Der Weg zum Social Intranet mit SharePoint 2013

Total sozial

Stefanie Eckart

Total sozial soll sie sein, die neue Generation der Intranets. Sie soll Arbeiten und Prozesse online abbilden und dabei dem Mitarbeiter bloß keine Zeit rauben. Getrieben durch die konstante Erfolgswelle von mobilen Endgeräten, dem Aufkommen von Apps für jede Anforderung und jedes Problem und dem dauerhaften Aufstieg der sozialen Netzwerke, steigt auch in Unternehmen der Wunsch nach einer modernen Arbeitswelt, die all diese Trends für den persönlichen Arbeitsplatz vereint.

SharePoint 2010 hatte erste Funktionalitäten für die Umsetzung dieser Herausforderung bereitgestellt. Mit SharePoint 2013 ist Microsoft nun den nächsten Schritt gegangen. Doch welche Social Features bringt SharePoint 2013 nun mit, und wie verändert sich dadurch unsere Zusammenarbeit? Wie wird der Arbeitsplatz der Zukunft gestaltet sein? Und sind wir überhaupt schon bereit, unsere klassischen Arbeitsweisen aufzugeben?

Die neuen Features im Überblick

Die neue My Site und der Newsfeed: Im Zentrum der Social Features von SharePoint 2013 steht die My Site. „Meine Interessen, z. B. meine Aufgaben, meine Kollegen“ – der Mensch wurde ins Zentrum des Intranets und die My Site ins Zentrum der Navigation von SharePoint gerückt. Damit soll dem Mitarbeiter ein integrierter Zugang zu seiner individuellen Arbeitswelt geboten werden.

Eine der wichtigsten Neuerungen stellt dabei die konsequente Umsetzung des Folgen-Prinzips dar, das durch soziale Netzwerke wie Twitter bekannt geworden ist. Der Nutzer entscheidet dabei selbst, welchen Themen, Seiten, Dokumenten oder Kollegen er folgen möchte, was die Art der Informationsversorgung und -filterung der My Site grundlegend verändert hat. Im dortigen Newsfeed werden nur die Informationen angezeigt, die der Nutzer auch bewusst sehen will. Ebenso ist es in der neuen Version von SharePoint möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Der neue Newsfeed lehnt sich dabei funktional stark an Facebook und Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen wie # (Hashtags) als Schlagwortmarkierung und @ als Personenmarkierung und -adressierung. Filterfunktionalitäten helfen dabei, sich nur Beiträge zu den eigenen Interessensgebieten anzeigen zu lassen. So lässt sich auch die Informationsflut in größeren Unternehmen für den Einzelnen erheblich reduzieren. Durch den neuen Like-Button können die Mitarbeiter ein schnelles Feedback von ihren Kollegen und damit neue Motivation für die eigene Arbeit erhalten. Der Newsfeed wird damit zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters in sein Intranet. Er wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communitys informiert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Abbildung 1 zeigt solche Activities im eigenen Newsfeed.

Abb. 1: Activities im Newsfeed von SharePoint 2013

Das Community-Site-Template und Reputationssystem: Mit dem neuen Community-Site-Template steht nun auch in SharePoint 2013 Out of the Box eine Möglichkeit für eine Gruppe von Personen zur Verfügung, sich ähnlich einer Internetcommunity auszutauschen und zu netzwerken, d. h. das Template dient primär zur Diskussion verschiedener Themen. Im Mittelpunkt der Community stehen deswegen eine Themenverwaltung, eine Mitgliederverwaltung, ein Diskussionsforum und verschiedene Möglichkeiten, die Teilnehmer in ihren Aktivitäten zu bestätigen und zu motivieren.

Das Stichwort ist hierfür Reputation: Mitarbeiter streben danach, ein positives Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses ist in einem Social Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten oder auch ein Belohnungspunktesystem umsetzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputationssystem zur Verfügung, das vom Besitzer der Community gepflegt werden kann. Bewertungsmöglichkeiten und die verschiedenen Stufen eines auf Punkten basierenden Reputationssystems können individuell pro Community eingestellt werden. Das Buzzword hierzu lautet Gamification, also die Steigerung von Nutzungsmotivation durch den Einsatz von Spielkonzepten. Ein Beispiel hierfür findet sich im Innovationsmanagement: SharePoint kann dabei zur Ideenbörse werden, bei der ein Mitarbeiter auf Ideen wie auf Aktien setzen kann. Konkret können beteiligte Akteure ihre Beiträge gegenseitig bewerten und anhand der definierten Bewertungsskala verschiedene Bewertungsrankings durchlaufen. So sieht der Anwender z. B. immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Antworten, deren Bewertung und den eigenen Reputationsstand.

