Kontakt
Der erste Kontakt
Der erste Kontakt kommt per Telefon oder E-Mail zustande. Die meisten nehmen Kontakt mit mir auf, weil sie das open space Verfahren für ihre Veranstaltung bereits in Betracht ziehen oder schon sicher sind, dass sie damit arbeiten wollen.
Schon beim ersten Kontakt wird geklärt, inwieweit das open space Verfahren für das anstehende Vorhaben überhaupt in Frage kommt.
Dann verabreden wir uns zu einem Kontaktgespräch mit denen, die letztendlich entscheiden, ob das open space Verfahren für ihr Vorhaben das richtige ist.
Es gibt aber auch einfach Fragen zu open space und dem open space Verfahren, für die ich mir in aller Ruhe Zeit nehme.
Ich erhielt einmal eine E-Mail-Anfrage aus Österreich: Eine zweistündige open space Phase sollte in eine mehrtägige Gesamtveranstaltung eingebettet werden. Die Aufgabe der Teilnehmenden bestand darin, Fragen zu Ehe und Partnerschaft zu entwickeln, die dann im weiteren Verlauf der Veranstaltung von Experten beantwortet würden.
Diese Fragen, dachte ich, könnten einfach abends beim Wein gesammelt werden. Außerdem, ein zweistündiger open space, eingezwängt in eine andere Veranstaltungsform, das konnte nicht gutgehen; ganz abgesehen davon, dass ich zwei Stunden selbst für einen open space für zu kurz halte. Aber wenn sie wirklich einen machen wollten, warum dann nicht einfach die ganze Veranstaltung im open space, Expertinnen eingeschlossen?!
Ich packte meine Gedanken in eine E-Mail und schickte sie nach Österreich. Die Veranstalter waren begeistert und wollten genau das tun – im nächsten Jahr. Für dieses Mal sei es zu spät, die Einladungen schon raus und die Experten in Marsch gesetzt. Würde ich ihre Veranstaltung vielleicht im nächsten Jahr begleiten? – So geschah es: 119 katholische Singles trafen sich vom 20. bis 21. September 2008 im open space in Wien.
Dieser E-Mail-Austausch ist in der Materialsammlung enthalten.
Manche Veranstalter möchten als erstes ein schriftliches Angebot. Wenn überhaupt notwendig, schicke ich erst eins nach dem Kontaktgespräch mit den Absprachen, wie sie dort getroffen wurden. Das macht weniger Arbeit, vor allem, da nach dem ersten Kontakt meist noch gar nicht klar ist, ob das open space Verfahren in diesem Fall das richtige ist. Ich unterbreite nie ein Angebot, ohne dass ein Kontaktgespräch vorangegangen ist.
Allerdings schicke ich oft eine Aufstellung über den zeitlichen und personellen Rahmen, und eine über die Wirkung unterschiedlich langer open space Veranstaltungen, die beide auch in der Materialsammlung stehen.
Das Kontaktgespräch
Im Kontaktgespräch findet der Veranstalter für sich heraus, ob das open space Verfahren für ihn passt. In erster Linie muss er sich und mich! von der Eignung des Verfahrens in seiner Situation überzeugen. Es ist also kein Verkaufsgespräch, sondern es wird geklärt, in welchem Umfang die Voraussetzungen für eine open space Veranstaltung bereits erfüllt sind oder in der Vorbereitung der Veranstaltung noch deutlicher eingelöst werden können.
Ganz nebenbei wird in diesem Prozess deutlich, ob es bei einer Entscheidung für das Verfahren auch zu einer Zusammenarbeit mit mir kommt.
Das Kontaktgespräch dauert eine bis anderthalb Stunden; ich lasse mir lediglich die anfallenden Auslagen erstatten.
Ich dränge darauf, dass dabei alle anwesend sind, deren Einverständnis für die Veranstaltung notwendig ist: die Entscheider. So erhalten die Verantwortlichen alle Informationen zeitgleich aus erster Hand und sind schneller imstande, Entscheidungen zu treffen. Allerdings schlage ich immer vor, dass beide Seiten nach dem Kontakttreffen eine Nacht oder zwei darüber schlafen, bevor Entscheidungen getroffen werden.
Bei der Vorstellung sagt jeder ein paar Sätze dazu, um was es geht. Fast immer erkennen die Teilnehmenden, dass es noch Klärungsbedarf gibt – was viele oft überrascht.
Für die weitere Arbeit ist es wichtig, dass die Gruppe ein gemeinsames Verständnis zu ihrer Herausforderung entwickelt. Ob ich es durchschaue, ist dabei nebensächlich. In der Gruppe existieren der Sachverstand, die Erfahrung und die Systemkenntnisse, die letztendlich zukünftige Entwicklungen tragen werden.
Danach tauchen oft Fragen auf wie: Wie lange dauert das denn? – Und was kostet es?
