Immobilienunternehmen sind Unternehmen, deren Geschäftsfeld die Vermietung, Erschließung, Finanzierung, Realisierung oder Vermarktung von einer oder mehreren Immobilien oder die Erbringung von immobilienbezogenen Dienstleistungen umfasst – unabhängig davon, ob diese Leistungen für einen eigenen Immobilienbestand oder im Auftrag eines Dritten erbracht werden.[77] Gegenstand von Immobilienunternehmen sind demnach Immobilien, welche primär aus investitionstheoretischem Hintergrund angeschafft wurden und im Eigentum des Unternehmens stehen oder Immobilien, die im Eigentum eines Dritten stehen und mit deren kaufmännischer und technischer Betreuung das Immobilienunternehmen beauftragt wurde. Die Aufgaben des Immobilienunternehmens können demnach unter einem ganzheitlichen Immobilienmanagement zusammengefasst werden.[78]
„Immobilienmanagement berücksichtigt die Bedürfnisse der Betroffenen und Akteure (Subjekte) im Lebenslauf und –zyklus (Phasen) einer oder mehrerer Immobilien – bebaute und unbebaute Grundstücke (Objekte) – und bietet Transparenz hinsichtlich sämtlicher Informationen zu Zeit, Geld und Qualität durch umfassende Integration (Informationsverarbeitung) auch aller unternehmerischen Arbeitsabläufe zur Erreichung unternehmerischer Ziele (Prozesse).“[79] Der Deutsche Verband für Facility Management grenzt bei der Definition des Begriffs Immobilienmanagement selbstnutzende Gebäudeeigentümer, die keine Flächen vermieten, aus.[80]
Immobilienmanagement umfasst alle immobilienbezogenen Aufgaben von der Entstehung bis zur Verwertung einer Immobilie.[81] Grundsätzlich ist das Immobilienmanagement als Ansprechpartner für den Eigentümer zu sehen. Das Immobilienmanagement nimmt, dadurch, dass es Ansprechpartner für eine Vielzahl von fachlich Beteiligten ist, eine Schnittstellenfunktion ein, wodurch sich Synergien ergeben. Zudem ist es für die Umsetzung der Eigentümerziele mittels aktiver, ergebnisorientierter Steuerung und Koordination der integrierten Leistungsbeziehungen verantwortlich. Dem Immobilienmanagement obliegt es, volle Transparenz und damit die Basis für sichere Entscheidungen zu schaffen.[82]
Damit soll das Immobilienmanagement vordergründig die Objektbewirtschaftung nach der durch den Eigentümer priorisierten Zielsetzung sowie im Sinne nachhaltiger Rentabilität, Liquidität und Werterhalt des zu betreuenden Immobilienportfolios sicherstellen. Ebenso gehören die portfoliobezogene Budgetplanung, die entsprechende Mittelfreigabe und die Budgetüberwachung zu den Kernaufgaben des Immobilienmanagements.[83]
Besondere Berücksichtigung findet im Rahmen der vorliegenden Arbeit das Gebäudemanagement, was die ganzheitliche Betreuung der Immobilie innerhalb der Nutzungsphase umfasst. Das Leistungsspektrum des Gebäudemanagements ist in Abbildung 4 übersichtlich dargestellt.
Abbildung 4: Leistungsbereiche des Gebäudemanagements im Überblick[84]
Die Aufgaben des Immobilienmanagements lassen sich demnach in die Bereiche des kaufmännischen, des technischen, des infrastrukturellen und des rechtlichen Gebäudemanagements unterteilen.