Abb. 2: Communitysite in SharePoint 2013

Neben dem Besitzer und den Teilnehmern einer Community nehmen die Moderatoren eine weitere wichtige Rolle in einer SharePoint-2013-Community ein. Ähnlich den leitenden Teilnehmern in typischen Onlineforen ist neben der Verwaltung und Überwachung der dort platzierten Inhalte deren Hauptaufgabe, weiteren Gesprächsbedarf in ihrer Community zu erkennen und diesem Thema mit der Erstellung einer neuen Kategorie zu begegnen sowie die bereits bestehenden Diskussionen am Laufen zu halten. Dies können sie erreichen, indem sie z. B. bestimmte Inhalte wie einzelne Diskussionsfäden (Featured Discussions) und Personen (durch Badges) hervorheben und damit bewerben.

Da der Schwerpunkt einer Communitysite im Austausch und der Diskussion verschiedener Themen liegt und damit eine aktive Beteiligung der Teilnehmer voraussetzt, eignet sich diese besonders für langfristig bestehende größere Gruppen von gleichgesinnten Personen (200 bis 300) und unterscheidet sich damit von der für ad hoc Collaboration optimierten, klassischen Teamsite. Über das ebenfalls als Template zur Verfügung stehende Communityportal kann eine Übersicht aller Communitys farmweit zur Verfügung gestellt werden.

Mobile Ansichten: Der steigende Marktanteil von Smartphones und Tablets erzwingt auch das Umdenken beim Gestalten von SharePoint-Portalen. Mit den so genannten Device Channels hat das Thema Mobile erstmals konkreten Einzug in die SharePoint-Welt gehalten. In SharePoint 2013 können damit eigenständige Designs (Master Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser bereitgestellt werden. So kann die Anzeige einer SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z. B. iOS, Android, BlackBerry) gesteuert werden. So können Mitarbeiter auch außerhalb des Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint-Plattform erhalten und aktiv am sozialen Intranet partizipieren – ort- und zeitunabhängig versteht sich.

Mit den Device Channels von SharePoint 2013 hat Microsoft auf den Trend hin zu mobilen Lösungen und dem Responsive Web Design (was im übertragenen Sinne reagierendes Webdesign bedeutet) reagiert. Es geht darum, dass sich Inhalte und Navigationselemente sowie der Aufbau einer Website der Bildschirmauflösung des mobilen Endgeräts anpassen. Das Design „reagiert“ somit auf die Auflösung des mobilen Endgeräts.

People Search: In SharePoint 2013 können Experten im Unternehmen über die erweiterten Möglichkeiten der Personensuche einfach und schnell auffindbar gemacht werden. Die Suche läuft über das ganze Profil des Nutzers, somit können auch einzelne Attribute gezielt abgefragt werden. Relevant für die Ergebnisliste ist neben den von den in Frage kommenden Personen verfassten Inhalten auch die „soziale Nähe“ des Nutzers zum Suchenden. Möglichkeiten der Verfeinerung der Ergebnisliste stehen dem Suchenden sowohl über Metadaten (Keywords) als auch über zusätzliche Kontextinformationen zu den einzelnen Suchtreffern (John Doe also knows …) zur Verfügung. Automatische Namensvorschläge sowie eine phonetische Suche (also die Suche nach ähnlich klingenden Wörtern und Lauten) optimieren den Suchprozess in der neuen SharePoint-Version.

SkyDrive Pro: Fällt der Begriff SkyDrive Pro in Bezug auf die neue SharePoint-Version, ist die persönliche Dokumentenbibliothek des Nutzers gemeint, die er auf seiner My Site selbst administrieren und pflegen kann. Wichtig in diesem Zusammenhang ist die Abgrenzung zu SkyDrive (Dienst von Microsoft Windows Live), denn bei SkyDrive Pro handelt es sich nicht um eine private Dokumentenablage in der Microsoft Cloud, sondern um den Nachfolger der beiden Dokumentenbibliotheken der My Site 2010 (Personal Documents, Shared Documents), d. h. auch hier werden die Dateien im Unternehmenskontext entweder auf den Unternehmensservern oder über SharePoint Online in der Cloud gespeichert. Leider wird in der Kopfzeile von SharePoint-2013-Webseiten und auch an anderen Stellen eine Abkürzung (Sky­Drive) verwendet, die die Abgrenzung von SkyDrive Pro zu SkyDrive im ersten Moment erschwert.

Neu in dieser Bibliothek ist die einfache Berechtigungsverwaltung über das Concept of Sharing. Dies gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, eine eigene Berechtigungsvergabe auf Ordner- bzw. Elementebene vorzunehmen und damit gezielt Dokumente mit Kollegen zu teilen bzw. an diesen zusammenzuarbeiten. Die Information, für welche Personen ein Dokument freigegeben ist, wird über eine zusätzliche Spalte „Shar­ing“ visualisiert und kann mit einem Klick auf das Symbol aufgerufen und wenn erforderlich bearbeitet werden. Eine Integration in Microsoft Office 2013 macht es möglich, diese Bibliothek direkt aus MS-Office-Programmen anzusprechen. Mit der SkyDrive-Pro-Clientanwendung lassen sich die Inhalte via Klick auf den Button Sync mit dem lokalen Computer synchronisieren und somit für ein Offlinearbeiten vorhalten. Sobald der Mitarbeiter wieder online ist, werden alle aktualisierten Dateien mit SharePoint...