151. Kapitel

Recherchieren

I. Vorbereitungen: Aufräumen und Grillen vertreiben

Wann fange ich an? Das ist eine einfache Frage: sofort. Sie müssen lernen, Ihre Prioritäten richtig zu setzen, und Ihre Arbeit, Ihr Artikel oder Report ist eine Aufgabe der höheren Priorität – wenn sie nicht so wichtig wäre, würden Sie ja wohl kein Buch dazu lesen. Die meisten Arbeiten scheitern nicht am Material, nicht an fehlenden Quellen und nicht an der Intelligenz des Schreibers, sondern an der falschen Prioritätensetzung und Terminplanung.

Wie plane ich meine Arbeit? Den Umgang mit Terminplanung kann man mit Hilfe sogenannter Postkorbaufgaben üben, die von Unternehmen oft bei der Auswahl von Bewerbern eingesetzt werden. Dabei werden die Kandidaten vor eine hypothetische Situation gestellt, beispielsweise dass Sie Abteilungsleiter eines großen Unternehmens sind und um neun Uhr morgens sagen wir 20 Briefe, Notizen und E-Mails vorfinden. Nun müssen Sie vor dem Hintergrund dieser Mails Ihren Tag organisieren. Die Nachrichten lauten beispielsweise wie folgt:

• Um 12 Uhr haben Sie einen Termin mit einem wichtigen Kunden.
  
• Ihr Chef möchte einen Bericht über das laufende Projekt.
  
• Ihre Frau bittet Sie, die Kinder um 12 von der Schule abzuholen.
  
• Die Kollegen haben für drei Uhr eine Feier zum Dienstjubiläum eines Vorgesetzten angesetzt.
  
• 16Um halb vier will eine Delegation eines wichtigen Lieferanten bei Ihnen vorsprechen.
  
• Um vier haben Sie einen Tennis-Platz reserviert.
  

Aus diesem Wust von Verpflichtungen, Informationen und Terminen müssen Sie nun Ihren Tag organisieren, und je nachdem, wie gut Sie diese Übung absolvieren, bekommen Sie die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, oder nicht. Der Trick an diesen Übungen ist, dass Sie gar nicht alle Aufgaben, die man Ihnen da vor die Füße wirft, erledigen können (es sei denn, Sie sind Superman). Es geht bei dieser Übung nicht darum, alle Aufgaben zu erledigen, sondern die richtigen Prioritäten zu setzen.

Dazu kann man sich eines einfachen Instruments bedienen, der sogenannten ABC-Analyse. Wir unterteilen die Aufgaben nach Prioritäten in A-Aufgaben (sofort erledigen, wichtig), B-Prioritäten (wichtig, kann oder muss zur Not warten) und C-Prioritäten (kann warten, erledigt sich vielleicht von selbst oder bei Wiedervorlage). Im obigen Beispiel beispielsweise ist der Kundentermin ein A, der Tennis-Platz sicher verlockend, aber ein C. Welches Ereignis welche Note bekommt, hängt natürlich immer auch von den persönlichen Umständen und dem Zeithorizont ab, den man hat.

Zum Umgang mit E-Mails. Überlebenswichtig wird diese Technik in einem Job, in dem man pro Tag bis zu 60 oder 70 Mails erhält (als Journalist hat man das rasch zusammen). A-Mails beantworten Sie sofort, auf B-Mails setzen Sie einen Merker (da kümmere ich mich drum, aber nicht jetzt), und bei C-Mails hoffen sie, dass sich das von selbst erledigt. Allerdings sollten Sie, um nicht unhöflich zu sein, auch die C-Mails zumindest beantworten – mit der Bitte, sich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu melden oder mit einer freundlichen Absage.

Ähnlich sollten Sie es bei Ihrer Arbeitsorganisation machen: Klären Sie, welche Ihrer Aufgaben A, B oder C-Kategorie sind. Bei den C-Aufgaben gibt es drei Möglichkeiten: delegieren (schwierig, findet man immer einen Freiwilligen?), verschieben oder absagen. Dabei gilt wie gesagt: Die Prioritätensetzung hängt ab von den persönlichen Umständen und von der verfügbaren Zeit. Üben können Sie das mal mit der folgenden Postkorbaufgabe.

