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E-Book

Projektgruppenmoderation im Krankenhaus

Techniken - Umsetzung - Praxisbeispiele

Autor	Heidemarie Haeske-Seeberg
Verlag	Kohlhammer Verlag
Erscheinungsjahr	2010
Seitenanzahl	147 Seiten
ISBN	9783170265448
Format	PDF/ePUB
Kopierschutz	Wasserzeichen/DRM
Geräte	PC/MAC/eReader/Tablet
Preis	25,99 EUR

Interdisziplinäre Arbeit in Projekt- und Arbeitsgruppen ist heute aus dem Klinikalltag nicht mehr wegzudenken. Viele Sitzungen und Besprechungen werden jedoch weder ausreichend vorbereitet noch professionell moderiert und sind oft auch zu wenig strukturiert. Dabei gehört das ergebnisorientierte Leiten von Arbeitsgruppen zu denjenigen Kompetenzen, die heute von Führungskräften und Gruppenleitern in jeder Branche benötigt werden. Dieses Buch zeigt anhand immer wiederkehrender Moderationssituationen im Krankenhaus Techniken auf, wie man erfolgreicher darin wird, eine Sitzung vorzubereiten oder eine Besprechung zu leiten und nachhaltige, konsensfähige Ergebnisse zu erzielen. Hierzu erhält der Leser praktische Tipps von einer erfahrenen Moderatorin.

Dr. med. Heidemarie Haeske-Seeberg ist Leiterin des Bereichs Sana QualitätsMedizin der Sana Kliniken AG in Ismaning bei München.

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Leseprobe

3 Werkzeuge für die Kleingruppenarbeit

Ist das Problem erst einmal erkannt,

ist der Weg zu seiner Lösung eine Selbstverständlichkeit.

Albert Einstein

3.1 Arten von Werkzeugen

Für die einzelnen Phasen der Problembearbeitung in Kleingruppenarbeit werden unterschiedliche Werkzeuge benötigt. Diese Werkzeuge können nach verschiedenen Ordnungsprinzipien zusammengefasst und beschrieben werden. Die Einordnung nach diesen Kriterien kann unerfahrenen Moderatoren helfen, die richtigen Werkzeuge für die einzelnen Phasen der Gruppenarbeit auszuwählen.

Eine Ordnungsmöglichkeit ist die Einteilung der Werkzeuge nach ihrer Zielrichtung zum „managen“ von Wissen, Daten und Gruppen (Tab. 2).

Tab. 2: Arten von Werkzeugen I

Arbeiten mit Ideen
(wissensbasiert)

Brainstorming
Ursache-Wirkungs-Diagramm
Ablaufdiagramm
Ereignisgesteuerte Prozesskette
Problembeschreibung

Arbeiten mit Zahlen
(datenbasiert)

Fehlersammelliste
Korrelationsdiagramm
Histogramm
Paretodiagramm

Arbeiten mit Teams
(beziehungsbasiert)

Metaplan-Moderation
Problemrangliste
Netzplan
Aktionsplan

Eine andere Ordnungsmöglichkeit teilt die Werkzeuge nach ihrer Verwendung im Rahmen des Problemlösungsprozesses ein. Damit wird die Zuordnung zu den einzelnen Phasen unterstützt (Tab. 3).

Tab. 3: Arten von Werkzeugen II (in Anlehnung an Deppe J (1986) Qualitätszirkel – Ideenmanagement durch Gruppenarbeit. Bern: Peter Lang, S. 62)

Moderationstechniken

Metaplan-Methode

Datensammeltechniken

Strichlisten
Checklisten
Fehlersammelliste

Datenaufbereitungstechniken

Balken-Diagramm
Histogramm
Kreisdiagramm
Streuungsdiagramm

Datenanalysetechniken

Pareto-Analyse
Ishikawa-Diagramm

Kreativitätstechniken

Brainstorming
Brainwriting
Mind mapping

Kontrolltechniken

Erfolgskurven
Prozessanalyse
Aktionsplan

Präsentationstechniken

Flip-Charts
Poster

Die wichtigsten Werkzeuge sollte der Moderator einer Kleingruppe beherrschen und sie dem Arbeitsschritt entsprechend auswählen und anwenden. Dabei wird sich bei jedem Moderator ein Set von präferierten Methoden herausbilden, die er besonders gut beherrscht und die er erfolgreich anwendet.

