3.3.2 Umsetzung in der Unternehmenspraxis
Wahrscheinlich wird bei einem kleinen, jungen Unternehmen nicht sofort eine Betriebsprüfung durchgeführt weder wird ein Betriebsprüfer / das Finanzamt eine 100%ige Einhaltung aller Details der GoBD fordern. Trotzdem sollten auch Start-ups die Kernelemente der GoBD kennen und einhalten.
Im Sinne des Buches werden in diesem Kapitel sechs mögliche Varianten zur Durchführung der Dokumentation der Buchführung diskutiert. Ziel ist es auch hier eine pragmatische Umsetzung zu finden und unnötige Kosten zu sparen.
Alle 6 Varianten werden anhand der Kriterien Unveränderbarkeit, Aufbewahrung (originäre Belege), Arbeitsaufwand und Kosten bewertet.
Eine Zusammenfassung bzw. Empfehlung ist am Ende dieses Teilkapitels zu finden.
Variante 1 – Klassische Buchhaltung auf Papier
| Vorgang | Füllung | Archivierung |
| Grundbuch (Journal) füllen | Handschriftlich | Papier |
| Jahresabschluss erstellen | Handschriftlich | Papier |
| Belege archivieren | / | Papier |
Tabelle 5: Variante 1 – Klassische Buchhaltung auf Papier
Variante 1 kann die Anforderung der GoBD für die Aufbewahrung der digital erzeugten bzw. eingegangenen Belege nicht erfüllen.
Deshalb kann Variante 1 nicht in der Unternehmenspraxis eingesetzt werden.
Zudem ist der manuelle Arbeitsaufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses nicht zu leisten.
| Aufbewahrung (originäre Belege) | - Nicht erfüllt
- Belege die digital eingehen können nicht in Papierform archiviert werden
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| Arbeitsaufwand | - Hoch
- Alle Buchungssätze müssen mit Hand erfasst werden
- Buchungssätze, die sich wiederholen können nicht kopiert werden
- Alle Berechnungen des Jahresabschlusses müssen manuell gemacht werden
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| Kosten | - Fast keine, lediglich Druckkosten
- Alle Vorlagen können als Excel erstellt und ausgedruckt werden
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Tabelle 6: Bewertung Variante 1
Variante 2 – Zwitterlösung A
| Vorgang | Füllung | Aufbewahrung |
| Grundbuch (Journal) füllen | Eintragung in Excelvorlage | Redundant:
1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R |
| Jahresabschluss erstellen | Berechnungen und Vorlagen in Excel | 1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R |
| Belege archivieren | / | Redundant:
1. Alle Belege in Papier
2. Alle Belege digital in Cloud und monatlich auf CD-R |
Tabelle 7: Variante 2 – Zwitterlösung A
Variante 2 zeichnet sich als die kostengünstigste, aber mit gewissen Abstichen umsetzbare Lösung aus. Neben den Druckkosten müssen lediglich 0,20 Euro je Monat für eine CD-R aufgewendet werden.
Wie bereits in Kapitel 3.3.1 in Bezug auf die Anforderung der Unveränderbarkeit erwähnt, gibt es seitens der Finanzämter keine Definition wann diese Anforderung erfüllt ist. Die hier vorgeschlagene Lösung, das Journal in Papier mit Datum und Unterschrift sowie Digital zu archivieren, kann vor allem in den ersten Monaten nach der Gründung eine gute Kompromisslösung sein. Durch die zusätzliche Archivierung auf CD-R wird die Unveränderbarkeit nochmal erhöht.
Diese Variante ermöglicht es ohne große finanzielle Verpflichtungen ein Unternehmen zu starten und trotzdem die GoBD zu einem gewissen Teil zu erfüllen.
Durch die redundante Belegarchivierung wird die Komplexität durch Entfall der Verfahrensanweisung „Ersetzendes Scannen“ reduziert. Es ist lediglich die Verfahrensanweisung „Umgang mit elektronischen Belegen“ zu erstellen.
