3. Leitfäden & Agenden

Produktivumfeld schaffen durch Einführung von einem Unternehmensharmonie-Leitfaden

Um ein sinnvolles und produktives Unternehmensumfeld zu erhalten, bedarf es der Einhaltung gewisser Spielregeln. Möchte man diese Grundregeln nun als Leitfaden verfassen, bietet es sich an, gezielte Gedanken in Richtung langfristige unternehmerische Wunsch-Zielerreichung zu machen und die Punkte des Leitfadens daran anzulehnen.

Natürlich muss ein Unternehmen individuell bewerten, welche Feinheiten die Einzelpunkte tragen sollen, dennoch lassen sich beispielhaft die folgenden Vorschläge für Leitfadenpunkte nennen:

• Jeder Mitarbeiter weiß, was sein Beitrag zur finalen Zielerreichung des Unternehmens ist.

• Jeder Mitarbeiter weiß, dass sein Beitrag ernstgenommen wird, fair bewertet wird und Anerkennung erhält.

• Jeder Mitarbeiter weiß, was der Beitrag jeder einzelner Abteilung ist und welches Ziel damit verfolgt wird.

• Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir in unserer systematischen Ausrichtung langfristige Ziele höher priorisieren, als kurzfristige Ziele.

• Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir nach kontinuierlicher Verbesserung in allen Bereichen des Unternehmens streben.

• Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter berücksichtigen.

• Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir wichtige Prozesse gemeinsam festlegen, diese aktiv leben, aber dennoch konstruktiv und kritisch hinterfragen.

• Jeder Mitarbeiter achtet die Kulturunterschiede in der Belegschaft und bekommt Respekt, weil er in der Lage ist, auch Respekt zu geben.

• Jeder Mitarbeiter weiß, dass wir Befugnisse vergeben und diese auch in der Konsequenz verändern können (Erweiterung, Veränderung, Verlagerung, Reduzierung).

• Jeder Mitarbeiter übernimmt aktiv Verantwortung für das Unternehmen und das Unternehmen übernimmt Verantwortung für jeden Mitarbeiter.

Akquise-Leitfaden für die Gewinnung neuer Kunden

Möchten auch Sie in ihrem Unternehmen ein zusätzliches neues aber auch gesundes Wachstum generieren? Dann betrachten Sie bitte hierfür für sich und auch für ihr Team den folgenden Leitfaden, welcher in Kürze erklärt, worauf man bei der Gewinnung von Neukunden achten sollte.

Checkliste und Leitfaden zur nachhaltigen Neukundengewinnung:

• (VERTRAUEN) Gewinnen Sie das nachhaltige und stetige Vertrauen ihrer Bestandskunden und der möglichen Neukunden.

• (KUNDENERREICHUNG) Holen Sie den Kunden inhaltlich ab und unterhalten Sie sich auf Augenhöhe.

• (AUTHENTIZITÄT) Bleiben Sie offen, echt und natürlich – Niemand mag Menschen, die einem nur nach der sog. Nase reden.

• (WERTSCHÄTZUNG) Auch in einer Neukundengewinnungsphase (ohne Umsätze) ist es wichtig, sehr wertschätzend und dankbar zu sein. Bedanken Sie sich für Austauschgespräche, für den konstruktiven Umgang und für die Zeit, die man sich für Sie nahm.

• (REFERENZEN) Bestandskunden sind wertvolle Referenzen, das Vertrauen ist bereits aufgebaut und kann als Referenz (nach Absprache) genannt werden.

• (PROFILPFLEGE) Um proaktiv gefunden werden zu können, sind aktive Onlinenetzwerke als Zusatz sinnvoll. Nutzen Sie Xing, Twitter, Facebook und Co.

• (STRATEGIE) Nutzen Sie alle Möglichkeiten, mit neuen Kontaktquellen in Dialog zu treten. Messen, Netzwerkkontakte, Veranstaltungen, Makler von Kontakten, Werbung in Fachmagazinen und ggf. auch Radiowerbung kann hier sehr hilfreich sein.

• (AUSDAUER) Bleiben Sie am Ball und pflegen Sie permanent den Kontakt zu allen Kunden, Anfangserfolge können schnell verpuffen, wenn danach kein Service mehr geboten wird.

• (BENIMM) Ein Lächeln und höflicher Umgang kann im Kundenumgang der entscheidende Unterschied zwischen Ihrem Unternehmen und einem Marktbegleiter sein.

• (KUNDENBINDUNG) Pflegen Sie guten Kontakt zu ihren Ansprechpartnern bei Kunden, wissen Sie Besonderheiten ihrer Ansprechpartner (Geburtstag, Kinder, Urlaubsinteressen usw.), schreiben Sie diese auf, damit auch auf persönlicher Ebene eine vertretbare gute Bindung entstehen kann. Im Zweifelsfall wird dies dafür sorgen, dass Sie und Ihr Unternehmen nur sehr schwer gegen einen Marktbegleiter ausgetauscht werden können. Man wird i.d.R. versuchen, stets mit Ihnen konstruktiv und ehrlich umzugehen.

