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Welche Aufgaben hat die Buchführung zu erfüllen?

Die Buchführung bildet neben der Kostenrechnung, der Statistik und der Planungsrechnung den eigentlichen Hauptteil des Rechnungswesens. Dabei hat das Rechnungswesen die Aufgabe, das gesamte Unternehmensgeschehen von der Beschaffung über die Produktion bis zum Absatz zahlenmäßig abzubilden. In diesem Zusammenhang muss nicht nur alles erfasst, sondern auch überwacht und vor allem ausgewertet werden. Somit obliegen dem Rechnungswesen insbesondere folgende (Haupt-) Aufgaben:

Im Rechnungswesen werden sämtliche Geschäftsvorfälle in zeitlicher und sachlicher Reihenfolge aufgezeichnet und dabei die Veränderungen im Vermögen, beim Eigen- und Fremdkapital sowie am Jahreserfolg deutlich gemacht (exakte Dokumentationsaufgabe).

Darüber hinaus wird durch das Rechnungswesen jährlich ein komprimierter, an den gesetzlichen Vorschriften orientierter Jahresabschluss aufgestellt, der eine schnelle und zutreffende Übersicht über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft ermöglicht und sich in erster Linie an die Eigentümer des Unternehmens sowie an die Finanzbehörden und außenstehende Dritte, zum Beispiel Gläubiger, wendet (Rechenschaftslegung).

Durch geeignete Informationsaufbereitung können zusätzlich noch die Wirtschaftlichkeit sowie die Aufrechterhaltung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit des Unternehmens überwacht und sichergestellt werden (Kontrollausübung).

Möglichkeiten zur Disposition ergeben sich insofern, als das Zahlenmaterial des Rechnungswesens auch Grundlage für unternehmerische Planungen und betriebswirtschaftlich relevante Entscheidungen sein kann (zum Beispiel für zukünftige Investitionsvorhaben, Auf- oder Ausbau einer neuen Produktpalette).

Die Buchführung liefert das ursprüngliche Zahlenmaterial für weitergehende individuelle Berechnungen, beispielsweise in der Kosten- und Planungsrechnung, sowie für statistische Zwecke. Dafür ist es wichtig, dass sie das gesamte betriebliche Geschehen abbildet. Sie können sich sicherlich vorstellen, dass in einem Betrieb sehr viele verschiedenartige Arbeiten zu erledigen sind. Nicht nur der Einkauf von Rohstoffen oder Ersatzteilen, deren innerbetrieblicher Transport zum und vom Materiallager und die Weiterverarbeitung zu Fertigteilen mit anschließendem Verkauf müssen festgehalten und dokumentiert werden, sondern dazu kommen auch noch die Rechnungsschreibung, die Zahlungsüberwachung der Kundschaft sowie die Bezahlung der eigenen Lieferanten für die bezogenen Rohstoffe. Das ist nur ein kleiner Ausschnitt der täglich wiederkehrenden Vorfälle in einem Unternehmen.

Der Buchführung kommt in diesem Zusammenhang die besondere Aufgabe zu, sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah, vollständig und geordnet zu erfassen und aufzuzeichnen, um jederzeit Auskunft über die derzeitige Vermögens-, Finanz- und Ertragslage geben zu können. Die Erfassung und Aufzeichnung müssen allerdings in einer Art und Weise erfolgen, dass sich ein fachkundiger Dritter in angemessener Zeit darin zurechtfindet. Damit diese Voraussetzung erfüllt ist, werden an die Buchführung bestimmte Voraussetzungen geknüpft, die im Laufe dieses Buches noch näher besprochen werden.

Als Hauptaufgaben der Buchführung kann man bezeichnen:

jederzeitige Feststellung des Vermögensstandes,

vollständige und geordnete Erfassung aller relevanten Belege,

Darstellung der Veränderung hinsichtlich der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage,

Ermittlung des zutreffenden Gewinns und Grundlage für die Gewinnverteilung,

Grundlage für die an das Finanzamt abzuführenden Steuern,

Beweiskraft bei Rechtsstreitigkeit mit Lieferanten, Kunden, Banken, Finanzamt und so weiter.

Zusammenfassung

Die Buchführung muss laufend erstellt werden; sie ist damit keine Zeitpunkt-, sondern eine Zeitabschnittsrechnung. Ihr kommt die Aufgabe zu, sowohl die Mittelherkunft (Eigen- oder Fremdkapital) als auch die Mittelverwendung (Anlage- oder Umlaufvermögen) fortlaufend und systematisch zu verzeichnen. Zu diesem Zweck müssen in der Buchführung alle wirtschaftlichen Vorgänge, die in irgendeiner Weise das Vermögen und Kapital des Unternehmens betreffen, zahlenmäßig festgehalten werden. Das sind nicht nur interne Geschäftsvorfälle (zum Beispiel Verbrauch von im Warenlager befindlichen Rohstoffen in der Fertigung), sondern auch solche, die ein Unternehmen mit der Außenwelt (zum Beispiel Kunden und Lieferanten, Banken, Finanzamt) vornimmt. Die Buchführung bildet mit ihrem Zahlenwerk die Grundlage für die am Geschäftsjahresende aufzustellende Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (G+V) und damit für die korrekte Ermittlung des Gewinns und der an das Finanzamt abzuführenden »gewinnabhängigen« Einkommensteuer sowie der Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast beziehungsweise des Vorsteuerüberhangs.

Der Sinn einer jeden geschäftlichen Tätigkeit besteht in erster Linie darin, Gewinn zu erwirtschaften und sein Vermögen zu vermehren. Unter der Voraussetzung, dass der Gewinn (von wenigen Ausnahmen abgesehen) jeweils für ein Wirtschaftsjahr (in der Regel = Kalenderjahr) ermittelt wird, kann daraus folgender Gewinnbegriff abgeleitet werden:

Das Betriebsvermögen stellt dabei die Differenz zwischen dem Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) und den Schulden eines Unternehmens dar. In der Bilanz wird das Betriebsvermögen auch als Eigenkapital bezeichnet.

Der umgekehrte Fall ist natürlich auch denkbar. Sollte der Unterschiedsbetrag aus dem Betriebsvermögen zweier unterschiedlicher Jahre negativ sein, könnte man auf die Idee kommen, durch eine Privateinlage die weniger vorteilhafte Verlustsituation in eine Gewinnsituation umzumünzen. Da der Gewinn eines Wirtschaftsjahres aber nur durch die im Betrieb selbst erwirtschafteten Erträge und das dadurch geschaffene Vermögen beeinflusst sein darf, ist es für die Ermittlung des richtigen Gewinnausweises unbedingt erforderlich, die oben aufgestellte Gewinndefinition noch zu erweitern. Demnach gilt:

Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen, die während des Wirtschaftsjahres getätigt wurden.

Dabei sind Entnahmen alle Wertabgaben des Unternehmens für betriebsfremde Zwecke, also zum Beispiel Entnahmen von Gegenständen (Barabhebung), Nutzungen (mit dem Betriebs-Pkw wird auch privat gefahren) und Leistungen (während der Arbeitszeit wird die private Korrespondenz geführt). Einlagen können dagegen alle Wertabgaben eines Steuerpflichtigen an sein Unternehmen sein, zum Beispiel Einlagen von Gegenständen (Privateinlage), Nutzungseinlagen (betrieblich veranlasste Fahrt mit dem...