Management von Prozesskennzahlen im Rahmen der ARIS-Methodik (S. 31-32)

Andreas Kronz
IDS Scheer AG

Zusammenfassung

Die Bewertung von Prozessen mittels Kennzahlen wird zunehmend als integraler Bestandteil sowohl des Unternehmenscontrollings als auch des Prozessmanagements gesehen. Der Artikel beschreibt zunächst die Aufgaben des Prozesscontrollings, um daraus die Ziele eines prozessorientierten Kennzahlenmanagements abzuleiten. Insbesondere wird aufgezeigt, wie sich die Beschreibung von Kennzahlen in eine allgemeine Prozessmodellierung integrieren lässt. Nach Einordnung des Kennzahlenmanagements in den Kreislauf des Prozessmanagements werden Rollen definiert, die zur Realisierung benötigt werden. Schlüsselwörter Prozessorientiertes Kennzahlensystem, Kennzahl, Key Performance Indicator (KPI), eEPK, KPI-Management, Business Process Controlling, Monitoring von Geschäftsabläufen, Erfassungskonzepte, Prozessinstanz, Performance Management, Dimensionen, Berechnungsvorschrift, Messpunkte, Funktionen, ERMAttribut, Messsonden, Kennzahlenzuordnungsdiagramm, Kennzahlenbaum

1 Einführung

Das Controlling erhält in vielen Unternehmen neben seinen klassischen Einsatzgebieten zunehmend die Aufgabe, die Kontrolle und Optimierung der Unternehmensabläufe aktiv zu unterstützen. Hierdurch nimmt es eine neue Rolle in dem klassischen Prozessmanagement ein, indem es einerseits die Schlüsselposition des Prozessmonitoring besetzt und andererseits das Monitoring der Abläufe in das Unternehmenscontrolling integriert. Die Erhebung und Analyse leistungsbezogener Prozesskennzahlen ist dabei die Voraussetzung für das ganzheitliches Prozessmanagement und bildet die Basis für eine durchgängige und kontinuierliche Prozessoptimierung.

Dieser Gedanke kann umgesetzt werden, indem leistungsfähige Werkzeuge in unterschiedlichen Gebieten des Unternehmens prozessorientiert Daten erfassen und in Form von unternehmensweit gültigen Prozesskennzahlen darstellen. Viele Unternehmen haben sich hierbei für die ARIS Produktfamilie als Werkzeug im Umfeld des Geschäftsprozessmanagements, im Bereich Business Process Controlling insbesondere für den ARIS Process Performance Manager (ARIS PPM) entschieden. Hauptziel des Einsatzes ist der Aufbau einer übergreifenden Betrachtung der Kernprozesse des Unternehmens sowie die Etablierung eines kontinuierlichen Prozesseffizienzsteigerungs-Zyklus.

Die Effizienz der Prozesse soll dabei permanent und zeitnah kontrolliert werden, um Schwachstellen frühzeitig im Sinne eines Frühwarnsystems zu erkennen und optimierend eingreifen zu können. Auf der Basis von Messungen sind Maßnahmen abzuleiten, mittels derer die Organisation leistungsfähiger gestaltet werden kann. Dreh- und Angelpunkt sind die unternehmensweit einheitlichen Prozessbeschreibungen, da sie sowohl die Art und Weise, was und in welcher Weise gemessen wird, als auch den Ausgangspunkt für Neugestaltungen bestimmen. Die Hauptaufgaben des Prozesscontrollings sind wie folgt beschrieben:

• Bewertung, Analyse und kontinuierliches Monitoring von Geschäftsabläufen Das Monitoring wird realisiert aufgrund maschinell oder manuell erfasster Daten. Die Bewertung erfolgt im Vergleich zu Soll-Werten, die vom Management vorgegeben und von den Fachbereichen validiert sind.

• Ziel des Prozesscontrollings ist eine aufgabenorientierte Abbildung der Prozessrealität je nach Frage- und Aufgabenstellung. Der Blickwinkel oder auch die Betrachtungsweise kann sich hierbei durchaus verschieben, wenn beispielsweise Vertrieb oder Produktion die selben Prozesse betrachten. Ergebnis des Prozesscontrollings ist Transparenz über die Prozesse sowohl in struktureller als auch in bewertender Hinsicht. Aufgrund permanent aktuell gehaltener Informationen und Bewertungen der Prozesse können Entscheidungen in operativen wie strategischen Bereichen getroffen werden. Dies wird um so wichtiger, je mehr sich Unternehmen einem turbulenten Umfeld ständiger Geschäftsprozessveränderungen und Anpassungen gegenübersehen.

• Die Ergebnisse des Prozesscontrollings können darüber hinaus als Ausgangspunkt für Prozessoptimierungen genutzt werden. Dabei kann das Prozesscontrolling sowohl Einblick in die Ursachen von Schwachstellen bringen als auch das Verbesserungspotential abschätzen. Abgeleitete Maßnahmen werden somit schon in der Planung sowohl von der Kosten- als auch von der Nutzenseite quantifiziert werden. Nach Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen hat das Prozesscontrolling die Möglichkeit, aufgetretene Effekte transparent zu machen und diese in ihrer Wirksamkeit zu bewerten.