2. Job-Creation: das Aufgabenpaket schnüren

Möglichkeiten gibt es einige, um herauszufinden, welche Aufgaben Ihr künftiger Mitarbeiter übernehmen soll – man braucht ja nur den einzelnen Unternehmern über die Schulter zu schauen. Wir nehmen es gleich vorweg: Nicht alle Praktiken sind wirklich zielführend. Machen Sie sich selbst ein Bild, wir haben vier Methoden aus den Beobachtungen für Sie zusammengefasst:

Da wäre einmal die Abkupfer-Methode: Der Tischler schräg gegenüber hat eine Tischlergesellin aufgenommen, also mach ich das genauso und stelle eine ausgelernte Mechanikerin für meine Kfz-Werkstatt ein. Die soll einen Teil der Serviceaufträge übernehmen. Dass ich mich eigentlich von den ganzen administrativen Aufgaben befreien wollte, bleibt halt weiterhin eine Wunschvorstellung. Vielleicht nehme ich ja später noch einen zweiten Mitarbeiter auf, der mir dann endlich diese lästige Arbeit abnimmt.

Grundsätzlich kann diese Methode ja durchaus zum Erfolg führen. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich nur an solchen Personen ein Beispiel nehmen, die wirklich mit Ihnen vergleichbar sind. Schwierig wäre es also, wenn Sie in einer ganz anderen Branche arbeiten als der Tischler, in der sich Kundenaufträge nicht so einfach zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufteilen lassen. Außerdem dürfen Sie nie vergessen, dass jeder Mensch andere Präferenzen hat. Während unserem Mechaniker die Administration ein Gräuel ist, hat der Tischler offenbar kein Problem mit diesen Aufgaben. Vergessen Sie also nicht auf Ihre persönlichen Neigungen!

Dann hätten wir die Konserven-Methode, ganz nach dem Motto: Schau’n wir mal, welche Jobs im Regal mit den Standardangeboten stehen, dann sehen wir schon, ob uns irgendetwas davon nützlich sein kann. Da gibt es Sekretäre, Buchhalter, Verkäufer, einen Verkaufs-Innendienst, Telefonisten. Die Buchhaltung hab ich schon an meinen Steuerberater abgegeben, verkaufen tu ich selbst leidenschaftlich gern, also bleibt der Sekretär übrig. Gott sei Dank, hätten wir diese Entscheidung also auch erledigt! Und um zu einer Aufgabenbeschreibung zu kommen, bediene ich mich einfach auch aus dem Supermarkt. Ich durchforste den Stellenmarkt der Samstagszeitung nach entsprechenden Inseraten, und eines davon nehme ich dann.

Es ist natürlich naheliegend, dass man sich an Jobs orientiert, von denen man eine zumindest ungefähre Vorstellung hat. Solange Sie Konserven-Jobs also bloß zur Orientierung verwenden, ist gegen diese Methode gar nichts einzuwenden. Gerade als Mikrounternehmer sollten Sie aber besonders sensibel sein für Ihre individuellen Anforderungen. Wenn Sie ein Nullachtfünfzehn-Inserat schalten, dürfen Sie sich außerdem nicht allzu viele Antworten erwarten – ein Job wird für den Suchenden erst dann wirklich spannend, wenn er aus einem konkreten und echten Bedarf heraus entwickelt worden ist.

Die Kopf-in-den-Sand-Methode gibt es mitunter auch: Ich inseriere eine Kleinanzeige mit dem Titel „Mitarbeiter/in für diverse Tätigkeiten gesucht“ und nehme dann denjenigen, der mir sympathisch ist. Und dann warte ich gespannt, welche Aufgaben mein Mitarbeiter wahrnehmen will. Ich halte mich weitgehend bedeckt und äußere meine Wünsche nur, wenn es unbedingt notwendig ist. Der Mitarbeiter wird schon wissen, was er tut. Den Rest – also die Aufgaben, die er nicht wahrnimmt – mache dann ich. Das wird schon irgendwie passen, als Unternehmer ist man ja flexibel!

Gerne wird diese Methode von Unternehmern bevorzugt, die sich noch nie in irgendeiner Form mit Personalmanagement beschäftigt haben. Etwas nicht zu wissen macht unsicher – und Unsicherheit drängt viele dazu, den Kopf in den Sand zu stecken und abzuwarten. Dass diese Taktik nicht viel mit Management-Qualitäten zu tun hat, liegt wohl auf der Hand.

Die beste, dafür aber etwas aufwändigere Möglichkeit, die ideale Unterstützung für Sie zu definieren, ist sicher die Pick-up-Methode: Von all den vielen Aufgaben und Handgriffen, die ich täglich mache, picke ich jene heraus, die nicht unbedingt mein Know-how erfordern und die mich wirklich entlasten. Die übertrage ich an meinen künftigen Mitarbeiter. Dann muss ich nur noch einen passenden Namen für diesen Job finden – und fertig!

