4. Termine und Aufgaben verwalten
Nur noch selten werden heute papierhafte Zeitplansysteme verwendet, auch Tischkalender sieht man immer seltener. Termine und Aufgaben befinden sich heutzutage in digitaler Form in Outlook oder Lotus Notes und mobil auf dem Smartphone. Allenfalls druckt man hin und wieder eine Wochenübersicht aus, um einen Überblick während einer Besprechung zur Hand zu haben. Daher wird in diesem Kapitel der Schwerpunkt bei der Termin- und Aufgabenverwaltung auf der Nutzung der Möglichkeiten von Outlook 2016 und Lotus Notes 8.5.3 liegen.
Dabei tun sich zunächst einige Fragen auf: Was ist überhaupt ein Termin? Ist er das Gleiche wie eine Besprechung? Wenn eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein muss, hat dann die Aufgabe einen Termin? Kann eine E-Mail einen Termin haben? Und was ist mit den Dingen, die in der »Terminmappe« liegen? Sie sehen, die Begriffe sind keineswegs trennscharf. Hier möchte ich definieren:
- • Termin: ein Eintrag im Kalender.
- • Besprechung: Es wird mindestens eine weitere Person eingeladen. Es gibt für Beginn und Ende eine festgelegte Uhrzeit.
- • Aufgabe: Etwas muss getan werden und möglicherweise bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein.
- • Erinnerung: ein Eintrag im Kalender ohne Zeitraum, jedoch mit Erinnerungsmeldung. Die Erinnerung kann auch mit einem Termin, einer Besprechung, einer Aufgabe oder einer E-Mail verknüpft sein.
- • Wiedervorlage: So heißt eine schwarze Mappe oder eine gekennzeichnete E-Mail in Lotus Notes (Nachverfolgung in Outlook) oder eine nicht genauer definierte Anweisung (gerne ein großes W auf einem Blatt Papier). Es bedeutet lediglich: »Damit muss zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas gemacht werden«. Hier gilt es, das Wann und das Was genau zu fassen. Mehr dazu unter »Dynamische Ablage«, Seite 137.
Termine vereinbaren
Geht es »nur« um Termine einer einzelnen Person oder um Termine für eine Führungskraft oder um Termine für ein ganzes Team oder um komplett zu planende Routen für Außendienstmitarbeiter? Das Thema Termine ist schier unerschöpflich.
Gleich vorweg: Es muss eine ganz klare Kalenderhoheit geben. Wer trägt welche Termine wo ein? Das muss unbedingt geklärt sein. Personen ohne Kalenderhoheit vergeben Termine bitte nur unter Vorbehalt! Das ist im Zeitalter der Smartphones leichter gesagt als getan. Trotzdem: Der Ärger ist vorprogrammiert, wenn ein Teammitglied unterwegs Termine einbucht, gleichzeitig aber die Führungskraft (oder die Assistenz) im Büro genau dasselbe tut. Es ist keineswegs übertrieben, im Team ganz klar zu regeln, wer welche Termine verbindlich buchen darf. Für die Zwischenzeit gibt es die Einstellung »mit Vorbehalt«.
Planen Sie bei allen Terminen immer etwas Pufferzeit davor und danach ein. Fünfzehn Minuten für hausinterne Termine sollten es mindestens sein. Schon alleine das Einpacken der benötigten Unterlagen und der Weg zum Besprechungszimmer braucht dieses Zeitfenster. Vermeiden Sie es wenn möglich, einen Termin noch dazwischen zu quetschen, denn damit ist niemandem gedient. In einen Arbeitstag passt eben nur eine bestimmte Anzahl an Terminen. Daran ist nichts zu ändern. Wichtig ist, dass Sie die Prioritäten für die Termine richtig setzen.
Die Alpen-Technik für Termine und Aufgaben
Abbildung 25: Die Alpen-Technik
Die bewährte Alpen-Technik stammt aus den Anfängen des Zeitmanagements, als zuerst Checklisten, dann To-do-Listen und dann die ledergebundenen Zeitplansysteme in Mode kamen. Das Ziel war, den Tag optimal durchzuplanen und für jede Aufgabe das passende Zeitfenster zu definieren. Mit der Alpen-Technik sollte das klappen. Die Alpen stehen für:
- • A – Alles aufschreiben,
- • L – Länge bestimmen,
- • P – Pufferzeiten einplanen,
- • E – Entscheidung treffen,
- • N – Nachverfolgen.
