5 Ablauf des Immobilien-Benchmarkings (S. 120-121)

Martin Behrends

Benchmarking ist ein effizienter Weg, um mit Hilfe eines systematisierten Verfahrens für ausgewählte Prozesse, Produkte, Strategien oder auch Innovationen im internen und/oder externen Vergleich mit Benchmarking-Partnern Transparenz zu schaffen und sowohl die eigenen Stärken als auch die spezifischen Schwächen bzw. Leistungslücken zur jeweiligen .Best-Practice-Lösung. zu identifizieren. Ziel ist es, auf Basis der Projekt-Ergebnisse konkrete Maßnahmen festzulegen, in einem Aktionsplan . hinterlegt mit Prioritäten, Terminen und Kosten . zusammenzufassen, der der eigenen Organisation190 hilft, die aufgedeckten Leistungslücken zu schließen sowie die Best-Practice-Lösungen innerhalb der eigenen Organisation innovativ weiterzuentwickeln.

Am Anfang eines Projektes steht . in der Regel auf der Ebene des mittleren Managements . die Identifikation eines Problems oder, anders ausdrückt, einer Herausforderung in der eigenen Organisation. Im nächsten Schritt ist die Entscheidungsebene davon zu überzeugen, das Benchmarking die geeignete Management- Methode ist, dieses Problem zu lösen und die Organisation voranzubringen. Die Überzeugung der Entscheider ist auch deshalb wichtig, weil im Prozessverlauf auch Schwächen in der Organisation aufgezeigt und dadurch auch vorangegangene Managementfehler aufgedeckt werden können. Insofern sind eine vorbehaltlose Unterstützung der Projektleitung von der Phase der Zieldefinition bis zur Phase der Maßnamendefinition sowie eine anschließende Umsetzung der Erkenntnisse unabdingbar für einen dauerhaften Projekterfolg. Sind die Entscheider überzeugt, kann mit den Vorbereitungen eines Projektes begonnen werden. Hierzu ist es hilfreich, zunächst die nachfolgenden Fragen zu beantworten:

• Welche Art des Benchmarking soll verwendet werden?
• Ist in der Organisation schon Benchmarking-Know-how vorhanden?
• Sollen externe Berater in das Projekt mit einbezogen werden?
• Stehen intern genügend Ressourcen zur Verfügung?
• Welchen Daten liegen bereits vor?

Neben der Unterstützung des Projektes durch die Organisationsleitung sind in der praktischen Umsetzung insbesondere die Kompetenz und Erfahrung der Projektleitung sowie die Motivation und das Engagement der betroffenen Mitarbeiter . von der Erhebung der Daten über deren Auswertung sowie die Erarbeitung und Umsetzung der Maßnahmen . eine sehr wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg. Dies lässt sich am Beispiel der Datenerhebung besonders gut veranschaulichen: Die erhobenen Daten werden mit Hilfe von Kennzahlen ausgewertet und bilden damit die Ist-Situation für die betrachtete Aufgabenstellung ab. Sind aber bereits die eingegebenen Daten fehlerhaft, ergibt sich daraus eine falsche Einschätzung der Ist-Situation, was einen fatalen Einfluss auf die definierten Maßnahmen und den ganzen Projekterfolg haben kann. Die wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein Benchmarking-Projekt sind im nachfolgenden Kapitel zusammengefasst dargestellt.

5.1 Erfolgsfaktoren

Der Erfolg eines Benchmarking-Projekts hängt im Wesentlichen von den Entscheidungen ab, die im Vorfeld im Rahmen der Projektplanung192 getroffen werden. In dieser Phase können die folgenschwersten Fehler auftreten und damit den Projekterfolg insgesamt nachhaltig gefährden. Die nachfolgenden Punkte sind daher als Erfolgsfaktoren für ein Benchmarking-Projekt frühzeitig zu beachten:

• Bereitschaft zum Wandel und hierarchieübergreifende Projektunterstützung Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren zur Leistungssteigerung ist der Wille der Organisationsleitung sowie aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter zum Wandel und zur Umsetzung der aufgezeigten Maßnahmen. Ist diese Bereitschaft nicht hierarchieübergreifend bei allen Beteiligten vorhanden, sollte sie auf jeden Fall vor Projektbeginn hergestellt werden. Die Durchführung eines Benchmarking-Projektes ist nur dann sinnvoll, wenn die Entscheider hinter dem von dem mittleren Management vorgeschlagenen Projekt sowie dem Projektleiter stehen, die Projektergebnisse akzeptiert werden und die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen fördern. Dies gilt auch für den Fall, dass eigene Schwächen und Fehler in der Vergangenheit aufgedeckt werden.