Verkörpern Sie bitte mit Ihren Produkten, Ihrer Firma, Ihrem Team, Ihrer Marke und Ihrer Persönlichkeit einen Mehrwert, den man als Kunden nicht missen wollen mag.

Interne Effizienzstrategie für Mitarbeiter in der Verwaltung einführen

Um Arbeitszeit und Arbeitskraft perfekt im Unternehmen einsetzen zu können, bedarf es einer gewissen Strategie. Diese Art „Roadmap“ sollte offen kommuniziert werden und auch bei der kompletten Belegschaft bekannt sein. Insofern bietet es sich an, einen Leitfaden zur Effizienzoptimierung vorerst im eigenen Unternehmen ausführlich zu überdenken und in einzelnen Leitpunkten anschließend gezielt auszuformulieren.

Gerade in Zeiten von höchster Belastung durch eine z.B. überdurchschnittliche Auftragsauslastung oder, durch einen hohen Urlaubs- und/oder Krankenstand kann dieser Effizienzleitfaden für eine transparente Vorgehensweise sorgen und dabei helfen, bestmöglich den Tag in einer Verwaltungstätigkeit zu nutzen.

Ein beispielhafter „Effizienzstrategieplan für Mitarbeiter“ könnte folgende Punkte enthalten:

• Wir nutzen die vorhandene Technik bestmöglich, um viele Arbeitsschritte automatisieren zu können (Planungssoftware, E-Mail-Automatisierungen, Visualisierungssoftware etc.).

• Wir nutzen bei klärungsintensiven Dialogen das Telefon anstelle der E-Mail (die direkte tel. Kommunikation kann weniger Interpretationsanfällig sein und auch schneller zur Lösung führen).

• Wir ordnen unseren Schreibtisch, damit eine Struktur für uns und für Dritte erkenntlich ist (Struktur schafft Ordnung, Ordnung schafft Effizienz und reduziert Fehlerquoten).

• Wir bitten bei Leistungsspitzen um Hilfe bei Kollegen (alles selbst zu machen ist nicht immer der effizienteste Weg und der Austausch stärkt die Gruppendynamik im Team).

• Wir priorisieren Aufgaben nach Wichtigkeit und arbeiten danach ab (Unwichtiges hat länger Zeit, wichtiges bitte direkt erledigen).

• Wir schaffen Klarheit bei Unklarheiten (wir sind offen und fragen, wenn uns Dinge unklar sind, denn wir haben ein gemeinsames Ziel: Zeitnahes und korrektes Arbeiten).

• Wir mögen fortschrittliche Technik, aber legen Wert auf eine gute allgemeine Erprobungsphase (etwas Neuartiges muss funktionieren und somit auch ausführlich getestet werden).

• Wir arbeiten mit Mustern, Checklisten und auch Vorlagen (Strukturhelfer mit Reminderfunktion).

• Wir arbeiten mit einem generellen Plan (wiederkehrende Aufgaben werden im Vorfeld für eine gewisse Tageszeit fest eingeplant und finden somit auch stetig Berücksichtigung).

• Wir arbeiten stets verbindlich und leben Pünktlichkeit („Ein Mann ein Wort“).

• Wir arbeiten mit einem internen und externen Expertennetzwerk (diverse Expertenmeinungen helfen uns, einen generellen und breiten Fachblick für spezielle Themen zu erhalten).

Natürlich kann im Einzelfall auch dieser Plan noch breiter gewählt werden oder speziellere Punkte finden, jedoch dürfte hierdurch aufgezeigt worden sein, wie man beispielhaft wichtige Punkte dieser Art definieren könnte.

Probleme strukturiert und lösungsorientiert angehen

Ursachen für Probleme im betrieblichen Ablauf werden meistens unzureichend gelöst, es werden nur die Auswirkungen beim gerade aufgetretenen Fall gelindert. Das gilt für Probleme in der Produktion wie in kaufmännischen Bereichen.

Hier wird eine Menge Geld in Unternehmen „verbrannt“, denn jedes erneute Auftreten des Problems bindet Ressourcen und blockiert möglicherweise die Produktion. Daher sollte man sich mit einem Problem, das wahrscheinlich wieder auftreten wird, mit den folgenden Schritten aufmerksam und mit der gebotenen Priorität auseinandersetzen:

• Feststellung IST-Zustand (Auftreten, Tragweite, Auswirkungen)

• Zieldefinition (messbar)

• Lösungssuche (z.B. durch Brainstorming im Team)

• Bewertung der Lösungen

• Auswahl der präferierten Lösung (oder Empfehlung an Entscheider)

• Anwendung der ausgewählten Lösung

• Erfolgskontrolle (im positiven Fall Dokumentation der Problemlösung, im negativen Fall erneute Schleife des...