3. Das zweite Treffen: Verhandlungsführung und Selbstmanagement

Leitfaden für die Vorbereitung auf Verhandlungen

»Na, wie geht es Ihnen?«, begrüßte Herr Konrad den jungen Mann.

»Danke, gut! Ich habe meinen Kollegen von unserem Treffen erzählt. Durchweg alle waren begeistert.«

»Und wie nahm Ihr Einkaufsleiter das auf?«

»Ganz gut. Sicher war er zunächst etwas erstaunt, dass ich mir Informationen von anderer Stelle holte. Doch nachdem ich ihm mehr Details erzählte, erkannte er den Wert für mich und unser Unternehmen. Er gab mir sogar für heute frei. Allerdings unter der Bedingung, dass ich ihm eine Kopie meiner Notizen gebe.«

»Das ist gut. Wir beide haben keine Geheimnisse. Sie können gerne Ihre Notizen an interessierte Kollegen und Ihren Chef weiterreichen.« Nachdem Herr Leopold noch eine Weile von seinen Erfahrungen mit der Umsetzung erster Verbesserungsmaßnahmen berichtet hatte, wendeten sich die beiden dem neuen Thema zu.

Definieren Sie Ihr Verhandlungsziel!

»Erzählen Sie mir, junger Mann, wie Sie sich auf eine Verhandlung vorbereiten. Stellen wir uns vor, Sie hätten für nächste Woche einen Termin mit einem Ihrer Hauptlieferanten ausgemacht. Thema ist die jährliche Preisverhandlungsrunde.«

Ohne lange zu überlegen, antwortete Herr Leopold: »Zunächst sammle ich alle Informationen über die Geschäftsbeziehung mit diesem Lieferanten: Umsatzentwicklung, Preisentwicklung, Qualitäts- und Lieferprobleme. Außerdem versuche ich, Wettbewerbsangebote einzuholen.«

»Sehr gut«, lobte Herr Konrad. »Hier noch einmal eine Zusammenfassung der fachlichen Vorbereitung:

Herr Konrad fuhr fort: »Was ist noch wichtig in der Vorbereitung auf die Verhandlung?«

»Ich mache mir Gedanken, mit welchen Argumenten ich die Einwände des Lieferanten entkräften kann.«

»Ja, das auch, doch was steht an erster Stelle nach der fachlichen Vorbereitung?« Herr Konrad ließ nicht locker. »Sie müssen sich ein Ziel setzen! Denn nur wenn Sie ein konkretes Ziel haben, werden Sie das Optimum erreichen können. Solange Sie ohne Ziel in die Verhandlung gehen, nach dem Motto ›Mal schauen, ich versuche, das Beste herauszuholen‹, wird die Verhandlung ziellos verlaufen.

Der Einkaufsleiter ging zum Flipchart und zeichnete folgendes Bild an die Tafel (vgl. Abbildung 22).

Abbildung 22: Setzen Sie sich ein Ziel, bevor Sie starten!

Herr Konrad erklärte: »Es gibt einen alten Spruch, und der lautet:

›Der Weg ist das Ziel‹, doch ich ergänze: ›Zuerst muss ich ein Ziel haben, damit ich weiß, wo mich mein Weg hinführt.‹

Es ist wie ein Kapitän auf einem Schiff: Zuerst muss er wissen, wohin er fährt, dann leitet er die notwendigen Schritte ein und legt den Kurs fest.

Also bestimmen auch Sie zuerst das Ziel der Verhandlung, ehe Sie den Kurs festlegen. Was sind denn typische Einkaufsziele?«

Der junge Mann überlegte kurz und meinte dann: »Typische Ziele für die Verhandlung könnten sein: eine Preisreduzierung, eine Verbesserung der Konditionen oder auch die Verbesserung des Lieferservices.«

»Genau. Und jetzt ist es wichtig, dass Sie Ihre Ziele richtig formulieren. Es gilt, folgende Grundsätze zu beachten:

Ein Ziel soll…

Wenn Sie sich ein Ziel setzen, sollte das dann möglichst einfach zu erreichen sein?«, fragte der Einkaufsleiter.

»Nein, das wäre ja langweilig.«

»Das sehe ich genauso. Damit das Ziel eine echte Herausforderung darstellt, sollten Sie es so hoch ansetzen, dass es gerade noch erreichbar ist. Auf der anderen Seite darf das Ziel nicht zu hoch gesteckt sein, ansonsten werden Sie permanent enttäuscht, wenn Sie es nicht erreichen. Sie sollten für sich selbst das Optimum finden.

