Dienstag: Woher kommt der Mist eigentlich?
Da stehen sie klar und deutlich auf dem Papier: die Bürokram-Probleme, die Sie gestern, am Montag, identifiziert haben. Das kann zum Beispiel so aussehen:
Meine persönlichen Zeitfresser
- Leuten hinterhertelefonieren, die schwer zu erreichen sind
- Teamsitzungen, die von Wichtigtuern als Bühne missbraucht werden und kein Ergebnis bringen
- cc-Mails
- Druckerpapier, das immer alle ist, wenn ich etwas drucken will
- Die ausgeleierten Ordner, bei denen die Unterlagen immer wieder aus der Klammer rutschen und neu sortiert werden müssen
- Auf ein Fünf-Minuten-Koordinationsgespräch, ohne das ich nicht vernünftig weiterarbeiten kann, einen halben Tag zu warten
- Die Geschäftsreise schnell mal eben selber buchen
- Fast eine Stunde damit zubringen, das Hotel mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis zu finden
Und darunter stehen die destruktiven Verhaltensmuster, die Sie dazu verleiten, immer wieder auf dieselben Zeitfresser hereinzufallen. Am Montag haben Sie sie kennen gelernt.
Sie brauchen mir nicht zu verraten, ob Sie bei sich eine Neigung zum Hansdampf-Syndrom, zur Rückversicherungsmanie oder zur Alles-sofort-erledigen-Falle entdeckt haben. Oder ob einer Ihrer Kollegen oder Ihr Chef solche Symptome zeigt und den daraus resultierenden Bürokram großzügig an Sie weiterverteilt, ohne dass Sie sich richtig dagegen wehren können. Ist ja Ihre Sache. Mein Job ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie diese Probleme ein für allemal loswerden. Dazu muss ich gar nicht so genau wissen, wie Ihr Problem im Einzelnen aussieht. Ich biete Ihnen keine Einzelfall-Lösung, sondern eine Methode, wie Sie für jedes Problem, wie auch immer es genau aussehen mag, die passende Lösung finden können.
Falls Sie denken, ich erkläre Ihnen jetzt lang und breit, wie Sie Ihre destruktiven Verhaltensmuster ablegen können: Nein, das habe ich nicht vor. Damit vergeude ich doch nicht meine und Ihre Zeit. Denn erstens verlieren diese Muster ohnehin an Macht über Sie, sobald Sie sich darüber im Klaren sind, worin sie bestehen und wie kontraproduktiv sie sind. Und zweitens ist sie loszuwerden noch nicht die Lösung Ihrer Bürokram-Probleme. Sondern es gibt Ihnen nur die Ausgangsbasis, die Sie brauchen, um Ihrem Bürokram endgültig an den Kragen zu gehen. Und ich meine endgültig! So, dass Ihre Zeitfresser keine Chance haben, sich wieder in Ihren Büroalltag zurück zu schleichen.
Zeitfresser, der: Parasitäre Unterart der Gattung Bürotätigkeit, die sich als produktiver Arbeitsablauf tarnt, im Gegensatz zu diesem aber keinerlei Nutzen bringt. Ebenso wie Kuckucke werden Zeitfresser in der Regel von außen ins Nest geschmuggelt. Anfangs klein und niedlich, wachsen sie stark und nehmen rasch jeden verfügbaren Raum ein. Ihre Wachstumsphase ist nie abgeschlossen – sobald sich irgendwo ein neuer Freiraum eröffnet, füllen sie ihn innerhalb weniger Tage aus. Charakteristisches Merkmal: aufdringliches Betteln um Aufmerksamkeit. |
Es hilft alles nichts, Sie müssen Ihre Zeitfresser radikal loswerden. Scheinlösungen, bei denen sich die Biester nach kurzer Zeit zurückmelden und noch einen ganzen Schwarm kleiner Zeitfresserchen mitbringen, hatten Sie schon genug. Ich auch.
Zum Beispiel habe ich mich in meiner Zeit als Verkäufer immer wieder darüber geärgert, dass ich meine Ansprechpartner telefonisch einfach nicht erreicht habe. Ich bekam nur die Sekretärin an den Hörer: „Herr Reinke ist zurzeit nicht am Platz / in einer Besprechung / auf Geschäftsreise / in Urlaub … ja, ich schreibe ihm eine Notiz und er wird Sie dann zurückrufen!“ Oder es ging gleich nur der Anrufbeantworter dran, dessen Ansage mir versprach, dass Herr Reinke mich zurückrufen würde, wenn ich meine Telefonnummer und mein Anliegen hinterließe. Tat er aber nicht. Also rief ich noch ein zweites, drittes, viertes Mal bei Herrn Reinke an, bis ich ihn endlich mal an die Strippe bekam. Aufgeben war nicht drin, es war schließlich mein Job, mit ihm zu verhandeln. Aber dieser ganze Zeitaufwand fürs Hinterhertelefonieren war äußerst frustrierend. Also machte ich Pläne, wie ich meine Trefferquote erhöhen könnte: Ich schickte meinen Ansprechpartnern vorab Mails mit Vorschlägen für einen Telefontermin. Gut gedacht, aber kaum einer antwortete darauf. Nach mehrmaligem Nachbohren und langem Hin und Her kam vielleicht bei der Hälfte der Zielpersonen ein Termin zustande. Wenn ich dann anrief, hörte ich oft doch nur das Besetztzeichen oder ein „Oh, tut mir leid, Herr Reinke ist leider immer noch in der Besprechung, die sollte eigentlich seit einer Viertelstunde beendet sein.“ Also war alles beim Alten.
