Textprobe: Kapitel 3.2.3.3, Ressourcenplanung Nachdem Sie mit Hilfe des Projektstrukturplans die anfallenden Projektaufgaben abgeleitet, und anhand der Netzplantechnik deren Reihenfolge, also das Nach- und Nebeneinander der einzelnen Tätigkeiten im Projekt geklärt haben, ist es an der Zeit, sich über den Einsatz von materiellen, personellen, räumlichen und technischen Ressourcen Gedanken zu machen. Ressourcenplanung ist angesagt. Die pünktliche Bereitstellung dieser Ressourcen für die jeweilige Dauer der Arbeitspakete muss sichergestellt sein. Manche nennen diesen Teilplanungsbereich auch Kapazitätsplanung, da ja die bestehenden Kapazitäten dieser Ressourcen manchmal nicht ausreichen, und Sie sich dann Gedanken machen sollten, wie Sie diese Engpässe beheben wollen. Selbstverständlich wirkt sich das magische Dreieck auch auf die Ressourcenplanung aus, da natürlich auch die Einsatzmittel (= Ressourcen) den Spannungen dieser Triangel unterliegen. Um ein brauchbares Ergebnis (Leistung, Produkt) zu erarbeiten, benötigen Sie entsprechende Ressourcen wie Maschinen, Personal usw., die mitunter ganz schön in die Kosten gehen können. Auch die jederzeitige Verfügbarkeit einer Ressource ist ja nicht immer gegeben, ganz zu schweigen von den zeitlichen Zwängen, die beispielsweise aus dem Netzplan ersichtlich sind. Um Zeit und Kosten einigermaßen in den Griff zu kriegen, ist es angebracht, den Spielraum zwischen den frühesten und spätesten Zeiten der Aktivitäten so zu nutzen, dass die Ressourcen möglichst kostengünstig eingesetzt werden können. Wenn Sie beispielshalber kostenintensivere Überstunden beim Personaleinsatz umgehen können, dann tun Sie das natürlich auch. Wir müssen ja das Geld nicht zum Fenster rauswerfen, oder? Die Leute auf der Straße würden sich zwar freuen, oder wie sagt mein Bruder Willi immer so trefflich: 'Das Geld liegt auf der Straße, Du musst es nur hinschmeißen.' Bei begrenzten Ressourcen ist es manchmal sinnvoll, zuerst eine Ressourcenplanung vorzunehmen, und dann den Zeitplan darauf abzustimmen. Selbstredend wird so mancher Termin noch geändert werden, wenn sich dadurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielen lassen. Ziel der Ressourcenplanung ist es letztendlich, die für die Projektdurchführung benötigten Einsatzmittel so zu disponieren, dass die geforderte Leistung termingerecht und kostengünstig erbracht werden kann. Auf ein weiteres Problem bzw. einen Fehler, der in diesem Zusammenhang oft gemacht wird, möchte ich kurz eingehen. Wunderbar, wenn Sie es schaffen, die drei Ziele des Spannungsdreiecks während des Projekts im Zaum zu halten. Das Projekt ist zu Ende, Kosten und Zeit wurden eingehalten - Gratulation ganz nebenbei - und die Betroffenen, die User müssen jetzt mit Ihrem Produkt, Ihrer Lösung zurechtkommen. Aber kein Schwein ist mehr da zur Unterstützung der Nutzer des Projektergebnisses. Ja, die potenziellen Unterstützer hängen irgendwo in Thailand rum, vielleicht auf der Insel Koh Chang, und schlürfen im legendären 'Stone free' ihren Mai Tai. Wenn Sie also Ressourcen planen, sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, welche - insbesondere personellen - Ressourcen nach dem Projektende den Usern z.B. zu Schulungs- und Informationszwecken zur Verfügung stehen sollten. Wie schon erwähnt, geht es eben um den langfristigen Nutzen eines Projektes, auch wenn das Projekt schon 'vorbei' ist. Klar, die Hochzeit war super, jetzt wäre es noch ganz schön, wenn auch die Ehe einigermaßen hinhauen würde. Vielleicht sollte man dem Brautpaar zur Hochzeit einen Gutschein für ein Eheberatungsinstitut schenken, oder für härtere Fälle, die Telefonnummer von Don Corleone hinterlassen. (a) Grundlegendes: Wozu dient jetzt eine Ressourcenplanung? •Es sollen alle Ressourcen erfasst und im Blick behalten werden. •Knappe und freie Ressourcen werden schneller identifiziert. •Die Auslastung der Mitarbeiter wird besser kontrolliert, und so einer Überlastung bzw. Unterauslastung vorgebeugt. •Lücken und