Textprobe: Kapitel 2.2, Übersetzungsgerechtes Schreiben und Formatieren: Die Kosten für eine Übersetzung lassen sich bereits bei der Erstellung des zu übersetzenden Textes beeinflussen. Es lassen sich Einsparungen erzielen, indem man den Ausgangstext im Hinblick auf die Arbeitsweise von TMS (siehe Kap.2.6) erstellt und dadurch die Berechnungsgrundlage des Textpreises beeinflusst. Darüber hinaus wird die Zeit reduziert, die man aufwenden muss um den Übersetzer bei Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Beim Übersetzungsgerechten Schreiben könnte man auch von der Verwendung einer'Kontrollierten Sprache' sprechen. Ein Beispiel für Kontrollierte Sprachen ist 'Simplified English'. Darin werden neben den terminologischen Fachausdrücken auch Vokabular, Stil, Grammatik und Satzbau vorgegeben. Kontrollierte Sprachen sind eine Vereinfachung und Standardisierung natürlicher Sprachen was die Verständlichkeit verbessert und dadurch die Übersetzbarkeit erleichtert [vgl. VDMA07:13]. Im Folgenden werden Möglichkeiten des Schreibens und Formatierens genannt, die später schneller zu einem zufriedenstellenden Resultat bei der Übersetzung führen und dadurch Kosten reduzieren. 2.2.1, Satzbau: Der Verfasser eines Textes sollte sachlich schreiben und einfache, kurze Sätze bilden. Diese sind leichter übersetzbar als verschachtelte Satzkonstruktionen (vgl.[w4]). Satzstrukturen sollten, der Satzfunktion entsprechend, möglichst identisch aufgebaut sein. So sollten z.B. Handlungsanweisungen stets mit ähnlicher Satz- und Wortstellung geschrieben werden, damit diese als solche erkennbar sind. Rückbezüge über das Satzende hinaus sollten vermieden werden, da beim Übersetzen mit einem TMS Satz für Satz übersetzt wird und der Zusammenhang zwischen mehreren Sätzen manchmal umständlich nachvollziehbar ist und deshalb das Übersetzen erschwert wird. Ein Satz sollte nicht mehr als eine Handlungsaufforderung enthalten. 2.2.2, Sprachstil: Passive Satzkonstruktionen sollten vermieden werden, stattdessen sollte der Imperativ bevorzugt werden, dies verbessert die Verständlichkeit. Füllwörter sollten weitestgehend vermieden werden, da diese den Ausgangstext unnötig verlängern und dadurch die Übersetzungskosten erhöhen. Sätze sollten stets nach dem gleichen Schema gebildet werden, dies hat Auswirkungen auf die Übersetzungskosten, da bereits übersetzte Sätze wieder verwendet werden können. Neue Benennungen und Abkürzungen sollten erläutert werden, um dem Übersetzer das Verständnis zu erleichtern. Der Nominalstil sollte vermieden werden, da dieser die Verständlichkeit erschwert (vgl.[w4]). Unbestimmte Wörter wie 'verhältnismäßig', 'übermäßig', 'eigentlich' sind zu vermeiden [vgl. FH08]. 2.2.3, Terminologie: Die vorgegebene Terminologie sollte konsistent verwendet werden. Synonyme sollten nicht verwendet werden. Für jeden Term in der Ausgangssprache sollte es nach Möglichkeit nur einen entsprechenden Term in der Zielsprache geben. Dies spart Übersetzungskosten, da Wiederholungen bei TMS i.d.R. nicht berechnet werden. Die verwendete Terminologie sollte eindeutig sein um Fehlinterpretationen möglichst auszuschließen. Es empfiehlt sich insbesondere bei schwieriger Fachterminologie eine Erläuterung für den Übersetzer zu liefern, so dass sich Rückfragen erübrigen. 