3 Vorgehen - Erfolgsfaktoren im Outsourcing-Entscheidungsprozess

Bei Outsourcing-Projekten handelt es sich in erster Linie um strategische Entscheidungen mit Auswirkung auf das gesamte Unternehmen. Es bedarf einer detaillierten Planung und Durchf  ührung eines Konzeptes, um eine erfolgreiche Realisierung des Outsourcings zu gewährleisten. Im Outsourcingprozess werden vier Phasen unterschieden, siehe Abbildung 8. Die Controlling Zyklen dienen hierbei als Kontrollinstrument in jeder Phase (mit Ausnahme Vorbereitung) zur permanenten Überprüfung der erzielten Resultaten.[185]

Abbildung 8 : Outsourcingprozess in Phasen[186]

Auslöser eines Outsourcing-Vorhabens ist oft die interne Revision oder Controlling, welche dem Management die schlechten Zahlen übergibt.[187] Als erste Maßnahme steht hierbei die Vorbereitungsphase im Vordergrund.

3.1 Outsourcing–Projekte bedürfen einer gründlichen Vorbereitung

Feststellung der strategischen Notwendigkeit, Erfolgsfaktoren

Auf der Frage, was ausgelagert werden soll, muss die gesamte Prozesskette der Logistik analysiert werden. Hobel beginnt mit der Strategieanalyse, die bis jetzt verfolgt wurde.[188] „Eine Unternehmensstrategie verfolgt im Wesentlichen das Ziel, langfristige Wettbewerbsvorteile zu schaffen und diese optimal auszunutzen“.[189]

Die wesentlichen Faktoren, die in der Literatur genannt werden, können mit dem Ziel der Unterstützung der Strategien folgender sein: [190]

Die strategische Bedeutung der Entscheidung

Wirtschaftlichkeit

Mögliche Auswirkungen auf den Wettbewerb

Die Spezifität, Einzigartigkeit der Anwendungen

Die Sicherheit

 Im Rahmen der Strategieanalyse wird ein Handlungsbedarf ermittelt und zwar kurzfristig: bei Problemdrucksituationen (z.B. Kostendruck, Notlage) oder langfristig: strategische (Neu-) Ausrichtung.[191] Die Leistungsumfänge des Outsourcings hängen von der ausgewählten Strategie ab. Es gibt drei Basisstrategien, die dem Untenehmen zur Verfügung stehen[192]:

Bei der Standardisierungsstrategie werden Leistungen vergeben, die über geringere Spezialisierungsgrade verfügen, z.B. Reinigungs- oder Wartungstätigkeiten.

Differenzierungs- und Innovationsstrategie sind dann gefragt, wenn das Unternehmen sich auf schnell ändernde Märkte behaupten muss. Diese Art der Strategie nutzen die Logistikdienstleister, in dem sie dem Dienstleistungsauftragsgeber helfen, die fehlende Qualifizierung des Personals zu beseitigen und dadurch erspartes Kapital in die innovativen Projekte zu investieren.

Mit Hilfe der Flexibilisierungsstrategie wird die konsequente Anpassungsfähigkeit bestimmter Kostenblöcke angestrebt.[193]

 Ausgehend von der Strategie des Unternehmens müssen demnächst die Kernkompetenzen des Unternehmens identifiziert werden. Sie ermöglichen einen Zugang zu einem breiten Markt zusätzlicher Kunden und machen sie unverwechselbar, indem ihre Produkte sehr schwer für die Konkurrenz imitiert werden können. Erst dann werden die Outsourcing-Ziele bestimmen. Sie liefern die Aussagen zu Unternehmenszielen, -kultur und -philosophie. Bei der Definition sind auch sachliche, finanzielle, verhaltens- und vorgehensorientierte Ziele zu berücksichtigen. Wesentliches Ziel von Outsourcing in der Logistik ist nach Wißkirchen die Reduktion der Logistikkosten und darüber hinaus Konzentration auf das Kerngeschäft sowie der oben genannten positiven Effekte des Outsourcings.[194] Die Analyse der Ist-Situation bringt die Schwachstellen ans Licht heraus. So werden die wesentliche Probleme und deren Ursachen bekannt. Nicht zu vergessen sind die Risiken und Potentiale. Deren Analyse deckt die Risiken und Potentiale der zwischenbetrieblichen Aufgabenteilung auf. Erst nach dieser Analyse beginnt die Unternehmensführung den Outsourcingbereich von anderen abzugrenzen. So werden bestimmte Funktionen/Objekte/Prozesse in kernnah und kernfern definiert und gebündelt.[195]

Zur Erarbeitung einer Entscheidungsgrundlage bietet Siebecke Arbeitsschritte, die im Anhang zusammengefasst worden sind.