Überschneidungen werden besser erkannt. •Die Ziele des magischen Dreiecks werden durch eine durchdachte Einsatzmittelplanung besser erreicht. Bei unserer Einsatzmittelplanung - ja, so kann man diesen Tätigkeitsbereich auch nennen - geht es in erster Linie um die Fragen 'wer?' und 'womit?', also wer die Arbeitspakete mit welchen Hilfsmitteln bearbeiten soll. In zweiter Linie müssen wir uns aber auch darüber Gedanken machen 'wie viele' Einsatzgüter einer Ressourcenart 'in welcher Qualität' wir 'wann' 'für was' brauchen. Ohne W-Fragewörtchen wäre ich aufgeschmissen. Dank, Dank und immer wieder Dank an den Erfinder dieser glorreichen Wortschöpfungen! 'Für was' beantwortet uns der Projektstrukturplan mit seinen Arbeitspaketen, das 'wann' der Netzplan mit seinen frühesten und spätesten Zeiten, sowie die termingenaue Kalenderübersicht. Für die Einsatzmittelplanung ist es zunächst einmal sinnvoll, die verschiedenen Ressourcenarten voneinander abzugrenzen. (1) Ressourcenarten: Als Ressourcen können verschiedene Objekte wie Personal, Maschinen, Räumlichkeiten und Materialien bezeichnet werden, die in ausreichender Kapazität - sowohl in quantitativer als auch qualitativer Hinsicht - vorhanden sein sollten. Zu prüfen ist auch, ob diese Einsatzmittel selbst gestellt werden können, oder ob sie von außen über 'Lieferanten' bezogen werden müssen. Personalressourcen: Irgendjemand muss ja arbeiten, nicht wahr. Und da Sie als Projektleiter nicht alles selbst machen können, brauchen Sie eben ein Projektteam, dem Sie Projektaufgaben delegieren können. Einer meiner Freunde, der Hellwiesen Nobsi (Norbert), meinte einmal: 'Bläd derfst scho sei, oba delegiern muast kena' (= blöd darfst du schon sein, aber delegieren musst du können). Und der Nobsi ist immerhin Geschäftsführer eines größeren mittelständischen Unternehmens, und muss es ja wohl wissen! Ja, und wenn man das Delegieren gescheit drauf hat, dann wird's doch noch etwas mit dem Nachmittag am See, wo man dann die Seele und dergleichen baumeln lassen kann. Bei Personalressourcen ist besonders auf deren Verfügbarkeit zu achten, da Fehlzeiten wie Urlaubs- und Krankheitstage, sowie mangelnde Absprachen mit den Fachbereichen, erheblichen Einfluss auf den Projektverlauf haben können. Da das Personal beispielsweise im Falle einer Matrix-Projektorganisation der Projektleitung nicht disziplinarisch unterstellt ist, und es nur zu einem Teil seine Arbeitskraft in das Projekt einbringt, sollten sich Projektleitung und Fachbereichsleitung bezüglich des Personaleinsatzes - am besten schriftlich - abstimmen, damit es keinen Ärger gibt, und die Fachkräfte für ihren Projekteinsatz termingerecht zur Verfügung stehen. Wenn sich im Projekt terminlich etwas ändert, sollte das nicht nur im Projektteam besprochen werden, sondern auch den Fachbereichsleitungen mitgeteilt werden. Das verhindert Kummer und Sorgen. Das ist eh so eine Sache mit den Sorgen. Mein Tipp: Vergiss die Sorgen, wer sich nicht vor ihnen fürchtet, dem können sie auch nichts anhaben. Außerdem lassen Sorgen einen Menschen frühzeitig innerlich und äußerlich altern. Und wer hat schon gerne Sorgenfältchen? Also immer wenn Sorgen aufkommen, ist ein kleines Schläfchen angebracht. Muss ja nicht alleine sein. Don't worry, be happy! Jetzt stellen Sie sich noch vor, dass Mitarbeiter mehreren Projekten zugeteilt werden, und außerdem noch im Tagesgeschäft für die Fachabteilung arbeiten. Ja, da macht es absolut Sinn, einen individuellen Einsatzplan für jeden einzelnen Projektmitarbeiter aufzustellen, um ihn ja nicht zu überlasten, sonst kommt nur Mist dabei raus. Und außerdem ist Überlastung ja auch gesundheitsgefährdend, was aber manchen Managern in der Realität relativ egal zu sein scheint. Mein Tipp: Entsorgung solcher Manager! Vielleicht ergibt sich ja eine sinnvollere Tätigkeit für sie, wie beispielsweise 'Kopf als Zielscheibe für das Sahnekuchenwerfen auf dem Jahrmarkt'. Dann bekommt der Kopf wenigstens äußerlich etwas ab, wenn schon nichts drin ist!