2.2.4, Formatierung: Sätze mit identischer Satzfunktion sollten auch identisch formatiert sein. Dabei sollten Wörter und Absätze nicht manuell formatiert werden sondern mit Hilfe von Formatvorlagen. Bei korrekt angewandter, template-basierter Formatierung der Ausgangstexte sind TMS in der Lage diese nach dem Import und der Bearbeitung mit nahezu identischer Formatierung zu exportieren. Darüber hinaus können TMS bei template-basierter Formatierung effizienter genutzt und damit Übersetzungskosten eingespart werden [vgl. VDMA07:13ff.]. Jede Formatvorlage sollte eine eindeutige Bezeichnung erhalten und idealerweise auch die Funktion des formatierten Segments ausdrücken (Warnung, Anweisung usw.). Dies kann für den Übersetzer hilfreich sein, da die Funktion des Segments die Übersetzung beeinflusst. Die Verwendung von Leerzeichen als Abstandshalter ist zu vermeiden, da Leerzeichen bei der Abrechnung häufig als Text gezählt werden, stattdessen sind unvermeidbare Leerstellen durch Tabstopps zu realisieren. Zeilenumbrüche durch Eingabe der Enter-Taste können zu zeitaufwendigen Umformatierungsarbeiten führen. Deshalb sollten Zeilenumbrüche alleine durch die Begrenzung des Textes durch den Textrahmen zustande kommen. Absätze sollten durch Absatzendemarken realisiert werden. Zu beachten ist, dass der Ausgangstext in den meisten Fällen eine andere Länge haben wird als der Zieltext. Übersetzt man einen deutschen Text ins Englische, benötigt der Zieltext i.d.R. 10% weniger Platz als der deutsche Ausgangstext, bei der Übersetzung des gleichen Textes ins Französische, benötigt der Zieltext i.d.R. 30% mehr Platz als der deutsche Ausgangstext. Aufgrund dieser Tatsache ist bei der Erstellung des Ausgangstextes darauf zu achten, dass genügend Platz für die Übersetzung vorhanden ist, sonst könnten umständliche Umformatierungen nötig sein [vgl. HHT02:371]. Bilder, Grafiken und Illustrationen sind sprachneutral zu gestalten, so lassen sich diese für jede Sprache verwenden und zusätzliche Anfertigungen vermeiden. Beschriftungen sollten ggf. außerhalb des Bildes mittels einer Legende angebracht werden [vgl. HHT02:373]. Wenn Sätze in Tabellen platziert sind, sollten diese nicht zerteilt werden, um sie etwa in der nächsten Zeile oder Spalte weiterzuführen. Solch eine Formatierung wird durch ein TMS nicht erkannt und die Sätze im TMS werden ggf. in falscher Reihenfolge angezeigt und deren Zusammengehörigkeit ist dann nur noch schwer rekonstruierbar. Um unnötige Umformatierungsarbeiten durch den Übersetzer zu vermeiden, sollte man nachfragen, mit welchen Dateiformaten gearbeitet wird und diese nach Bedarf selbst umwandeln [vgl. HHT02:371]. 2.2.5, Redaktionsleitfaden: Der Redaktionsleitfaden stellt ein firmenspezifisches Regelwerk für stilistische und terminologische Vorgaben und Richtlinien dar. Regeln bezüglich des Layouts, der Typografie und sprachliche Festlegungen sichern die Einheitlichkeit der Dokumente und auch ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen. Um mitarbeiterübergreifend die Umsetzung einheitlicher Formatierungen von Dokumenten zu gewährleisten und das angesammelte Wissen im Unternehmen zu verankern, ist es sinnvoll einen Redaktionsleitfaden zu erstellen. Dabei haben verschiedene Dokumente verschiedene Funktionen z.B. müssen in Betriebsanleitungen für interne Mitarbeiter, die über Fachwissen und -vokabular verfügen, standardisierte Benennungen nicht näher erläutert werden. Wohingegen Betriebsanleitungen die sich an Kunden mit unterschiedlichen Vorkenntnissen richten, ausführlich und allgemein verständlich formuliert sein müssen. Ein Kapitel im Redaktionsleitfaden sollte beschreiben wie Aktualisierungen umgesetzt werden sollen und welche Personengruppen im Unternehmen dafür verantwortlich sind [vgl. VDMA07:16ff.].