Als nächstes versuchte ich es damit, die Leute auf dem Handy anzurufen. Damit erwischte ich sie zwar öfter. Und zwar beim Autofahren. In Geschäftsbesprechungen. Mit vollem Mund in ihrer Mittagspause. Beim Joggen. Während sie gerade ihrer Frau versprachen, dass sie in Zukunft mehr Zeit für die Familie aufbringen würden. Beim Fünf-Minuten-Powernapping. Sie können sich vorstellen, wie begeistert meine Geschäftspartner in diesen Situationen auf meinen Anruf reagierten.
Dann versuchte ich es mit extremen Arbeitszeiten: Ich war schon vor sieben Uhr im Büro und ließ die Telefonleitung heiß laufen in der Hoffnung, auf einen anderen Frühaufsteher zu stoßen. Mittags machte ich eine lange Pause und absolvierte dann nach 20 Uhr die nächste Telefonrunde auf der Suche nach den Spätarbeitern. Deren Meetings sollten bis dann ja hoffentlich beendet sein. Aber die Trefferquote war trotzdem ziemlich gering; außerdem reservierten sich die Früh- und Spätarbeiter die Randzeiten extra, um ein paar Stunden ohne Störung arbeiten zu können, und waren über das Telefonklingeln not amused.
Mein letzter Lösungsversuch war technischer Art: Power Dialling. Dabei werden automatisch zehn Telefonnummern gleichzeitig gewählt. Wenn die Leitung bei einer davon besetzt ist, versucht das System es bei der nächsten Nummer im Verzeichnis. Sobald irgendeiner der Anrufe durchkommt und am anderen Ende der Klingelton zu hören ist, werden die anderen Wahlversuche unterbrochen. Auf diese Weise sparte ich mir die Zeit fürs Neuwählen. Aber dass ich an einer Sekretärin oder einem Anrufbeantworter hängenblieb, passierte mir immer noch genauso oft wie vorher.
Alle Lösungsversuche liefen also ins Leere. Nichts besserte sich. Ich investierte viel Energie, scheiterte aber immer wieder an denselben Hürden. Bis mir irgendwann klarwurde: Ja, ich hatte verschiedene Lösungsmöglichkeiten gesucht, aber sie setzten alle an derselben Stelle an. Ich hatte also nur mehr vom Gleichen versucht. Sinnlos. Beim Zähneputzen erreichen Sie ja auch keine besseren Ergebnisse, nur weil Sie fester aufdrücken.
Der Knackpunkt war: Ich hatte gar nicht am eigentlichen Problem angesetzt. Sondern nur an seinem Symptom.
MOMENT MAL!
Oft halte ich im ersten Moment die Symptome eines Problems für das Problem selbst.
Darauf kam ich erst, als ich anfing, mich in die Situation meiner Ansprechpartner zu versetzen. Klar: Die werden dauernd angerufen von jemandem, der etwas von ihnen will. Geht mir ja auch so. Ich habe bis zu 20 Rückrufwünsche am Tag. Die klappere ich doch nicht alle ab, da wäre der Tag ja schon halb rum! Also überlege ich mir genau, wen davon ich anrufe. Das sind diejenigen, bei denen ich mir am meisten von dem Telefonat verspreche.
Das eigentliche Problem war also nicht, dass ich nie jemanden erreichte. Sondern dass meine Geschäftspartner sich vom Telefonat mit mir nicht viel versprachen. Sonst hätten sie sich die Zeit dafür genommen. Dabei war ich davon überzeugt, dass ich ihnen durchaus einiges zu bieten hatte. Ein Geschäft zum beiderseitigen Vorteil. Ich hatte das bisher nur viel zu spät, nämlich erst beim Verkaufsgespräch, rübergebracht.
Also habe ich meine Problemstellung umgedreht. Nicht: Wie erreiche ich meine Ansprechpartner? Sondern: Wie schaffe ich es, dass meine Ansprechpartner von mir erreicht werden wollen – unbedingt? So sehr, dass sie auch zurückrufen, wenn ich sie nicht erwische?
Das war eine ganz neue Angriffsschiene. Und auf einmal lag die Lösung auf der Hand: Ich muss mir vor dem ersten Anruf überlegen, was die Bedürfnisse meines Gesprächspartners sind und was ich dazu beitragen kann, sie zu erfüllen. Das muss ich ihnen dann verklickern. Damit ich dazu eine Chance bekomme, habe ich von da an vor jedem Anruf eine Mail geschickt, nicht mehr im Stil von: „Ich hätte gerne einen Termin, bitte bitte“, sondern im Stil von: „Ich habe da was für Sie, das Ihnen folgenden Vorteil bietet … Interesse?“ Und auf einmal habe ich Telefontermine bekommen, ja, ich wurde sogar angerufen!
Gut, ich gebe zu: Das war jetzt ein Spezialfall für Verkäufer. Aber auch in anderen Bereichen hilft es, mal von der anderen Seite an die Sache heranzugehen. Mit einer neuen Betrachtungsweise kommen Sie vielleicht vom Symptom zum eigentlichen Problem.
Wenn Sie zum Beispiel immer wieder Ihren Wochenplan nicht schaffen, dann können Sie als Problem identifizieren: Ich bekomme in meiner Arbeitszeit nicht genug gebacken. Dafür finden Sie Lösungen wie: Zeitmanagement lernen. Abends so lange bleiben, bis alles erledigt ist. Oder morgens früher aufstehen und als Erster im Büro sein, damit...