Beim infrastrukturellen Gebäudemanagement (IGM) handelt es sich um die allgemeine Betreuung der Immobilie und ihrer Nutzer. Dabei umfasst das IGM Leistungen, die die Nutzung des Gebäudes verbessern und sich geschäftsunterstützend auf die Nutzer und bestandspflegend auf die Immobilie auswirken.[85] Das Flächenmanagement kann ebenfalls dem IGM zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist jedoch nicht zwingend, sondern je nach Unternehmen und der jeweiligen Organisationsstruktur unterschiedlich. Flächenmanagement umfasst die Aufnahme des Flächenbestands nach Struktur, Zusammensetzung und Belegung. So obliegt dem Flächenmanagement die Ermittlung des optimalen Flächenbestands eines Unternehmens. Die im Rahmen des Flächenmanagements aufbereiteten Informationen über Flächenarten und –strukturen sollen Maßnahmen erkennbar machen, die zu einer Erhöhung der Flächenproduktivität beitragen. Dies beinhaltet eine optimale Ausnutzung der Flächen unter qualitativen, quantitativen und zeitlichen Aspekten.[86]
Im kaufmännischen Gebäudemanagement (KGM) werden weitestgehend die Kernfunktionen des Immobilienmanagements gebündelt. Das KGM bildet sämtliche finanziellen Vorgänge im Rahmen der Immobilienbetreuung ab. Die Hauptaufgabe liegt in der Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit des Gebäudes und der Prozesse. Die gebäudebezogene Immobilienbuchhaltung beinhaltet sämtliche buchhalterischen Leistungen, die im Zusammenhang mit der Immobilie stehen. Unter anderem erfolgt hier die Erfassung und Abrechnung der Mieten und Betriebskostenvorauszahlungen[87] sowie von Kapitalkosten, Abschreibungen, Betriebskosten und sonstigen Kosten, die Kontenführung, die Rechnungsbearbeitung inklusive Zahlungsverkehr, das Mahnwesen und die Bearbeitung von Versicherungsfällen. Durch die im Rahmen des Kostenmanagements vorgenommene Kostenerfassung, die richtige Zuordnung der Kosten und deren Verrechnung auf den jeweiligen Kostenträger erfolgt eine verursachungsgerechte Kostenabrechnung, die letztlich zur Kostentransparenz führt, die Voraussetzung für ein Immobiliencontrolling ist und Einsparpotenziale erkennbar und realisierbar macht. [88]
Das technische Gebäudemanagement (TGM) beinhaltet die Betreuung im technischen Bereich, also die Bestandspflege, Instandhaltung und Modernisierung. Ziel des TGM ist die Sicherstellung des Gebäudebetriebes. Im Rahmen der laufenden Instandhaltung sind Schadens- und Mängelmeldungen der Mieter entgegenzunehmen, Handwerker zu beauftragen, die Leistungen zu kontrollieren und Gewährleistungsansprüche zu verfolgen.[89] Weiterhin umfasst dieser Bereich die Wartung, Inspektion und Instandsetzung.[90]
Beim kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagement können bei einer nutzer- und lebenszyklusübergreifenden Betrachtungsweise beide Ausprägungen des Wirtschaftlichkeitsprinzips im Fokus stehen. Sofern versucht wird, einen bestimmten Nutzen mit minimalen Kosten zu erreichen, spricht man vom Minimalprinzip. Wird bei gleich bleibenden Kosten der Nutzen maximiert, ist die Rede vom Maximalprinzip. Übertragen auf Immobilien heißt das, dass die Wirtschaftlichkeit einer Immobilie entweder durch die Minimierung der Kosten, die die Bewirtschaftung oder das Gebäude selbst verursacht, oder die Maximierung des Nutzens, den die Immobilie stiftet, erlangt wird.[91]
Im Fokus des rechtlichen Gebäudemanagements stehen die juristische Vertragsgestaltung und das Vertragsmanagement unter juristischen Gesichtspunkten.[92] Im Bereich des Gebäudemanagements sind die erforderlichen Rechtsgebiete sehr vielseitig und reichen vom Bauplanungsrecht über das Immissionsschutzrecht bis hin zum Mietrecht.[93] Wirtschaftliche Entscheidungen im Zusammenhang mit Immobilien gehen stets mit steuerrechtlichen Überlegungen einher. Das steuerrechtliche Gebäudemanagement ist für steuerliche Entscheidungen während der Nutzungsphase verantwortlich. Zu beachten ist jedoch, dass die Entscheidungen aus anderen Lebenszyklusphasen diesen Umstand beeinflussen.[94]
Die vorgenannten Leistungsfelder bieten eine vielseitige Auswahl an immobilienbezogenen Zielen, welche sich in ökonomische und nicht ökonomische Ziele untergliedern lassen. Im Bereich der ökonomischen Ziele unterscheidet man leistungswirtschaftliche Ziele und finanzwirtschaftliche Ziele; während die nicht-ökonomischen Ziele weiterhin in psychologische und soziologische Ziele differenziert werden.[95]
Die leistungswirtschaftlichen Ziele nehmen dabei Bezug auf den betrieblichen Leistungserstellungsprozess und sein Ergebnis. Die finanzwirtschaftlichen Ziele orientieren sich vorwiegend an monetären Werten. Die psychologischen und sozialen Ziele betreffen nicht-monetäre Vorgaben, die für das Unternehmen demnach schwer quantifizierbar sind. Sie können eine interne wie auch externe Ausrichtung aufweisen. Abbildung 5 fasst das Zielsystem des Immobilienmanagements unter Berücksichtigung der vorgenannten Systematisierung graphisch zusammen.[96]
Abbildung 5: Zielsystem des Immobilienmanagements[97]
Im Vordergrund stehen dabei die Werterhaltung und –steigerung des Immobilienbestandes, die Optimierung der Erträge aus Immobilien, die Minimierung der Immobilienkosten und die Erhöhung der Immobilieneffizienz...