Nehmen wir das Beispiel einer Preisreduzierung. Stellen Sie sich einmal den Lieferanten vor, der als Nächstes zu Ihnen kommt. Was könnten Sie sich zutrauen, bei ihm zu erreichen?«

Herr Leopold versank für einen Moment in seinen Gedanken und suchte nach einem bevorstehenden Gespräch. Plötzlich meinte er siegessicher: »Das ist kein einfacher Zeitgenosse, der in zwei Wochen kommt. Trotzdem kann ich mir bei ihm für diese Jahresrunde eine Preisreduzierung von 2 Prozent durchaus vorstellen.«

»Können Sie sich vorstellen, mehr als 2 Prozent zu erreichen?«, fragte Herr Konrad. Ohne ihm die Möglichkeit einer Antwort zu geben, forderte er den jungen Mann auf: »Stehen Sie auf. Ich möchte Ihnen etwas zeigen.«

Herr Leopold stand etwas verwundert von seinem Stuhl auf. Der Einkaufsleiter kam auf ihn zu und sagte: »Stellen Sie sich jetzt mit beiden Füßen fest auf den Boden. Strecken Sie Ihren rechten Arm und den rechten Zeigefinger vor sich aus. Drehen Sie sich jetzt nur mit dem Oberkörper nach links, so weit Sie können, ohne die Füße mitzudrehen. Wenn es nicht mehr weiter geht und ein unangenehmes Gefühl in der Hüfte entsteht, merken Sie sich den Punkt an der Wand, da, wo Ihr Zeigefinger hindeutet. Nun suchen Sie sich eine neue Stelle circa einen Meter weiter links.«

Der junge Mann führte die Übung aus, wie ihm gesagt wurde.

»Jetzt können Sie sich wieder zurückdrehen und den Arm herunternehmen. Schließen Sie jetzt die Augen. Stellen Sie sich vor, Sie sehen in Ihrer Fantasie die Stelle an der Wand, wo soeben Ihr Finger hingezeigt hat. Sehen Sie die Stelle?«

»Ja.«

»Stellen Sie sich nun vor, dass Ihr Finger auf die neue Stelle zeigt, die sich weiter links befindet. Haben Sie sie?«

Herr Leopold nickte.

»Strecken Sie jetzt, bei geschlossenen Augen, wieder den rechten Arm und den Zeigefinger aus und drehen Sie sich nach links, so weit Sie können. Wenn Sie am Ende angekommen sind, öffnen Sie Ihre Augen und schauen einmal, wo Ihr Zeigefinger jetzt hinzeigt.«

Der junge Mann führte den zweiten Teil der Übung aus. Als er sich bis zum Schmerzpunkt nach links gedreht hatte, öffnete er die Augen und war sprachlos. Sein Zeigefinger deutete auf eine Stelle an der Wand, die mindestens 50 Zentimeter hinter der alten Stelle lag! »Das gibt es doch nicht!«, rief er aufgeregt.

Herr Konrad lachte und klärte den jungen Mann auf. »Das, was Sie soeben gemacht haben, nennt man die ›ideomotorische Bewegung‹ nach Pawlow. Es wurde festgestellt, dass das, was wir uns vorstellen, in unserem Unterbewusstsein abgespeichert wird. Komme ich dann später ins Handeln, versucht mein Körper, das Abgespeicherte unbewusst umzusetzen.«

»Ich bin sprachlos«, sagte Herr Leopold, der immer noch beeindruckt von dieser Erkenntnis war.

»Was will Ihnen diese Übung sagen?«, erklärte der Einkaufsleiter. »Es bedeutet, dass Sie in Ihrem Leben mehr erreichen können, als Sie bisher vielleicht gedacht haben.

Wenn Sie diese Erkenntnis auf Ihren Beruf als Einkäufer übertragen, dann könnten Sie Ihr Ziel nochmals überprüfen. Vielleicht trauen Sie sich jetzt mehr als 2 Prozent bei diesem Lieferanten zu.

Das zweite Kriterium für die Zielsetzung ist die richtige Formulierung. Damit Sie sich wirklich mit Ihrem Ziel identifizieren, sollten Sie darauf achten, dass es in der Gegenwart, positiv und konkret formuliert ist.

Anstatt ›Ich werde versuchen, die Preise um 2 Prozent zu reduzieren‹, sagen Sie besser:

›Ich reduziere die Preise um 2 Prozent‹, oder: ›Ich schaffe es, die Preise um 2 Prozent zu reduzieren‹. Das ist die Gegenwartsform. In Untersuchungen wurde festgestellt, dass bei dieser Formulierung die Motivation am größten ist.

Mit ›positiv‹ ist gemeint, dass Sie darauf achten, dass kein ›nicht‹ in der Formulierung vorkommt. Was damit gemeint ist, zeige ich Ihnen am besten anhand eines Beispiels: Stellen Sie sich jetzt bitte nicht vor, ich wiederhole: Bitte stellen Sie sich nicht vor, dass die Tür aufgeht, eine lila Kuh hereinkommt, um uns herumgeht und dann aus dem geöffneten Fenster fliegt. Haben Sie die Kuh jetzt nicht wahrgenommen?« Herr Leopold schmunzelte. Natürlich hatte er die Kuh wahrgenommen, obwohl der Einkaufsleiter ausdrücklich »nicht« gesagt hatte. »Verstehen Sie, was ich meine?«, fragte Herr Konrad und ergänzte: »Wenn Sie Ihr Ziel formulieren: ›Ich möchte nicht, dass der Lieferant eine Preiserhöhung durchsetzt‹, dann programmieren Sie Ihr Unbewusstes auf: ›Ich möchte, dass der Lieferant eine Preiserhöhung durchsetzt.‹ Denn für das Unterbewusstsein gibt es kein ›nicht‹. Also achten Sie auf eine positive Formulierung.«

Herr Leopold fing plötzlich zu lachen an und sagte: »Jetzt verstehe ich, warum der Kundendienst für unser neues Kopiergerät bereits zwei Tage nach der Installation wieder kommen musste. Der Mann, der das Gerät lieferte, erklärte vor einem Teil der...