Sie wollen Freunde und Bekannte zum Geburtstag einladen, mit Ihren Kollegen Einstand feiern oder Einladungen für Ihre Hochzeit verschicken. Nur wie? Vielleicht überlegen Sie, ob Sie sich nicht die Zeit und Arbeit sparen und gleich telefonisch einladen. Auf diese Weise bekommen Sie sofort eine Zu- oder Absage und können besser planen. Von telefonisch über ganz locker per E-Mail bis hin zur schön gestalteten und per Hand geschriebenen Karte: Die Möglichkeiten einzuladen sind vielfältig. Es kommt immer auf den Anlass an. Die Form der Einladung prägt von vornherein den Stil der Feier. Sie setzen damit ein Zeichen, wie formell, feierlich oder locker das Miteinander sein soll. Damit geben Sie zudem ein klares Signal, welche Kleidung angebracht ist.

Einladungen aussprechen

Eine mündliche Einladung ist angebracht, wenn Sie spontan planen und die Antwort sofort benötigen. Etwa wenn Ihnen am Freitagabend in den Sinn kommt, am Wochenende Freunde zum Sonntagsbrunch einzuladen, um die neue Terrasse einzuweihen. Hier ist das Zusammensein locker. Wünschen Sie so ein unkompliziertes, lockeres Miteinander, können Sie auch auf elektronischem Weg einladen. Handelt es sich allerdings um ein besonderes Fest, etwa eine Hochzeit, einen runden Geburtstag oder einen anderen großen Anlass, zeigen Sie dessen Bedeutung bereits mit der schriftlichen Einladung. Viele Menschen heben sich die Einladungskarten zusammen mit den Fotos des Festes auf. Wichtig ist: Der Stil der gesamten Mitteilung sollte zum Stil der Feier passen.

Bei großen Anlässen lohnt es sich, bei den wichtigsten Gästen vorher anzufragen, ob sie bei dem von Ihnen geplanten Termin überhaupt kommen können. Erst wenn das feststeht, schreiben Sie die Einladungen an alle Gäste. Je größer das Fest und je wichtiger der Anlass, desto früher sollten Sie die Einladungen versenden. Die meisten Menschen sind heute durch berufliche Verpflichtungen, lange vorher geplante Reisen und private Termine stark in Anspruch genommen. Planen Sie deshalb z. B. für eine große Hochzeitsfeier ruhig einige Monate im Voraus und verschicken Sie die Einladungen so früh wie möglich. Einige Zeit vor dem Termin ist es sinnvoll, noch einmal eine Erinnerung zu verschicken.

Welchen Weg Sie auch wählen, berücksichtigen Sie bei Ihrer Einladung folgende Punkte:

–Was genau wird gefeiert?

–Wann ist das Fest (Datum, Wochentag, Uhrzeit)?

–Machen Sie deutlich, ob Pünktlichkeit erwünscht und wichtig ist.

–Wo findet es statt?

–Teilen Sie mit, ob für das leibliche Wohl gesorgt wird.

–Wie wird der Rahmen sein: festlich, locker, offiziell?

–Bei großen Festen sind auch Hinweise zum Ablauf sinnvoll.

–Gibt es einen Dresscode, d. h. Wünsche bezüglich der Kleidung?

–Anfahrtsbeschreibung und Hinweise für Parkplätze nicht vergessen.

–Gegebenenfalls Übernachtungsmöglichkeiten nennen.

–Bis wann und in welcher Form soll zu- oder abgesagt werden?

–Soll die Person allein kommen oder mit Begleitung?

–Gibt es Wünsche für Geschenke, zum Beispiel Geschenklisten bei Hochzeiten, der Wunsch nach einer Spende für eine wohltätige Einrichtung statt eines Mitbringsels?

Auch wenn es sich vielleicht elegant anhört oder schick aussieht: Überlegen Sie gut, ob Sie Abkürzungen in Ihre Einladung schreiben. Nicht jeder versteht es, wenn Sie schreiben „r.s.v.p.”. Sagen Sie lieber: „Bitte antworten Sie bis zum xx.xx.xx.” Drücken Sie klar und deutlich aus, wie Sie die Antwort gern möchten. Ein fertig gestalteter Antwortbogen, den Ihre Gäste nur noch ausfüllen müssen, erleichtert beiden Seiten die Arbeit und sorgt für Klarheit. Hüten Sie sich vor Formulierungsfallen. Oft steht in den Antwortkarten „Ich komme mit … Personen”. Viele sind dann unsicher, ob sie sich dann noch dazuzählen sollen oder nicht. Formulieren Sie lieber so: „Ich komme und bringe … Personen mit.” Das ist deutlicher. Vermeiden sollten Sie ebenfalls, Ihren Gästen Gefühle zu unterstellen. Oft klingt das in Sätzen wie „ich komme gerne” oder „ich komme leider nicht” durch.

Im Folgenden einige Beispiele dafür, wie Sie Einladungen formulieren können.

