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Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän

Alltägliche Herausforderungen

Im Alltag sind wir immer wieder herausgefordert, wichtige Informationen schnell zur Hand bzw. im Kopf zu haben:

In welchem Ordner ist die Datei zu diesem Konzeptpapier gespeichert?

Wann ist Kunde X am besten zu erreichen? Er hatte mir diese Information doch gerade letztens erst gegeben.

Wie lautete das Passwort, mit dem ich mich auf dieser Website anmelden kann?

Wo kann ich bloß die aktuelle Übersicht über die Zuständigkeiten in unserem Unternehmen finden?

Die richtige Information zur rechten Zeit

Zwar können heute Computer, Tablets und Smartphones unglaublich viele Daten und Informationen zugänglich machen. Entscheidend ist aber, an die richtige und aktuelle Information heranzukommen – und zwar immer genau dann, wenn Sie sie brauchen. Das ist keine Frage der Technik, sondern des sinnvollen und strukturierten Umgangs mit den digitalen Hilfsmitteln.

Kaizen-Prinzip

Hier hilft das Kaizen-Prinzip:

Verschwendung durch Suchzeiten

Viele unterschätzen das enorme Potenzial, das eine gute Ordnung bietet. Die große Arbeitseffizienz-Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe, hat ergeben, dass 13 Prozent der Arbeitszeit für Suchzeiten verschwendet werden. Diese Verschwendung muss nicht sein. In diesem Kapitel sehen Sie, wie sich das Kaizen-Prinzip umsetzen lässt und was sich in unseren Beratungsprojekten bewährt hat.

2.1 Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an

Unklarer Speicherort

Wenn Sie nicht wissen, wo und unter welchem Namen ein Fax, ein Brief oder ein sonstiges Dokument im Computer gespeichert ist, dann ist es schwer, es bei Bedarf schnell wieder auf den Bildschirm zu holen.

So gehen Sie vor

Vermerken Sie auf allen Dokumenten am Seitenfuß kleingedruckt den Speicherpfad sowie den Dateinamen.

Beispiel: Sekretärin findet Dokument, das sie gar nicht kennt

Zum Beispiel lassen wir bei unseren „Für immer aufgeräumt“-Tagesseminaren als Organisationsbeispiel ein Foliensichtbuch herumgehen, das bestimmte Informationen enthält, die schnell zur Hand sein müssen. Immer wieder kommt es vor, dass Teilnehmer nach dem Seminar (mit meinem Einverständnis) bei uns anrufen und unserer Sekretärin den Pfad durchgeben, den sie sich notiert haben. Beide kennen sich nicht und wissen nicht, um was es genau geht und können trotzdem einfach die Zusendung der Dateien in die Wege leiten.

Alternativ-Idee

Nur bei internen Dokumenten

In manchen Situationen ist diese Idee nicht geeignet, etwa beim Schriftverkehr mit Kunden. Ist es Ihnen zu riskant, bei externen Dokumenten den Pfad anzugeben, dann wenden Sie diesen Tipp nur bei internen Dokumenten an.

Was der Tipp bewirkt

Suchzeiten vermeiden

Sie vermeiden Suchzeiten: Wenn Sie auf dem Dokument den Pfad angeben, finden Sie die Originaldatei jederzeit auf der Festplatte wieder. Auch Ihre Vertretung kann wichtige Dokumente auf diese Weise schnell finden.

Darauf kommt es an

Mit Musterdokument arbeiten

Arbeiten Sie mit Musterdokumenten und richten Sie diese so ein, dass der Pfad automatisch auf jedem Dokument eingefügt wird. Dann haben Sie beim Erstellen eines neuen Dokumentes keinerlei zusätzlichen Aufwand und stellen zugleich sicher, dass der Speicherort jederzeit rekonstruiert werden kann.

