufgaben der Krankenhausleitung betreffen die Entwicklung, Gestaltung und Lenkung des Krankenhausbetriebs. Das führt insbesondere zu folgenden personalwirtschaftlichen Verantwortlichkeiten:
• Operationalisierung und Konkretisierung der Krankenhauskultur und des Krankenhausleitbildes auf dem Wege der Implementierung und Umsetzung von Leitlinien und Führungsgrundsätzen als Voraussetzung für eine einheitliche Ausrichtung des Führungsprozesses
• Abstimmung und Koordination personeller Grundsatzfragen
• Auswahl, Einstellung und Entlassung von Führungskräften (leitende Ärzte und andere Abteilungsleitungen) und anderen Mitarbeitern des Krankenhauses unter Berücksichtigung der Vorschläge der jeweiligen Vorgesetzten
• Grundsätze des Personaleinsatzes und der Gestaltung des Anreizsystems, der Betriebszeiten und der Dienstplangestaltung
• Grundsätze der Personalentwicklung
• Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation der Personalarbeit
• Sicherstellung einer unternehmensgesamtbezogenen Koordination der Personalarbeit, was in der Regel die Einrichtung einer zentralen Personalabteilung erforderlich macht.
Fachabteilungsleitung/Zentrumsleitung (3. Managementebene):
Die bereichsbezogene, berufsständische Ausrichtung des Personalmanagements obliegt den Leitungen der Leistungsbereiche ggf. in Abstimmung mit der Geschäftsführung. Die dezentralen Führungskräfte der Fachabteilungen sollten jene personalwirtschaftlichen Aufgaben übernehmen, bei denen ein enger Kontakt zum Mitarbeiter und spezielle Kenntnisse zur Organisation des Bereichs erforderlich sind. Wird im Krankenhaus das Fachabteilungs-/Zentrumsmanagement von einer dualen, berufsgruppenbezogenen Leitung wahrgenommen, ist zwischen personalwirtschaftlichen Aufgaben je Berufsgruppe und gemeinsamen Aufgaben der Fachabteilungsleitung zu unterscheiden:
Personalwirtschaftliche Aufgaben der Ärztlichen Abteilungsleitung sind insbesondere folgende:
• Personalbedarfsermittlung im Arztdienst
• Personaleinsatz im Arztdienst
• Mitarbeiterführung im Arztdienst
• Sicherstellung der Einhaltung der Berufsordnung der Ärzte in der jeweils gültigen Fassung
Personalwirtschaftliche Aufgaben der Pflegerischen Abteilungsleitung umfassen insbesondere folgende:
• Personalbedarfsermittlung im...