3.1.1 Zuordnung von Werkzeugen zu den einzelnen Phasen der Problembearbeitung

Wie bereits bei den verschiedenen Ordnungsprinzipien der Werkzeuge deutlich wurde, gibt es Arbeitstechniken, die sich in bestimmten Phasen der Problemlösung anwenden lassen. Durch den Wechsel von Arbeitsschritten, die Fülle erzeugen sollen, mit solchen, die die sinnvolle Auswahl aus der Fülle unterstützen, wechseln z. B. Kreativitäts- und Sammeltechniken mit Priorisierungs- und Datenanalysewerkzeugen. Tabelle 4 versucht, einige der bekanntesten Werkzeuge den Phasen der Problembearbeitung zuzuordnen.

Tab. 4: Problembearbeitung und verwendbare Tools

Erkennen des Problems

Brainstorming
Themenspeicher
Auswertung von Messungen oder spontanen Meldungen; Angaben aus dem Beschwerdemanagement, einer Selbstbewertung oder einem Audit

Auswahl des Problems

Kartentechnik mit Bewertung
Problemrangliste
Matrixdiagramm
Kräftefeldanalyse

Problem-Analyse

Strichlisten
Fehlersammellisten
Qualitätsregelkarte
Fehler-Lokalisations-Prüfblätter
Checklisten
Pareto-Analyse
Ishikawa-Diagramm
Ablaufdiagramm
Balken-Diagramme
Histogramme
Kreisdiagramme
Korrelationsdiagramme

Problem-Definition

strukturierte Problembeschreibung

Finden von Lösungs-Alternativen

Kartentechnik
Brainstorming
Storyboard
Flussdiagramm
Kräftefeldanalyse
Ereignisgesteuerte Prozesskette

Bewertung und Auswahl der Lösung

Kartentechnik mit Bewertung
Präsentations-Poster
Kräftefeldanalyse
FMEA

Realisierung der Lösung

Aktionsplan, Aktionsplan-Checkliste
Netzplan
Matrixdiagramm

Überprüfen der Routine-Anwendung

Strichlisten
Fehlersammellisten
Qualitätsregelkarte
Fehler-Lokalisations-Prüfblätter
Checklisten
Pareto-Analyse
Ishikawa-Diagramm
Ablaufdiagramm
Balken-Diagramme
Histogramme
Kreisdiagramme
Korrelationsdiagramme

3.1.2 Auswahlkriterien für Werkzeuge

Mit den Aufzählungen wird deutlich, dass es für jede Phase der Problembearbeitung eine Reihe von verschiedenen Werkzeugen gibt. Als Entscheidungskriterien, welche Werkzeuge und Techniken zur Unterstützung...

