| Vorwort | 5 |
| Vorwort zur 1. Auflage | 6 |
| Inhaltsverzeichnis | 7 |
| Einleitung | 11 |
| Verlorene Zeit, verschwendete Kosten | 11 |
| Wirkungen der EDV | 12 |
| Ziele der prozessorientierten Ablagesystematik | 14 |
| Papierordnung als Grundlage | 14 |
| Der Begriff „Dokumentenmanagement“ | 16 |
| Beispiele im Text | 17 |
| Büro-Software | 17 |
| Teil A: Grundlagen | 18 |
| 1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden? | 19 |
| 1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrtwerden? | 19 |
| 1.1.1 Betriebliche Notwendigkeiten | 20 |
| 1.1.2 Gesetzliche Vorschriften | 20 |
| 1.1.3 Internationale Normung DIN ISO 15489 | 20 |
| 1.2 Die Wertigkeitsstufen | 22 |
| 1.3 Aufbewahrungsfristen | 22 |
| 1.4 Wo muss aufbewahrt werden? | 24 |
| 1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden? | 25 |
| 1.6 Was bedeutet GDPdU? | 25 |
| 1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail-Kommunikation | 27 |
| 1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1 | 27 |
| 2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie | 29 |
| 2.1 Was ist eigentlich Unordnung? | 29 |
| 2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen | 30 |
| 2.2.1 Die Begriffe „Merkmal“ und „Ausprägung“ | 30 |
| 2.2.2 Merkmale und Ausprägungen sind zum Teil Definitionssache! | 31 |
| 2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen | 32 |
| 2.3.1 Ordnung im Ruhezustand: Sortieren des Vorhandenen | 32 |
| 2.3.2 Dynamische Merkmale: Der Fall des orangen Kärtchens | 33 |
| 2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen | 35 |
| 2.4.1 Mehrdimensionale Matrixordnungen | 35 |
| 2.4.2 Sperrige Objekte: Mehrfarbige Kärtchen | 36 |
| 2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation | 37 |
| 2.6 Klassifikation als dynamisches System | 39 |
| 2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken | 40 |
| 2.7.1 Eine Excel-Datenbank zur Illustration | 40 |
| 2.7.2 Der Zusatzaufwand für Datenbanken | 41 |
| 2.8 Gegliederte Merkmale | 42 |
| 3. Merkmale von Dokumenten | 44 |
| 3.1 Definition der Merkmale | 44 |
| 3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“ | 46 |
| 3.2.1 Das Prinzip des „führenden Merkmals“ am Beispiel einer EDV-Ablage | 48 |
| 3.3 Dokumententräger und der Medienbruch | 50 |
| 4. Prozessorientierte Ablage 4.1 Bündelung nach Vorgängen | 51 |
| 4.1 Bündelung nach Vorgängen | 51 |
| 4.1.1 Ziele der prozessorientierten Herangehensweise | 51 |
| 4.1.2 Definition des Vorgangs | 52 |
| 4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen | 53 |
| 4.2.1 Definition des Prozesses | 53 |
| 4.2.2 Verschiedene Prozessarten | 54 |
| 4.2.3 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung | 56 |
| 4.2.4 Prozesslandkarten | 57 |
| 4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS) | 58 |
| 4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente | 61 |
| 4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („Informationspools“) | 65 |
| 5. Andere Ablagesysteme | 68 |
| 5.1 Ablagesysteme auf dem Markt | 68 |
| 5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage | 68 |
| 5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“ | 69 |
| 5.4 Die amerikanische Ablagestruktur | 71 |
| 5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems | 73 |
| Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan | 75 |
| 6. Musteraktenplan | 76 |
| 6.1 Beispiel für einen Aktenplan | 76 |
| 6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans | 83 |
| 6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen | 84 |
| 6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen | 84 |
| 7. Kernprozesse ordnen | 86 |
| 7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse | 86 |
| 7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen | 86 |
| 7.2.1 Beispiel C: Die Fahrradhandlung Rad & Tat | 89 |
| 7.2.2 Zwischenbilanz der Beispiele B und C | 94 |
| 7.3 Modifikation durch ERPbzw. durch CRM-Software | 94 |
| 7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten | 97 |
| 7.4.1 Beispiel D: Der Verpackungshersteller SurePack | 97 |
| 7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse | 101 |
| 7.6 Ausnahme von der Regel: Die objektbezogene Ablage | 104 |
| 7.7 Pflege und Ablage der Prozessdokumente | 106 |
| 7.8 Zuordnung von Informationspools | 112 |
| 7.9 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt | 113 |
| 7.10 Kernprozesse aus Abteilungssicht | 115 |
| 8. Unterstützungsprozesse ordnen | 118 |
| 8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation | 118 |
| 8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans | 121 |
| 8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans | 123 |
| 8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente | 123 |
| 8.5 Planktonprozesse | 124 |
| 8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Aktenplan? | 125 |
| 9. Strategische Prozesse ordnen | 129 |
| 9.1 Schwach strukturierte Prozesse | 129 |
| Schwach strukturierte Prozesse sind schwer abgrenzbar | 129 |
| Eine Ordnung der Prozesse auf der Basis eines Kreislaufs | 130 |
