Kapitel 4.3.2, Bestandsführungsprozesse: Im Rahmen der SEPA-Betrachtungen sind die Bestandsführungsprozesse von besonderer Bedeutung. Sie zeichnen sich durch regelmäßige und wiederkehrende Arbeitsabläufe aus und dienen der Bestandsverwaltung. Um die Auswirkungen der neuen Zahlungsverkehrsinstrumente auf die Geschäftsprozesse der FLR Versicherung AG zu analysieren, war es erforderlich, im ersten Schritt die Prozesse zu identifizieren, die von den Neugestaltungen betroffen sind. Aus der Vielzahl der Verwaltungstätigkeiten müssen folgende Bestandsführungsprozesse beachtet werden (siehe Abb. 6).Während sich die Eingriffe bei den Kapitalanlage- und Vertragsänderungsprozessen v.a. auf die Berücksichtigung der IBAN und BIC beschränken, erfordern die Buchhaltungsprozesse mehr Aufmerksamkeit. Dennoch dürfen die Abhängigkeiten und Zusammenhänge der drei Prozesse nicht außer Acht gelassen werden. Insbesondere die zeitliche Steuerung dieser Geschäftsprozesse spielt eine entscheidende Rolle, die Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat.Hervorzuheben sind die Unterprozesse Beitragsinkasso und Leistungsexkasso.Beitragsinkasso: Die FLR Versicherung AG führt stets zum Ersten eines Monats ein Hauptinkasso durch, in dem mehrere Millionen Euro an Versicherungsbeiträgen eingezogen werden. Aufgrund der gut automatisierten Prozesse ist es den Kunden möglich, noch bis 12 Uhr des Vortages Vertragsänderungen, wie z.B. Bankwechsel oder Vertragskündigung, bekanntzugeben. Längere Vorlaufzeiten müssen im jetzigen Verfahren nicht beachtet werden. Nach der Durchführung der vorbereitenden Tätigkeiten und Start des Zahllaufes müssen die Dateien mit den Inkassoinformationen bis 16 Uhr des Vortages vor dem Hauptinkasso bei der Hausbank vorliegen, um eine pünktliche Belastung auf den Kundenkonten sicherzustellen (siehe Abb. 7).Infolge der Einführung der SEPA-Mandate und Anwendung aufwendigerer Prüfverfahren der Inkassodateien bei den Banken, für mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr, sind zukünftig längere Vorlaufzeiten einzuplanen. Die Informationen zu den Erst- oder Einmaleinzügen müssen in Dateiform bereits fünf Bankarbeitstage vor dem Hauptinkasso bei der Hausbank eingereicht werden, bei Folgeeinzügen ist eine Vorlaufzeit von zwei Bankarbeitstagen angedacht.Diese Neuerung im Lastschriftverfahren erfordert eine Umgestaltung des Inkassoprozesses, denn Änderungswünsche des Kunden können nicht mehr so kurzfristig berücksichtigt werden wie bisher. Neben der zeitlichen Steuerung der Tätigkeiten sind auch die unterstützenden Systeme anzupassen. Statt bislang nur eine Bankdatei zu einem Stichtag für den Einzug zu erstellen, sind mit SEPA zwei Bankdateien zu verschiedenen Stichtagen erforderlich. Erschwerend kommt hinzu, dass die Informationen in der Bankdatei nicht mehr der gewohnten Aktualität entsprechen.Darüber hinaus muss der gesamte Ablauf nach dem Hauptinkasso überdacht werden. Momentan führt die FLR Versicherung AG jeweils in der Wochenmitte weitere Zwischeneinzüge durch. Im Anschluss daran erfolgt von Mittwoch bis Freitag ein Mahnverfahren. Zusätzlich zu den Beitragseinzügen im Eigengeschäft müssen in den definierten Zeiträumen ebenfalls die Einzüge für die Vertragspartner ausgeführt werden, bei denen das betrachtete Versicherungsunternehmen das Dienstleistungsgeschäft für fondsgebundene Lebens- und Rentenversicherungen übernommen hat.Unter dem Blickwinkel der nationalen Ausrichtung des Versicherers ist die Beibehaltung der Abläufe wünschenswert. Wenn in der Zukunft keine Entscheidung bezüglich einer Markterweiterung auf das europäische Ausland getroffen wird oder die Masse der Kunden grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge fordert, besteht keine Notwendigkeit das bewährte System umzustellen. Allerdings fordert die EU-Kommission langfristig die komplette Ablösung der nationalen Verfahren. Aus heutiger Sicht wurde kein Termin für eine endgültige Umstellung bekanntgegeben. Ferner können seitens der Banken die SEPA-Lastschriftinstrumente erst ab November 2009 angeboten werden. Bis dahin sollte das untersuchte Unternehmen Lösungen entwickelt haben, wie der Prozess des Beitragsinkassos umgestaltet werden kann, um den wichtigsten Weg zur Vereinnahmung der Versicherungsbeiträge nicht zu beeinträchtigen oder zum Erliegen zu bringen. Des Weiteren muss über neue Prozesse, z.B. Mandatsverwaltung, Erst-/ Einmaleinzüge und Folgeeinzüge, und dessen Einbindung in die Prozesslandschaft nachgedacht werden.Leistungsexkasso: Im Anschluss an die Beitragseinzüge, vor dem Start des Mahnverfahrens, werden die Leistungsauszahlungen an die Kunden vorgenommen. Aufgrund der nationalen Orientierung und unter Berücksichtigung steuerlicher Rahmenbedingungen überweist das Versicherungsunternehmen die Gelder aus Leistungsfällen nur auf deutsche Bankkonten der Kunden.Die Systematik der Abläufe eines Leistungsexkassos ist denen des Beitragsinkassos angelehnt, beinhaltet aber weitere Prüfkriterien, die eine sichere Auszahlung gewährleisten sollen.Für Überweisungen müssen im Projekt SEPA keine verlängerten Vorlaufzeiten wie bei den Lastschriften eingeplant werden. Bei der Neugestaltung der Prozesse ist zu prüfen, ob das Leistungsexkasso weiterhin nach dem Inkasso durchgeführt werden kann oder ob andere Alternativen möglicherweise Optimierungsansätze bieten. Dabei muss stets das Zusammenspiel mit den vor- und nachgelagerten Prozessen berücksichtigt werden.Die Daten aus dem In-/Exkassoprozess sowie die Überweisungseingänge der Kundenzahlungen, aber auch die Werte des Kapitalanlageprozesses spiegeln sich in den Kontoauszügen der FLR Versicherung AG wieder. Von Montag bis Freitag werden um 06:45 Uhr die Kontoauszüge für die Buchungen des vorangegangenen Bankarbeitstages elektronisch verarbeitet. Wegen der hohen technischen Abhängigkeit ergeben sich durch den SEPA vermehrt Anpassungen an der Software, der Prozess an sich wird bestehen bleiben. Dieses gilt auch für die nicht monatlich stattfindenden Unterprozesse Provisionszahlungen und Abführung der KESt (Kapitalertragsteuer). Darüber hinaus wurde festgestellt, dass generell das Meldewesen nach der Außenwirtschaftsverordnung für die Buchhaltungsprozesse zu überdenken ist, sofern die FLR Versicherung AG europäische Bankkonten der Kunden zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs zulässt. Ebenfalls muss der Zahlungsprozess zur Begleichung der Rechnungen des Versicherers überdacht und systemtechnisch unterstützt werden.