Informelle private Einladung

Liebe Franziska,

endlich ist es geschafft! Das Haus ist fertig und wir sind eingezogen. Wir freuen uns, wenn du am Freitag, 15. April um 20 Uhr zu unserer Einweihungsparty in die Blumenstraße 37 kommen kannst. Wir werden um 20.30 Uhr das Büfett eröffnen und hoffen auf Gäste mit gutem Appetit. Wir planen einen lockeren Abend, vergiss also den Business-Dress.

Das „kleine Schwarze” darfst du auch gern im Schrank lassen. Bitte gib uns bis Ende der Woche telefonisch unter unserer neuen Telefonnummer xxx/xxx xxx xxx Bescheid, ob du mit uns feiern wirst.

Herzliche Grüße

Susanne und Holger

Formellere Einladung (beruflich und privat)

Sehr geehrter Herr Dach,

zwei für mich wichtige Ereignisse stehen an: Zu meinem 65. Geburtstag werde ich mich als Geschäftsführer der Klug AG zurückziehen.

Am 25. Juni möchte ich deshalb ein Fest mit meinen bisherigen Geschäftspartnern und meinem Freundeskreis feiern. Das Fest beginnt am Samstag, 25. Juni um 19 Uhr im Schlosshotel Lehngarten. Nach einem Empfang mit Aperitif erwartet Sie ein Festakt. Um 20 Uhr speisen wir dann gemeinsam im Rittersaal.

Ich hoffe sehr, dass Sie dabei sind.

Ihr Fritz Meyer

Übernachtungskosten

Was die Gastgeber alles für die Gäste bezahlen, bestimmen die Einladenden vorher. Feste Regeln gibt es nicht. Wichtig ist nur, dass keine Missverständnisse aufkommen. Übernehmen Sie als Gastgeber die Übernachtungskosten nicht, ist ein Hinweis auf den Einladungen hilfreich. Z. B.: „In Oberburg gibt es eine Reihe von Übernachtungsmöglichkeiten für euch. Wir haben sie für euch mit der Adresse und den Preisen aufgelistet. Bitte bucht rechtzeitig, falls ihr hier übernachten wollt, denn in den Sommermonaten kommen viele Touristen.” Möchte man guten Freunden die Kosten ersparen, so kann man für diese ein handgeschriebenes Kärtchen dazulegen: „Liebe Sabine, lieber Franz, wir würden uns freuen, wenn wir möglichst viel von euch in der kurzen Zeit hätten. Vielleicht habt ihr Lust, nicht ins Hotel zu gehen, sondern auf unserem neuen Ausziehsofa zu übernachten? Liebe Grüße, eure Clara”. Oder: „Falls ihr mit den Kindern kommt und abenteuerlustig seid, dann könnt ihr bei schönem Wetter auch bei uns im Garten zelten.”

Werden die Hotelkosten übernommen, sollte folgender Hinweis nicht fehlen: „Wenn ihr zu unserem Fest kommen könnt, seid ihr selbstverständlich auch unsere Übernachtungs-Gäste. Wir teilen euch rechtzeitig mit, in welchem Hotel wir ein Zimmer gebucht haben.”

Geschenk oder Geld?

Manche Gastgeber möchten kein Geschenk, sondern wünschen sich lieber Geld. Das ist meist der Fall, wenn es sich um eine Hochzeit oder eine Housewarming-Party handelt. Bei der Formulierung dieses Wunsches ist Feingefühl gefragt. Also keine barsche Forderung, sondern eine freundliche Bitte, mit der Erklärung warum. Z. B.:

„Liebe Verwandte, liebe Freunde, wie ihr wisst, leben wir schon seit zehn Jahren zusammen und wollen nun heiraten. Wie ihr euch vorstellen könnt, haben wir schon einen kompletten Haushalt – mit allem, was man braucht. Wir sind sozusagen (fast) wunschlos glücklich. Wenn ihr uns eine Freude machen wollt, so wäre es schön, wenn ihr einen kleinen Beitrag für den Gartenteich erübrigen könnt. Davon träumen wir nämlich!” Ist der Gartenteich dann endlich fertig, können Sie ein Foto von sich am Teich mit einer Dankeskarte an die Freunde verschicken. Auf keinen Fall sollten Sie eine Bankverbindung angeben. Das ist zu plump und bringt die Gäste nur in Verlegenheit. Stellen Sie auf Ihrem Fest ein geeignetes Gefäß auf, in das Ihre Gäste einen Umschlag werfen können. Bereiten Sie auch einen Tisch vor, auf den Sie Dinge, wie selbst gebastelte Geldbäume oder Ähnliches abstellen können.

Eingeladen werden

Drücken Sie Ihre Freude über die Einladung aus. Melden Sie sich so schnell wie möglich bei Ihren Gastgebern und bedanken Sie sich. Können Sie kommen, verbinden Sie das gleich mit der Zusage. Je schneller Sie als Gast antworten, desto leichter hat es der Gastgeber mit der gesamten Planung. Antworten Sie erst in letzter Sekunde, ist das nicht nur für die Einladenden schwierig. Auch für Sie kann es ein wenig peinlich sein....