Durch die digitale und physische Ablage aller Belege ist sowohl in ihrem Ordner auf dem PC-Laufwerk bzw. Cloud als auch in ihrem physischen Ordner das komplette Archiv vorhanden. Dadurch kann schnell und ohne Lücken die komplette Historie von z.B. Eingangsrechnungen überblickt werden, ohne zwischen digitalen und physischen Belegen wechseln zu müssen. Die originalen Papierbelege sind zudem immer noch vorhanden, falls bei einer evtl. Prüfung durch das Finanzamt die digitale Archivierung als nicht 100% ausreichend eingeschätzt wird.
Der Arbeitsaufwand wird in Variante 2 durch Excelvorlagen reduziert, erfordert aber immer noch eine gewisse manuelle Tipparbeit.
Die Excelvorlage für das Journal (inkl. automatisierter Füllung der Haupt-/Nebenbücher) und den Jahresabschluss sowie für die Verfahrensdokumentation finden Sie auf der Internetseite www.johannes-schneider.eu.
| Unveränderbarkeit | - Mittel bis Hoch
- Journal / Grundbuch als ausgedruckte Vorlage kann theoretisch schnell neu gemacht werden (im Gegensatz zu einem komplett handschriftlich geführten Journal)
- Google Drive: Hat zwar Änderungshistorie, Daten können trotzdem gelöscht werden.
- CD-R (monatlich): Daten und das Erstelldatum der CD-R kann nicht mehr geändert werden. Theoretisch kann über Umstellung der Systemzeit im PC ein anderes Erstelldatum vorgetäuscht werden.
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| Aufbewahrung (originäre Belege) | - Erfüllt
- Alle digitalen Belege werden zudem ausgedruckt, alle Papierbelege digitalisiert (redundante Datenhaltung)
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| Arbeitsaufwand | - Mittel
- Alle Buchungssätze können digital, aber durch füllen jeder Zelle in Excel erstellt werden
- Buchungssätze, die sich wiederholen können kopiert werden
- Berechnungen des Jahresabschlusses können zu 75% automatisiert durchgeführt werden
- Das Journal / Grundbuch muss jeden Monat ausgedruckt werden und ggf. zusammen mit den Belegen auf CD-R gebrannt werden
- Alle Belege müssen entweder digitalisiert oder ausgedruckt werden
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| Kosten | - Gering
- Außer den Druckkosten fallen ggf. nur 0,20 Euro pro CD-R je Monat an, Clouddienste sind kostenlos erhältlich
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Tabelle 8: Bewertung Variante 2
Variante 3: Zwitterlösung B
| Vorgang | Füllung | Aufbewahrung |
| Grundbuch (Journal) füllen | Eintragung in Excelvorlage | 1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R |
| Jahresabschluss erstellen | Berechnungen und Vorlagen in Excel | 1. Papier: ausdrucken und mit Datum unterschreiben (monatlich)
2. Digital als PDF in Cloud und monatlich auf CD-R |
| Belege archivieren | / | Alle Belege digital in Cloud und monatlich auf CD-R |
Tabelle 9: Variante 3 – Zwitterlösung B
Variante 3 unterscheidet sich zu Variante 2 lediglich in der Archivierung der Belege.
Alle Belege werden nun nur digital, also nicht mehr redundant, archiviert.
Der monatliche Arbeitsaufwand kann dadurch verringert werden, da das Ausdrucken aller digitalen Belege sowie das Archivieren der Papierbelege entfallen.
Im Gegensatz zu Variante 2 ist es nun aber notwendig eine Verfahrensanweisung „ersetzendes Scannen“ zu erstellen.
Ansonsten gelten im Allgemeinen die gleichen Bewertungen und Hinweise wie für Variante 2. Deshalb wird auf die Aufstellung einer Bewertungsmatrix verzichtet.
Die Excelvorlage für das Journal (inkl. automatisierter Füllung der Haupt-/Nebenbücher) und den Jahresabschluss sowie für die Verfahrensdokumentationen finden Sie auf der Internetseite www.johannes-schneider.eu.
Variante 4 – Excel und digitales Datenarchiv
| Vorgang | Füllung | Aufbewahrung |
| Grundbuch (Journal) füllen | Eintragung in Excelvorlage | Digital in Datenarchivierungssoftware |
| Jahresabschluss erstellen | Berechnungen und Vorlagen in Excel | Digital in Datenarchivierungssoftware |
| Belege archivieren | / | Digital in Datenarchivierungssoftware |
Tabelle 10: Variante 4 – Excel...
