2 Externes Rechnungswesen
Lernziele
In diesem Kapitel lernen Sie, …
• was sich hinter dem Begriff des Externen Rechnungswesens verbirgt und wie es gegliedert ist.
• wozu das Externe Rechnungswesen verwendet wird und welche Aufgaben es erfüllt.
• welche Rechtsgrundlagen für das Externe Rechnungswesen wichtig sind.
Das Externe Rechnungswesen ist die historisch gesehen ältere Form der Rechnungslegung, die bereits im 4. Jahrtausend vor Christus in Ansätzen von den Sumerern praktiziert wurde. Das Rechnungswesen moderner Prägung kann bis auf die Fugger im 16. Jahrhundert zurückgeführt werden. Sie erstellten erstmals eine Bilanz. Mit dem Ausbau der Handelsbeziehungen, die insbesondere durch die Entwicklung der Hanse intensiviert wurden, war die Erfassung der Waren und der Geldströme anhand eines Rechnungswerkes unabdingbar. Aus dieser Zeit stammt unser heutiges Externes Rechnungswesen.
2.1 Begriff und Gliederung
Das Externe Rechnungswesen dient der Darstellung des Unternehmens im Außenverhältnis. Es soll den Kaufmann in die Lage versetzen, sämtliche Geschäftsfälle lückenlos aufzuzeichnen und alle Aktivitäten nachvollziehbar belegen zu können.
Im Gegensatz zum später noch zu besprechenden Internen Rechnungswesen unterliegen Aufbau und Ausgestaltung des Externen Rechnungswesens umfassenden gesetzlichen Vorgaben. Die Finanzbuchhaltung als Hauptteil des Externen Rechnungswesens ist ein sehr stark regelorientiertes Dokumentationssystem. Es gliedert sich primär in die Finanzbuchhaltung im engeren Sinne. Zu ihm gehören jedoch auch die Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung oder weitere spezielle Buchhaltungsformen.
Auch im Externen Rechnungswesen existieren typische Werkzeuge, um die Zwecke der Rechnungslegung sachgerecht erfüllen zu können.
Hierzu zählen unter anderem
• die einfache und doppelte Buchführung,
• die Darstellung auf Konten,
• die Erstellung des Inventars im Rahmen der Inventur,
• die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung oder
• der Anhang und der erläuternde Lagebericht.
Sämtliche Begriffe werden zu einem späteren Zeitpunkt eingehend erläutert!
2.2 Verwendung und Aufgaben
Die Aufgaben des Externen Rechnungswesens sind stark durch die Außendarstellung des Unternehmens geprägt.
Zu den primären Aufgaben gehören
1. die Aufzeichnung aller Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte,
2. die Feststellung des Vermögens- und Schuldenstands,
3. die Ermittlung des Unternehmenserfolgs.
4. die Grundlage für die Kalkulation der betrieblichen Leistung,
5. die Grundlage für innerbetriebliche Kontrollen und
6. die Grundlage zur Besteuerung des Unternehmens.
2.3 Rechtsgrundlagen
Wie bereits erwähnt, ist das Externe Rechnungswesen stark durch gesetzliche Bestimmungen reglementiert. Dies resultiert insbesondere aus seiner Aufgabe als Besteuerungsgrundlage. Hieraus folgend basiert es im Wesentlichen auf
1. dem Handelsgesetzbuch (HGB),
2. der Abgabenordnung (AO),
3. dem Einkommenssteuergesetz (EstG) und
4. eventuell begleitender Rechtsprechung.
Die wichtigste Rechtsgrundlage des Externen Rechnungswesens bildet das Handelsgesetzbuch.
Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen sein Handelsgeschäft und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.
Darüber hinaus bestimmt die Abgabenordnung als Norm zur Festlegung der Abgaben der Individuen und Unternehmen gegenüber dem Staat ergänzende bzw. weiterführende Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Teilweise werden hierbei die Vorgaben des Handelsgesetzbuches konkretisiert, teilweise werden die Vorgaben jedoch auch Vereinfachungsvorschriften unterworfen, sodass beispielsweise bestimmte Umsatz- und Gewinngrößen von der Erstellung eine Buchführung befreit sind. Zu nennen sind hier insbesondere die § 140 ff. der Abgabenordnung.
§ 140 AO bestimmt:
Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Ergänzend legt § 141 AO weiterführende Betragsgrenzen der Rechnungslegung fest:
(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb.
1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als 600 000 € im Kalenderjahr oder
2. (weggefallen)
3. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als 25.000 € oder
4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 € im Wirtschaftsjahr oder
5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 € im Kalenderjahr
gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt. Die §§ 238, 240, 241, 242 Abs. 1 und die §§243 bis 256 des Handelsgesetzbuchs gelten sinngemäß, sofern sich nicht aus den Steuergesetzen etwas anderes ergibt. Bei der Anwendung der Nummer 3 ist der Wirtschaftswert aller vom Land- und Forstwirt selbstbewirtschafteten Flächen maßgebend, unabhängig davon, ob sie in seinem Eigentum stehen oder nicht.
Für den Fall, dass Unternehmen oder Einzelpersonen steuerliche Regelungen beachten müssen, bildet das Einkommensteuergesetz eine weitere wesentliche Rechtsgrundlage des Externen Rechnungswesens. Es legt u. a. fest, wann ein Kaufmann einen Gewerbebetrieb betreibt.
Sollten die genannten gesetzlichen Grundlagen zur Konkretisierung des Externen Rechnungswesens nicht ausreichen oder sollten in der Praxis Zweifelsfragen entstehen, dient begleitende Rechtsprechung, wie in anderen Bereichen des täglichen Lebens auch, der Auslegung der vorgenannten Bestimmungen.
Reflexionsfragen
• Welchen Inhalten widmet sich das Externe Rechnungswesen und wie ist es aufgebaut?
• Welchen Zwecken dient das Externe Rechnungswesen und wer ist Empfänger der Informationen?
• Bitte nennen Sie die wesentlichen Rechtsgrundlagen des Externen Rechnungswesens und erläutern Sie diese kurz.
2.4 Kaufmannseigenschaft und Kaufmann
Lernziele
In diesem Kapitel lernen Sie …
• was ein Kaufmann und eine Kaufmannseigenschaft ist.
• warum ein Ist-Kaufmann immer Kaufmann ist, wenn er ein Grundhandelsgewerbe betreibt.
• welcher Kaufmann ein Kaufmann sein kann – aber nicht muss.
• warum man auch bei eBay-Verkäufen u.U. wie ein Kaufmann handeln muss.
• warum manche Kaufleute allein durch ihre Firma zum Kaufmann werden.
2.4.1 Ist-Kaufmann und Handelsgewerbe
§ 238 Abs. 1 HGB bestimmt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, den dort genannten Anforderungen [an die Rechnungslegung] gerecht zu werden. Die Klärung der sogenannten »Kaufmannseigenschaft« ist daher für die nachfolgende Betrachtung der Rechnungslegungsvorschriften von essenzieller Bedeutung.
§ 1 HGB bestimmt hierzu:
(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder...