Ressourcen bereitstellen Um diesen komplexen Projekt zu bewältigen, wird ein Projekt-Team mit Fachleuten aus Organisation, IT, Marketing, Operations, Rechtsabteilung, Finanzwesen und Outsourcing-Consultant gebildet. Das Team muss die Ziele und Termine des Projektes festlegen sowie die Verantwortlichen bestimmen. Ferner stehen ihnen Finanzen, Zeit, Manpower und Management-Attention zur Verfügung.[196]

Entscheidungsgrundlagen bei Outsourcingvorhaben

Damit das Outsourcing dauerhaft erfolgreich bleibt, muss ein entsprechendes Controllingsystem installiert werden. Im Rahmen des Outsourcing-Projektes ist die Aufgabe des strategischen Controllings, die für die Führung relevanten Daten bereitzustellen und entsprechende Reaktionsmaßnahmen zu erarbeiten sowie die Koordination des Projektes sicherzustellen. Das Controlling muss die frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken sowie Schwächen und Stärken gewährleisten. Seine Informationsunterlagen dienen der Unternehmensführung sowohl als Entscheidungsunterlagen für oder gegen das Outsourcing als auch als Kontrollinstrument.[197]

3.1.1 Instrumente zur Unterstützung von Outsourcing-Entscheidungen

Das Outsourcing ist in der Regel mit ungewissen Folgen verbunden. Eine Fehlentscheidung kann Auswirkungen haben, die nicht oder nur mit hohen Verlusten rückgängig gemacht werden können. Daher hängt der Erfolg des Projektes von der Qualität der Bewertung ab.[198]

Zur Bewertung und Ableitung der Outsourcing-Entscheidung sind Instrumente erforderlich, die die Komplexität dieses Prozesses in vollem Umfang erfassen können. Eine Outsourcing-Entscheidung wird von vielen unterschiedlichen Parametern beeinflusst, die sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte des Outsourcing einschließen. Beide Aspekte werden durch eine Reihe von Methoden bewertet, die den Entscheidungsprozess wesentlich erleichtern müssen. Die wichtigsten sollen im Weiteren kurz vorgestellt werden.

3.1.1.1 Quantitative Instrumente

Die quantitativen Instrumente basieren auf monetären, eindeutig erfassbaren Kriterien. In Abhängigkeit davon, ob ein zeitlicher Faktor in die Bewertung einbezogen wird, ist zwischen statischen und dynamischen Verfahren zu unterscheiden. Die Wahl der Verfahren hängt von den vorhandenen Rahmenbedingungen und Zielsetzungen des Projektes ab. Häufig wird eine Kombination beider Methoden eingesetzt, was aber auch zu unterschiedlichen Schlussfolgerungen führen kann.[199]

Im Rahmen statischer Verfahren wird der Zeitpunkt von Ein- und Auszahlungen nicht berücksichtigt. Stattdessen werden die Durchschnittswerte von Kosten und Erträgen berechnet, und nicht, wie bei dynamischen Verfahren, die Zahlungsströme. Dank ihrer einfachen Handhabbarkeit und hoher Exaktheit sind diese Methoden sehr verbreitet. Ihre Eignung zur Outsourcing-Bewertung ist jedoch beschränkt. Statische Verfahren können eigentlich nur dann verwendet werden, wenn es um einfachste auszulagernde Funktionen bzw. Prozesse geht. Die Verwendung dieser Methoden nur zur kurzfristigen Analyse macht ihre alleinige Anwendung im Rahmen des Outsourcing-Prozesses nicht sinnvoll.[200]

Man unterscheidet folgende statische Verfahren:

Die Kostenvergleichsrechnung Hier werden die Jahres- oder Stückkosten von zwei oder mehreren Entscheidungsalternativen, also Fremdbezugkosten und Eigenerstellungskosten, verglichen. Der Betrachtungszeitraum ist auf eine Periode der Nutzungsdauer beschränkt. Die zweite Alternative, also Fremdbezug, ist immer dann zu wählen, wenn ihre Kosten nicht größer sind als die der ersten Alternative. Diese Methode ist nur dann einsetzbar, wenn eine identische Ausgangsbasis im Leistungs- bzw. Erlösbereich vorausgesetzt werden kann.[201] Die Schwierigkeiten bei dieser Methode liegt in der Ermittlung aller aktueller Kosten, was sehr oft aufgrund der Unternehmensgröße mit dem Zeitverzug und den Fehlern verbunden ist.[202] Es werden drei Vergleichsbereiche unterschieden: Kosten für Leistung, Transaktionskosten[203] und Kosten für die Umsetzung.[204]

Gewinnvergleichsrechnung Dieses Verfahren wird dann eingesetzt, wenn die Grundvoraussetzung der Kostenvergleichsrechnung, die Erlösgleichheit der Alternativen, nicht erfüllt ist.[205] Im Rahmen des Verfahrens werden durchschnittliche Jahresgewinne beider Alternativen einander...