Und da hake ich gleich ein: „Es kommt darauf an, was Sie vorhaben und was Sie erreichen wollen. Lassen Sie uns erst mal schauen, ob das open space Verfahren für Ihre Situation überhaupt geeignet ist.“
Damit komme ich zu den Voraussetzungen für einen open space: „Also, es gibt einige Voraussetzungen. Wenn sie erfüllt sind, ist das Verfahren geeignet. Diese Voraussetzungen müssen nicht alle hundertprozentig erfüllt sein, aber je besser sie zutreffen, desto produktiver und handlungsorientierender wird die Veranstaltung. Und wenn eine der Voraussetzungen gar nicht oder nur sehr wenig erfüllt wird, dann lohnt es sich, noch mal darüber nachzudenken, wie sich das ändern lässt. Oder es wird deutlich, dass in diesem Fall open space nicht das richtige Verfahren ist.“
Parallel schreibe ich die Voraussetzungen für alle sichtbar auf ein Flipchart.
Handelt es sich um eine komplexe Fragestellung?
Die Frage „Wie baue ich ein Fahrrad zusammen?“ lässt sich recht einfach beantworten, während die Frage „Wie können wir die Zusammenarbeit in unserem Betrieb verbessern?“ sehr komplex ist. Soziale Fragestellungen sind meistens komplex.
Ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden mannigfaltig?
Je heterogener die Zusammensetzung der Teilnehmenden, die sich mit der anstehenden Herausforderung beschäftigen, desto besser. Oft glaubt eine Gruppe, die nur Teil eines Systems ist, sie selbst könne das gesamte System verändern. Wenn mir das ins Auge springt, spreche ich es an.
Ein Beispiel: Die Lehrer einer Oberschule hatten beschlossen, Leben und Lernen in ihrer Schule zu verbessern. Dazu wollten sie sich als Kollegium zusammensetzen. Für sie bestand ihre Schule erst einmal aus Lehrern: An die Schülerinnen, den Hausmeister, die Putzkräfte, Eltern, Lehrerinnen aus den heranführenden Grundschulen, Ausbildungsbetriebe... hatten sie zunächst nicht gedacht.
Ist die Fragestellung konfliktträchtig?
Je konfliktträchtiger, desto mehr drängt sie in Richtung Veränderung und Handlung.
Ist es dringend?
Gibt es Herausforderungen, die unbedingt angegangen werden müssen? – Möglichst sofort! Oder kann es noch ein Jahr warten?
Handelt es sich um eine offene Frage?
Oft werde ich gefragt: „Was meinen Sie denn damit?“ Dann sage ich zum Beispiel: „Na ja, wenn Sie die Antwort auf das, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll, schon irgendwo in der Tasche haben und eigentlich längst wissen, was Sie wollen, dann ist es keine offene Frage mehr. Dann brauchen Sie keine open space Veranstaltung oder irgendeine andere Veranstaltung, sondern können einfach handeln.“
Habe ich den Eindruck, dass die Fragestellung gar nicht offen ist, sondern die Verantwortlichen bereits wissen, was sie wollen, aber nicht, wie sie es durchsetzen sollen, weise ich darauf hin, dass ihnen in diesem Fall das open space Verfahren viel Ärger einbringen kann. Wenn der open space eröffnet ist und die Teilnehmenden selbstorganisiert und selbstwirksam aktiv werden, ist mit Überraschungen zu rechnen. Entwicklungen in jede Richtung sind möglich. Ist das nicht im eigentlichen Interesse des Veranstalters, gibt es Sand im Getriebe...
Dann weise ich noch darauf hin, wie positiv sich freiwillige Teilnahme auf die Veranstaltung auswirkt. Wenn Menschen kommen, weil sie interessiert sind und sich dann auch noch einmischen können, tun sie das auch... und zwar mit Vergnügen. Also auf jeden Fall eine herzliche Einladung aussprechen, mit der Bitte um Rückmeldung.
Nachdem wir die Voraussetzungen durchgesprochen haben, will meistens jemand mehr über das Verfahren wissen. Dann frage ich: „Hat einer von Ihnen schon mal an einer open space Veranstaltung teilgenommen? Oder hat jemand irgendetwas darüber gehört?“
Wenn beides nicht der Fall ist, sage ich: „Also, wenn Sie möchten, kann ich Ihnen in fünf Minuten ganz kurz erzählen, wie das vor sich geht – wie die Veranstaltung abläuft. Aber ich warne Sie, dann können Sie sich immer noch kein richtiges Bild machen.“
Und dann erzähle ich, dass der Veranstalter den open space eröffnet und ich in das Verfahren einführe. Alle sitzen im Kreis, es gibt eine Anliegenwand... Das reicht oft schon, um zu verdeutlichen, dass sie es einfach erleben müssen.
Für alle, die es genauer wissen wollen, habe ich auch eine Broschüre (12 Seiten) und eine Zusammenfassung (2 Seiten) über open space dabei, die sie von mir kaufen können.
Wenn ich nach dem Honorar gefragt werde, erkläre ich, wie ich mir das vorstelle: „13 Euro pro Stunde für Helferinnen im Begleitteam, ungefähr 750 bis...