Wenn Sie diese Methode klug anwenden, haben Sie mit höchster Wahrscheinlichkeit die idealen Voraussetzungen geschaffen, damit Ihr Mitarbeiter Sie optimal unterstützt. In den folgenden Kapiteln finden Sie Tipps und Anregungen, damit Sie nicht versehentlich die falschen Aufgaben herauspicken. Auf dass Sie ein Jobpaket schnüren, das bei den Jobsuchenden breiten Anklang findet und Ihren Alltag entlastet.

Unser Tipp: Nehmen Sie sich viel Zeit, um sich zu überlegen, was Ihr Mitarbeiter tun soll, welche Kompetenzen Sie ihm übertragen wollen und wofür er verantwortlich sein soll. Schnellschussaktionen sind ja schließlich auch in anderen Bereichen nur selten gut – oder würden Sie sich um mehrere tausend Euro eine Spezialsoftware kaufen, ohne sich vorher zu überlegen, wofür Sie sie verwenden wollen und welchen Nutzen sie Ihnen bringt?

2.1 Vogelperspektive: die Funktionen in Ihrem Unternehmen

Haben Sie schon einmal überlegt, wie viele Aufgaben Sie tagtäglich so wahrnehmen? Vom Briefeschreiben bis zur Ablage, von der Belegorganisation bis zur Steuererklärung, vom Einkauf der Rohstoffe bis zur Fertigstellung der Waren, von der Informationsbeschaffung bis zur Beratung Ihrer Kunden, von der Ideenentwicklung bis zur Planung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen und vielem anderen mehr reicht die Palette Ihrer Handgriffe. Ja, als Ein-Personen-Unternehmer sind Sie tatsächlich ein wirtschaftlicher Mikrokosmos, der alle betrieblichen Funktionen in sich vereint. Und weil so viele tägliche Handgriffe für Sie so selbstverständlich geworden sind, ist es gar nicht so einfach, genau zu sagen, was Ihr Mitarbeiter für Aufgaben übernehmen soll. Schaffen Sie sich also im ersten Schritt einmal den Überblick darüber, was Sie in Ihrem Unternehmen alles tun.

Es gibt bestimmte Grundfunktionen, die in jedem Unternehmen vorkommen:

Erkennen Sie Ihre Aufgaben wieder? Diese innerbetriebliche Wertkette wurde in den 80er-Jahren von Michael Porter, einem amerikanischen Wirtschaftswissenschaftler, entwickelt und bildet alle Funktionen eines Unternehmens ab. Ob Mikrounternehmen oder Großkonzern – immer finden sich diese Funktionen wieder, so auch bei Ihnen:

• Sie führen Ihr Unternehmen, indem Sie Ihre Geschäftsidee vertreten und das Unternehmensziel definieren. Sie stehen für Erfolg und Misserfolg gerade, halten Kontakte zu den verschiedenen Interessengruppen, betreiben ein aktives Networking, repräsentieren Ihr Geschäft und entwickeln es weiter.
• Sie planen Ihre nächsten Schritte im Sinne des Unternehmensziels und kontrollieren Zielerreichung und Qualität Ihrer Produkte und Leistungen.
• Sie prüfen regelmäßig Ihre Produkt- oder Leistungspalette und lassen sich etwas Neues einfallen, damit Ihre Kunden Ihnen gewogen bleiben.
• Im Kern Ihres Geschäftes produzieren Sie Ihre Waren oder erstellen Ihre Leistung und bringen sie zum Kunden.
• Sie gewährleisten, dass Ihre Kunden zufrieden sind.
• Damit Sie auch weiterhin Aufträge bearbeiten können, akquirieren Sie Neukunden und pflegen die Beziehung zu bestehenden Kunden, um wieder beauftragt zu werden.
• Sie sorgen dafür, dass Sie durch Werbung und PR bekannt werden und im Gespräch bleiben.
• Sie kaufen Material ein, um produzieren und den Betrieb aufrechterhalten zu können. Und Sie sorgen durch kontinuierliche Weiterbildung dafür, Ihren Wissensstand aktuell zu halten, um Ihren Kunden die bestmögliche Dienstleistung zu erbringen.
• Damit Ihnen Daten, Informationen und Wissen jederzeit zur Verfügung stehen, sorgen Sie für eine passende EDV-Infrastruktur und Datensicherheit.
• Sie zerbrechen sich den Kopf, um Ihre Finanzen im Griff zu haben, machen Buchhaltung und administrieren Ihre Geschäftsfälle.
• Und in Zukunft werden Sie auch einen (oder vielleicht sogar mehrere) Mitarbeiter zu führen haben, ihn weiterentwickeln und bestmöglich im Sinne Ihrer Ziele einsetzen.

2.2 Welche Aufgaben können Sie übergeben?

Versuchen Sie nun einen ersten Check: Haben Sie genug Zeit für all diese Aufgaben? Welche Tätigkeiten nehmen Sie...