2. Debitorenmanagement und Zahlungsabwicklung (S. 35-36)

2.1 Debitorenmanagement

Das Debitorenmanagement stellt einen wichtigen Teil des Forderungsmanagements dar. Man versteht darunter primär die Erfassung und Verwaltung der offenen Forderungen. Ein effektives Debitorenmanagement beschränkt sich jedoch nicht darauf, die offenen Forderungen zu erfassen und geeignete Maßnahmen zu deren Eintreibung zu ergreifen, sondern beginnt bereits vor Vertragsabschluss mit der Prävention vor Forderungsausfällen und setzt sich bei der Vertragsgestaltung und der Vertragsabwicklung bis schließlich auf den Zeitraum nach Leistungserbringung fort. Ziel des Debitorenmanagements ist es, Forderungsverluste zu vermeiden oder zumindest so niedrig wie möglich zu halten und dadurch letztlich die Liquidität und das Unternehmensergebnis positiv zu beeinflussen.

2.1.1 Vor Vertragsabschluss

Bereits vor Vertragsabschluss sollte darauf hingewirkt werden, Forderungsminderungen und Forderungsausfällen vorzubeugen. Liefer- und Leistungsgeschäfte, bei denen dem Kunden ein Zahlungsziel eingeräumt werden soll, sind einem Kreditgeschäft gleichzusetzen. Wichtigste präventive Maßnahme im Rahmen des Debitorenmanagements ist daher die Prüfung der Kundenbonität. Zur Prüfung der Kreditwürdigkeit/Bonität sowohl von Neukunden als auch von Altkunden kann sowohl auf interne als auch auf externe Informationsquellen zurückgegriffen werden.

Interne Informationsquellen sind:
Das eigene Rechnungswesen

Praxishinweis:

Erfahrungswerte aus dem eigenen Rechnungswesen liegen natürlich nur bei Altkunden vor.
Geprüft werden sollten folgende Aspekte:
– Hat der Kunde von Skonto- zu Netto-Zahlung gewechselt?
– Welches vereinbarte Zahlungsziel nimmt der Kunde bisher in Anspruch?
– Wurde das Zahlungsziel in der Vergangenheit überschritten? Wie oft? Wie weit? Warum?
– Wurden in der Vergangenheit bereits Anträge des Kunden auf eine Verlängerung des Zahlungsziels oder auf Ratenzahlung gestellt?
– Waren in der Vergangenheit Inkassomaßnahmen gegen den Kunden erforderlich?
Der eigene Vertrieb

Praxishinweis:

Wichtig ist es, den eigenen Außendienst/Vertrieb für folgende kritische Signale, die auf schlechte Bonität des Kunden hinweisen können, zu sensibilisieren:

– Hohe Lagerbestände,
– nicht ausgelastete Kapazitäten,
– wenige Kunden,
– schmale Angebotspalette,
– schlechtes Produktimage,
– schlechter Zustand von Maschinen im produzierenden Gewerbe,
– erhöhte Gewährung von Rabatten und häufige Sonderaktionen.

Extern bieten sich folgende Informationsquellen an:
Wirtschaftsauskunfteien (z. B. Creditreform, Bürgel, Dun &, Bradstreet)

Praxishinweis:

Wirtschaftsauskunfteien erteilen insbesondere Firmenauskünfte, vereinzelt auch Auskünfte über Privatpersonen. Firmenauskünfte enthalten u. a. Informationen über die Kommunikationsdaten, den Gegenstand des Unternehmens, die Rechtsform, die Haftungslage, eventuelle Beteiligungen an anderen Unternehmen, die Finanzlage (Zahlungserfahrungen, Höchstkreditvorschlag, Bonitätsindex, Negativmerkmale) und die Unternehmenskennzahlen (Umsatz, Eigenkapitalquote, Gewinne/Verluste, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Anzahl der Mitarbeiter). Angeboten werden neben der einmaligen Auskunft auch das Monitoring des angefragten Schuldners sowie das Debitorenmonitoring, mithin die permanente Überwachung aller Bestandskunden.