2.2 Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für sonstige Informationen

Notizzettel, wohin man sieht

Wichtige Kurzinformationen werden oft unsystematisch und in Papierform aufbewahrt – etwa als Klebezettel am Rand des Monitors oder als Notiz unter der Schreibunterlage. Meist ist dies unübersichtlich und die Info ist im entscheidenden Moment nicht zur Hand. Zudem häufen sich die Zettel, weil nicht klar ist, wie die Informationen besser organisiert werden können.

So gehen Sie vor

Speichern Sie diese Informationen in Ihrem digitalen Adressbuch. Das heißt: Hier ist neben den üblichen Kontaktdaten von Personen und Organisationen auch Platz für Informationen zur Person („am besten zwischen 8 Uhr und 10 Uhr zu erreichen“) oder zum Beispiel speziell vereinbarte Konditionen („lagern ab 2.000 Stück sechs Monate lang kostenlos für uns ein“).

Auch andere Informationen hier speichern

Auch Öffnungs- und Sprechzeiten von Kunden, Lieferanten, Steuerberatern, Anwälten und so weiter sind hier gut aufgehoben. Selbst Informationen, die nichts mit Kontakten zu tun haben, können Sie hier speichern, etwa Zugangsdaten zu Websites. Durch die Volltextsuche wird jede gewünschte Information angezeigt.

Was der Tipp bewirkt

Mehrere Vorteile

Das Umsetzen dieses Tipps bietet Ihnen eine Reihe von unterschiedlichen Vorteilen:

Die Zettelwirtschaft hat ein Ende.

Sie wissen, wo Sie etwas speichern – und wiederfinden.

Durch die digitale Suche finden Sie die gewünschte Information einfach und schnell wieder.

Sie erhöhen die Sicherheit: Unbefugte, die früher Ihre Zettel einsehen konnten, kommen nun nicht mehr an Ihre Infos (vorausgesetzt, der Zugang zu Ihrem Computer ist mit einem Passwort geschützt).

Extra-Tipp

Mit anderen Geräten automatisch synchronisieren

Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihr Adressbuch mit Ihrem Mobiltelefon bzw. weiteren Geräten wie Ihrem Notebook oder Tablet synchronisieren zu lassen; einmal eingerichtet, geht das heute meist sogar automatisch. Ergebnis: Sie haben immer und überall Ihre wichtigsten Infos dabei.

Darauf kommt es an

Immer sofort eintragen

Gewöhnen Sie es sich an, diese Einträge möglichst gleich in dem Moment zu erstellen, in dem Ihnen die Information bekannt wird. Das ist in einer Minute erledigt und der Nutzen ist nachhaltig.

2.3 Nutzen Sie für Passwörter Techniken

Passwörter zu merken, fällt oft schwer

Bei vielen Websites müssen Sie sich mit einem Passwort einloggen. Verwenden Sie immer das gleiche Passwort, ist dies riskant: Wird Ihr Passwort erspäht und ist Ihre E-Mail-Adresse bekannt, können Kriminelle versuchen, sich mit diesen Daten auch bei anderen Websites einzuloggen. Oft klappt das sogar. Daher ist es besser, nie ein Passwort doppelt zu nutzen – zumindest bei sicherheitsrelevanten Zugangsdaten. Andererseits fällt es vielen Menschen schwer, sich unterschiedliche Passwörter zu merken.

So gehen Sie vor

Nutzen Sie ein Grundpasswort mit Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen und passen Sie es jeweils an die Verwendung an. Wenn Sie das Passwort für Internet-Log-ins nehmen, setzen Sie immer die ersten beiden Buchstaben der Adresse (natürlich erst nach dem „www“) ans Ende Ihres Passwortes.

Grundpasswort und individueller Bestandteil

Beispiel: Ihr Grundpasswort ist MMh2K!, die Website zum Einloggen www.beispielseite.de. Das Passwort wäre dann MMh2K!be.

Was der Tipp bewirkt

Nur noch ein Passwort merken

Sie müssen sich nur noch das Grundpasswort merken. Weil Sie es oft verwenden, werden Sie es nicht vergessen.

Darauf kommt es...