Aber kann man in unserer schnelllebigen Arbeitswelt damit noch Erfolg haben? Haben sich nicht, bis man fertig aufgeschrieben hat, die Parameter bereits verändert? Und was geschieht mit den nicht erledigten Dingen?
Das Aufschreiben ist nach wie vor sinnvoll und notwendig. Benutzen Sie dafür ein fest gebundenes Notizbuch (siehe »Büro-Tagebuch«, Seite 195) oder die Aufgabenfunktion Ihres E-Mail-Programms oder eine Mischung aus beidem. Versuchen Sie, die Dauer von Terminen und Aufgaben realistisch zu planen. In der folgenden Übersicht schildere ich die Alpen-Technik einmal für Kalender und einmal für Aufgaben.
A – Alles aufschreiben | Notieren Sie alle anfallenden Termine – auch die mit sich selbst. |
L – Länge bestimmen | Akzeptieren Sie keine Besprechung ohne Endtermin. |
P – Pufferzeiten einplanen | Schlagen Sie sofort beim Eintragen die Wegezeiten auf. |
E – Entscheidung treffen | Sagen Sie Termine/Besprechungen, die zu viel sind, rechtzeitig ab. |
N – Nachverfolgen | Prüfen Sie die Pünktlichkeit der Besprechungen und intervenieren Sie gegebenenfalls. |
A – Alles aufschreiben | Notieren Sie alles, was Sie nicht sofort erledigen können. |
L – Länge bestimmen | Planen Sie immer eine halbe Stunde mehr ein, als Sie vermutlich brauchen. Das ist die wichtigste Stressvermeidung. |
P – Pufferzeiten einplanen | Wenn ein Abgabetermin für die Arbeit ansteht: Tragen Sie diesen einen oder zwei Tage vorher ein. |
E – Entscheidungen treffen | Entscheiden Sie proaktiv, was Sie wann tun. |
N – Nachverfolgen | Dokumentieren Sie Ihre Arbeit. Haken Sie gegebenenfalls bei delegierten Aufgaben nach. |
Die Eisenhower-Methode
Abbildung 26: Eisenhower-Matrix
Was müssen Sie mit hoher Priorität erledigen und was kann warten? Was kann jemand anderes machen und was dürfen Sie keinesfalls aus dem Blick verlieren? Welche Aufgabe ist einfach zu viel? An jedem Arbeitsplatz müssen diese Fragen beantwortet werden. Eine bewährte Entscheidungshilfe bietet die sogenannte Eisenhower-Matrix. Überlegen Sie für die anstehende Aufgabe, ob sie wichtig oder dringend oder beides ist. Oft höre ich an dieser Stelle: »Ich habe nur wichtige und dringende Aufgaben! Das hier nützt mir nichts.« Ersetzen Sie in diesem Fall doch einmal den Begriff »wichtig« durch die Frage: Wie nachhaltig ist das Ergebnis dieser Arbeit? Und dann tun Sie dasselbe mit dem Begriff »dringend« und diesen Fragen: Gibt es einen spätesten Termin für die Erledigung? Steht dieser bald an? Dann betrachten Sie die Aufgabe, die Sie einzuordnen haben, noch einmal.
Quadrant A in der Eisenhower-Matrix – wichtig und dringend – ist die Feuerwehr: Wenn im Produktionsbetrieb etwas schiefläuft und ein Produktionsausfall droht, dann ist sofortiges Handeln angesagt. Alle anderen Aufgaben müssen warten.
Anders sieht es im Quadranten B aus, zum Beispiel bei der Konzeption einer neuen Internetseite: Ist keine Vorstandssitzung terminiert, bei der das Ergebnis vorliegen soll, ist gar kein Endtermin für dieses Projekt vorhanden. Bis die neue Website fertig ist, bleibt eben die alte einfach stehen. Es ist also nicht dringend. Dennoch ist ein zeitgemäßer Internetauftritt für das Unternehmen sehr wichtig. Das Ergebnis der Arbeit ist nachhaltig. Damit die Aufgabe nicht im Alltagsgetriebe untergeht, muss sie terminiert werden.
Dringend, aber nicht wichtig – C ist der schwierigste Quadrant. Kann etwas dringend sein, aber nicht wichtig? Ja, insbesondere wenn die Aufgabe getan werden muss, aber nicht zu Ihren Zielen gehört. Dann stellt sich die Frage: Müssen Sie das selbst erledigen? Eisenhower rät hier zum Delegieren. Das ist eine gute Idee, solange jemand da ist, an den man delegieren kann. Aber was macht man in einer Position, in der...
