1.2 BESTANDSAUFNAHME: WIE EFFEKTIV BIN ICH?
Effizient zu sein, heißt: "Die Dinge richtig zu tun". Das bedeutet aber noch lange nicht, effektiv zu sein. Denn Effektiv zu sein, heißt: "Die richtigen Dinge zu tun".
Formulare, Standards, Checklisten, Leitfäden und eine gute Ablage sorgen dafür, daß Sie und Ihre Mitarbeiter die Dinge richtig tun. Das ist auch gut und wichtig so. Denn jeder Fehler kostet Ärger, Zeit und Geld. Und je schneller und effizienter Arbeit erledigt wird, desto günstiger und wettbewerbsfähiger ist diese Leistung.
Aber immer wieder müssen wir feststellen, dass Leistungen erbracht werden, die der Kunde gar nicht bestellt hat. Dass eine zu hohe Qualität angeboten oder gar geliefert wird. Das sind häufig die Fälle, in denen der Unternehmer sagt: "Immer ist die Konkurrenz billiger, ich weiß gar nicht, wie die das machen." Und weiter: "Besonders schockiert mich, dass die Kunden anschließend auch noch zufrieden sind." In diesen Fällen kann der Unternehmer seinen Leistungsprozess immer effizienter gestalten - er wird nie konkurrenzfähig werden, weil er das falsche Ziel vor Augen hat.
Oder nehmen wir Peter K., selbstständiger Controller. Er hat seinen Arbeitstag, seine Ablage und seine Geschäftsprozesse zu 100 % durchorganisiert und dokumentiert. Er kann genau sagen, wie viel Zeit er für welche Aufgabe benötigt. Und er bastelt stundenlang an seinen Formularen und Standards, um die Erfassung und Bearbeitung noch mehr zu beschleunigen. Aber weil er zu wenig Zeit in die Akquise investiert, hat er keine Aufträge. Und die eingesparte Zeit bastelt er an der Optimierung seiner Prozesse.
Wenn er aber Aufträge hat, konzentriert er sich natürlich darauf, diese schnellstmöglich abzuarbeiten. Sehr effizient, also fast ohne Verwaltungszeiten. Aber, weil er seine Leistungen nach Aufwand abrechnet, im Ergebnis für ihn unbefriedigend. Denn diese Effizienz schlägt sich bei seinen Kunden in einer niedrigen Rechnung und damit bei Peter in einem relativ geringen Umsatz nieder.
Effektiver wäre es für Peter, wenn er sich in seinen "Leerlaufzeiten" auf die Akquise konzentrieren würde. Und wenn er für seine Leistung ein Abrechnungssystem entwickeln würde, welches auf Ergebnisorientierung basiert. Denn wer wesentlich schneller und effizienter arbeitet, wird bei einer Abrechnung auf Stundenbasis bestraft.
Oder schauen wir uns die Trainerin Maria F. an. Sie hat sich auf Führungskräfte konzentriert und gibt einerseits mehrtägige Führungskräfte-Trainings. Andererseits bietet sie auch Ausschnitte aus ihrem Training als Telefon-Konferenz-Schulung an. Sie hat sich zwei gute Telefonskripte erarbeitet und telefoniert konsequent zwei Vormitta-ge pro Woche ihre Interessentenliste ab. Montags für die mehrtägigen Trainings und mittwochs für die Telefon-Konferenz-Schulung.
Nur schade, dass sie nicht bemerkt, dass sie aus ihren montäglichen Aufträgen achtmal soviel Umsatz generiert wie aus den Telefonaten für die Telefon-Konferenz-Schulungen. Sie tut die Dinge richtig, aber eben nicht die richtigen Dinge.