Wie sieht mein Schreibtisch aus? Auf jeden Fall nicht so, wie ich es einmal in einem großen Unternehmen erlebt habe: Der Schreibtisch eines – zugegebenermaßen exzellenten – Kollegen war komplett zugestellt mit Papier, nur ein kleiner Raum war noch frei für den Bildschirm und die Tastatur. Das Papier türmte sich auf dem Schreibtisch um fast einen Meter, und als ich einmal mit einem Vorgesetzten in diesem Chaos-Büro auf den Inhaber des Büros warten musste, schlug mir der Vorgesetzte ein Spiel vor: Jeder zog irgendwo aus den Papierstapeln ein Papier und blickte auf das dort notierte Datum, und wer das ältere Datum zieht, hat gewonnen. Ein Riesenspaß, bei dem die Jahreszahl 1992 gewann, soweit ich mich erinnere. Das Ganze spielte sich im Jahr 2004 ab.

18Wie gesagt, der betreffende Kollege war brillant, aber für die meisten von uns gilt das nicht: Wir sind keine Genies. Wir beherrschen nicht das Chaos, sondern das Chaos beherrscht uns. (Zudem bleibt offen, ob der betreffende Kollege mit aufgeräumtem Schreibtisch nicht sogar noch besser gewesen wäre.) Also müssen wir dem Chaos Grenzen setzen und eine übersichtliche Arbeitsfläche schaffen. Das bedeutet auch, dass nur Dinge auf dem Schreibtisch stehen, die da auch hingehören, alles andere lenkt von der Arbeit ab.

Also: Auf den Schreibtisch gehören ein Rechner, Stifte und anderes Büromaterial, Lexika, Karteikarten, Fachbücher und Terminkalender. Nicht auf den Schreibtisch gehören Technikspielzeuge, Romane, Zeitschriften und Comics, das Poesiealbum, die Ordner und Dateien aus längst vergangenen Semestern (es sei denn, Sie benötigen sie aktuell noch) und erst recht nicht ein Fernseher und das Smartphone. Leider ist einer der größten Arbeitszeitzerstörer nicht vom Schreibtisch zu wischen, nämlich das Internet mit Facebook, Online-Spielen und anderen Zeitdieben. Zum Recherchieren ist das Internet ein unverzichtbares Werkzeug, wer aber nicht mehr recherchiert, sondern nur noch seinen Text zusammenschreibt oder Quellen liest, sollte sein Netz für die Dauer dieser Tätigkeiten ausknipsen.

Wie sieht meine Festplatte aus? Die moderne Version des Schreibtisches – beziehungsweise der Papierablage – ist die Festplatte. Auch hier gilt: Ordentliche Organisation ist die halbe Miete. Legen Sie entsprechende Ordner an, entrümpeln Sie Ihre Festplatte regelmäßig und machen Sie eine regelmäßige Datensicherung auf eine externe Festplatte. Die Dateien sollten Sie immer sprechend benennen und auch mit einem Datum versehen (beispielsweise „Hausarbeit Europa061112“), dann können Sie erkennen, wie alt die Version ist, die Sie gerade auf dem Schirm haben. Zudem haben Sie dann in den älteren Versionen Ihrer Arbeit immer noch einmal eine Datensicherung.

Eine weitere einfache Maßnahme der Datensicherung besteht darin, sich einen USB-Stick an den Schlüsselbund zu hängen, auf dem Ihre wichtigsten und aktuellsten Dateien sind. Sie sollten aber auch regelmäßige Datensicherungen auf einer externen Festplatte vornehmen, denn ein USB-Stick ist eigentlich nur zum Datentransport vorgesehen, er kann rasch Daten verlieren (beispielsweise, wenn man ihn zu schnell aus dem Schacht entfernt). Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die aktuelle Datei an die eigene E-Mail-Adresse zu schicken, das hat zudem den Vorteil, dass man von überall aus auf sie zugreifen kann; ebenfalls geeignet ist die Datenspeicherung in Clouds oder bei Diensten wie Dropbox.

19Was muss ich wissen? Ein paar Dinge sollten Sie schon wissen, bevor Sie anfangen. Neben dem Abgabetermin sind das weitere zeitliche Restriktionen wie Öffnungszeiten der Bibliotheken, Sprechstunden des Dozenten, andere Termine von Personen, die für Ihre Arbeit wichtig sind, zeitliche Restriktionen, die sich langfristig ergeben könnten, wo und wie man eine Fernleihe oder eine Datenbankrecherche in Auftrag gibt und wie lange das dauert, sowie die Öffnungszeiten des Copyshops und des DV-Zentrums, wo Ihnen im Zweifelsfall das Help-Desk Ihre Festplatte restauriert. Auch sollten Sie ein paar Freunde in der Hinterhand haben, die notfalls einmal bereit...