| Aktenzeichengruppen außerhalb des Kreislaufs | 132 |
| Wissensdokumente in strategischen Prozessen | 132 |
| 9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse | 134 |
| 9.3 Weitere Beispiel für Wechselwirkungen von Prozessen | 137 |
| 10. Teilakten und Projektordner | 140 |
| 10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe | 140 |
| Teilakten in der Papierablage | 140 |
| Teilakten in der elektronischen Ordnerhierarchie | 142 |
| Möglichkeit 1: Pragmatische Teilaktenbildung | 143 |
| Möglichkeit 2: Objektbezogene Ablage | 144 |
| Möglichkeit 3: Auf Vorgangsordner verzichten | 144 |
| Möglichkeit 4: Pflege durch Excel-Tool | 145 |
| 10.2 Projektordner | 145 |
| Transparenz in Projekten | 146 |
| Einheitliche innere Struktur der Projektordner nach Meilensteinen | 146 |
| Übergang zur mehrdimensionalen Ordnung | 148 |
| 11. Ordnung der EDV-Dokumente | 152 |
| 11.1 Ordnung der Windows-Ablage | 152 |
| 11.2 Referenzbestand der Dokumente | 155 |
| 11.3 Zugriffsrechte und Abteilungslaufwerke | 156 |
| 11.4 Namensregeln für elektronische Dokumente | 158 |
| 11.5 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an! | 161 |
| 12. Wissensdokumente | 164 |
| 12.1 Wissens-Dokumente (ohne -Management) | 164 |
| 12.2 Prozesssteuernde und „echte“ Wissensdokumente | 164 |
| 12.3 Bevor Sie ordnen: Prüfen Sie den Aufwand! | 165 |
| 12.4 Nachschlagewerke | 168 |
| 12.5 Technik 1: Mehrfachklassifikationen | 169 |
| 12.6 Wissensarchive | 171 |
| 12.7 Technik 2: Volltextrecherche und Indexierung | 172 |
| 12.8 Technik 3: Verschlagwortung von Wissensdokumenten | 175 |
| 12.9 Ideenmanagement | 177 |
| 12.10 Technik 4: Semantische Suche | 178 |
| 12.11 Technik 5: Semantic Wikis | 180 |
| 12.12 Wissensarchive und das Internet | 181 |
| Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz | 182 |
| 13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz | 183 |
| 13.1 Was bedeutet Transparenz? | 183 |
| 13.2 Ordnung im eigenen Office | 184 |
| 13.3 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch | 185 |
| 13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang | 189 |
| 13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit | 192 |
| 14. Termine verwalten | 193 |
| 14.1 Die Wiedervorlage | 193 |
| 14.1.1 Wiedervorlage auf Papier | 193 |
| 14.1.2 Elektronische Wiedervorlage-Ordner | 194 |
| 14.1.3 Wiedervorlage über die Aufgabenliste in Outlook | 195 |
| 14.2 Aufgaben planen | 196 |
| 15. Aufgeräumt im Team | 198 |
| 15.1 Ordnung im Büro spart Kosten | 198 |
| 15.2 Ordnung in 4 Schritten – F A S S | 199 |
| 15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut | 201 |
| 16. Hilfsmittel für die Teamordnung | 203 |
| 16.1 Checklisten | 203 |
| 16.2 Das Office-Handbuch | 204 |
| 16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten | 205 |
| Teil D: Ein Reorganisationsprojekterfolgreich durchführen | 207 |
| 17. Ein Reorganisations-Projekt planen | 208 |
| 17.1 Versichern Sie sich der UnterstützungIhrer Führung! | 208 |
| 17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe! | 209 |
| 17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage-Reorganisation | 209 |
| 17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode! | 210 |
| 17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung? | 210 |
| 18. Das Team ablagefähig machen | 212 |
| 18.1 Ablage als dynamischer Prozess | 212 |
| 18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation | 212 |
| Ernennen Sie Dokumentenmanagementbeauftragte! | 213 |
| Inhalte von Vereinbarungen zur Ablagestruktur im Team | 214 |
| 19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation | 217 |
| 19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes | 217 |
| 19.2 Eine empirische Untersuchung | 219 |
| 19.3 Mikroverschwendungen | 223 |
| 19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage | 224 |
| 20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen | 226 |
| 20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-Systeme“ | 226 |
| 20.2 Was bedeutet „Dokumenten-ManagementSystem“? | 228 |
| 20.3 Die Anwendungsfelder von DMS | 231 |
| 20.3.1 Überblick über die DMS-Gruppen | 232 |
| 20.3.2 Archivsysteme | 232 |
| 20.3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme | 233 |
| 20.3.4 Workflow-Systeme | 234 |
| 20.3.5 Dokumentationsoder Recherchesysteme | 235 |
| 20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS! | 236 |
| Die Funktionen eines DMS | 236 |
| DMS erspart nicht den Aufbau einer Ablagestruktur | 238 |
| Zum Abschluss: Antworten auf häufig gestellte Fragen | 240 |
| Ist das Prozessorientierte Ablagesystem skalierbar? | 240 |
| Ist das PAS auf alle Prozesse anwendbar? | 240 |
| Muss sich jede Organisation ihren eigenen Aktenplan erarbeiten? | 241 |
| Behandelt dieses Buch alle Themen desProzessorientierten Ablagesystems umfassend? | 241 |
| Anhang | 242 |
| Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation | 243 |
| Glossar | 252 |
| Literatur | 260 |
| Stichwortverzeichnis | 263 |
| Die Autoren | 266 |
| Wolf Steinbrecher | 266 |
| Martina Müll-Schnurr | 266 |