Blick ins Buch

Inhaltsverzeichnis

Deckblatt	1
Titelseite	4
Impressum	5
Inhaltsverzeichnis	6
Kurzinformation zur Autorin	10
1 Kleingruppenarbeit im Krankenhaus	12
1.1 Historische Entwicklung von Qualitätszirkeln	12
1.2 Formen der Kleingruppenarbeit	14
1.3 Kleingruppenarbeit als Kern des Qualitätsmanagements	15
2 Voraussetzungen für erfolgreiche Kleingruppenarbeit im Krankenhaus	16
2.1 Bezug zum EFQM-Modell für Excellence	18
2.2 Bezug zum KTQ-Modell	19
2.3 Einbindung der Kleingruppenarbeit ins Krankenhaus	21
2.3.1 Definition und Abgrenzung	22
2.3.2 Aufbauorganisation	25
2.3.3 Strukturen und ihre Aufgaben	26
2.4 Arbeit in Kleingruppen	29
2.4.1 Auswahl eines Gruppenleiters	29
2.4.2 Ausbildung und Rolle des Moderators	29
2.4.3 Zusammensetzung einer Kleingruppe	30
2.4.4 Arbeitsweise von Qualitätszirkeln und Projektgruppen	33
2.5 Schulungsplan für die Professionalisierung von Kleingruppenarbeit im Krankenhaus	37
2.6 Die Auswahl von Projekten	38
2.6.1 Auswahl erster Projekte	39
3 Werkzeuge für die Kleingruppenarbeit	42
3.1 Arten von Werkzeugen	42
3.1.1 Zuordnung von Werkzeugen zu den einzelnen Phasen der Problembearbeitung	43
3.1.2 Auswahlkriterien für Werkzeuge	45
3.2 Die sieben elementaren Qualitäts-Werkzeuge	46
3.2.1 Fehlersammelliste	46
3.2.2 Histogramm (Säulen-Diagramm)	47
3.2.3 Korrelations-(Streuungs-)Diagramm	48
3.2.4 Qualitätsregelkarte	48
3.2.5 Paretodiagramm	50
3.2.6 Brainstroming	51
3.2.7 Ursache-Wirkungs-(Ishikawa-)Diagramm	52
3.3 Weitere Werkzeuge für die Gruppenarbeit	54
3.3.1 Themenspeicher – Problemrangliste	54
3.3.2 Problembeschreibung	55
3.3.3 Aktionsplan	56
3.3.4 Ablaufdiagramm	57
3.3.5 Ereignisgesteuerte Prozesskette	59
3.3.6 Kraftfeldanalyse	62
3.3.7 Entscheidungsmatrix	64
3.3.8 Fehler-Möglichkeiten und -Einfluss-Analyse	65
3.4 Ergebnispräsentation vor der Krankenhausbetriebsleitung	68
4 Moderation von Gruppen mit Kartentechnik	70
4.1 Rahmenbedingungen für die Gruppenarbeit	70
4.2 Moderation mit der Kartentechnik	72
4.2.1 Vorteile der Kartentechnik	73
4.2.2 Chancen der Kartentechnik	73
4.2.3 Grenzen der Kartentechnik	74
4.2.4 Allgemeine Regeln für die Kartentechnik	75
4.2.5 Ablauf einer schriftlichen Kartenabfrage	75
4.2.6 Ablauf einer Zurufabfrage	80
4.2.7 Vorstrukturierte Abfragen	80
4.2.8 Arbeitsmittel für die Kartenmoderation	81
5 Sitzungen leiten und Besprechungen moderieren	83
5.1 Die Rolle des Sitzungs- und Besprechungsleiters	83
5.2 Sitzungsvorbereitung	84
5.2.1 Ziel definieren	84
5.2.2 Grad der Beteiligung bestimmen	85
5.2.3 Beiträge zur Vorbereitung durch die Teilnehmer definieren	86
5.2.4 Werkzeuge auswählen	87
5.2.5 Den Zeitlichen Ablauf planen	87
5.2.6 Art und Zuständigkeit für die Dokumentation der Ergebnisse klären	88
5.3 Die Moderation einer Gruppendiskussion	89
5.3.1 Einbindung aller Gruppenmitglieder in den Austausch	90
5.3.2 Sichtbarmachen aller Informationen, Argumente und Meinungen	90
5.3.3 Unterstützung zahlenmäßig oder kommunikativ unterlegener Teilnehmer(-gruppen)	91
5.3.4 Zusammenfassung und ausgewogene Formulierung aller Argumente	92
5.3.5 Strukturierung der Diskussion bzw. des Austausches	92
5.3.6 Herbeiführung eines Konsenses	93
5.3.7 Hinführung auf ein Ergebnis	93
5.3.8 Zusammenfassung des Ergebnisses	94
5.3.9 Visualisierung	94
5.4 Umgang mit kritischen Situationen	94
6 Anwendungsbeispiele von Moderations- und Projektmanagement-Werkzeugen im Verlauf einer Problemlösung	97
6.1 Entwicklung geplanter Behandlungsabläufe für die klinische Versorgung	97
6.1.1 Auswahl geeigneter Krankheitsbilder und Patientengruppen	98
6.1.2 Entwicklungsprozess	100
6.2 Moderation zur Entwicklung von Qualitätsindikatoren für die medizinische Behandlung	113
6.2.1 Pfad der Indikatorenentwicklung	114
6.3 Die Entwicklung eines Leitbildes	118
6.3.1 Der Entwicklungsprozess: aus Leitbildern werden Leidbilder	119
6.3.2 Betroffene zu Beteiligten machen – die Zusammensetzung der Entwicklungsgruppe	120
6.3.3 Ablauf der „Zukunftswerkstatt“	121
6.3.4 Vorbereitung und Durchführung der „Zukunftswerkstatt“	123
6.3.5 Moderationsschritte in einer „Zukunftswerkstatt“	124
6.4 Moderationsplan für die erste Projektgruppensitzung „Vorbereitung Tag der offenen Tür“	130
6.5 Die Durchführung einer EFQM-Selbst bewertung mit der Workshop-Methodik	133
6.5.1 Vorbereitung der Selbstbewertung mit der Workshop-Methodik	134
6.5.2 Ablauf des „Selbstbewertungs-Workshops“	138
6.5.3 Moderationsschritte bei einem „Selbstbewertungs-Workshop“	140
6.5.4 Nachbereitung des „Selbstbewertungs-Workshops“	144
7 Fazit	145
Literatur	146

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