Inhaltsübersicht | 6 |
Inhaltsverzeichnis | 8 |
Abbildungsverzeichnis | 18 |
1 Einleitung | 21 |
1.1 Projektkommunikation als Erfolgs- und Misserfolgsfaktor | 24 |
1.1.1 Projektkommunikation in der Ratgeberliteratur | 28 |
1.1.2 Projektkommunikation in der Wissenschaft | 29 |
1.2 Forschungslücke und Forschungsfragen | 34 |
1) Welche Besonderheiten kennzeichnen die Kommunikation in Projektsystemen? | 34 |
2) Welche Funktionen übernimmt Kommunikation im Projektmanagement? | 35 |
2 Kommunikation und Projektmanagement: Ein systemischkonstruktivistischer Zugang | 38 |
2.1 Entwicklungsstand der Projektmanagementlehre | 38 |
2.1.1 Projekt- und Projektmanagementbegriff | 38 |
2.1.2 Perspektive der Betriebswirtschaftslehre und Theoriedefizit des Projektmanagements | 45 |
2.2 Systemtheorie und Konstruktivismus | 55 |
2.2.1 Nutzen des Systemansatzes | 60 |
2.2.2 Systembegriff | 64 |
2.2.3 Subsysteme und Multiplexität | 67 |
2.2.3.1 Technische und biologische Systeme | 68 |
2.2.3.2 Kognitiv autonome Systeme | 69 |
2.2.3.3 Soziale Systeme | 77 |
2.2.3.3.1 Soziales System nach Luhmann | 78 |
2.2.3.3.2 Soziales System nach Hejl | 86 |
2.2.4 Dualitäten in sozialen Systemen | 96 |
1) Dualität von Handeln und Struktur | 97 |
2) Dualität von Wirklichkeitskonstruktion und Wirklichkeitsordnung | 98 |
3) Dualität von Öffnung und Schließung | 98 |
4) Dualität von Differenzierung und Integration | 98 |
5) Dualität von Gliederung und Steuerung | 99 |
6) Dualität von Koppelung und Transformation | 99 |
7) Dualität von Entwicklung und Reproduktion | 99 |
2.2.4.1 Handeln und Struktur | 100 |
2.2.4.2 Wirklichkeitskonstruktion und Wirklichkeitsordnung | 109 |
2.2.4.3 Umweltbezug und Systembezug | 112 |
2.2.4.4 Differenzierung und Integration | 119 |
2.2.4.5 Gliederung und Steuerung | 124 |
2.2.4.6 Koppelung und Transformation | 130 |
2.2.4.7 Entwicklung und Reproduktion | 133 |
2.3 Systemische Projektmodelle | 140 |
2.3.1 Subsysteme | 141 |
2.3.2 Systemtypen | 145 |
2.3.3 Systemebenen | 148 |
2.3.4 Lebenszyklus und Phasen | 152 |
2.3.5 Wirkungsfelder | 162 |
2.3.6 Exkurs: Projekte als Prozessgeflecht | 165 |
2.3.7 Projekte im Grenzbereich der Systemtheorie | 167 |
2.3.7.1 Projekte als soziale Systeme im Ausnahmezustand | 167 |
2.3.7.2 Projekte als Mischungen aus Interaktions- und Organisationssystemen | 168 |
2.3.7.3 Projekte als soziale Konstruktionen | 169 |
2.3.8 Kritik am systemtheoretischen Ansatz | 170 |
2.4 Kommunikationsverständnis des Projektmanagements | 172 |
2.4.1 Informationsaustauschmodell und Derivate | 172 |
2.4.2 Konstruktivistisches Kommunikationsverständnis | 183 |
2.4.3 Mehrebenenmodell von Kommunikation, Verstehen und Kooperation | 191 |
Ebene 0 – Mediengebrauch | 193 |
Ebene 1 – Kommunikation | 193 |
Ebene 2 – Dialog | 194 |
Ebene 3 – Verständigung | 195 |
Ebene 4 – Einverständnis | 195 |
2.5 Besonderheiten der Projektkommunikation | 197 |
2.5.1 Projektbezug und Formen der Projektkommunikation | 197 |
2.5.1.1 Projektgrenzen: Interne, externe und öffentliche Projektkommunikation | 199 |
2.5.1.2 Regelungsgrad: Formale und informelle Projektkommunikation | 201 |
2.5.1.3 Anzahl der Beteiligten: one-to-one- und many-to-many-Projektkommunikation | 203 |
2.5.1.4 Richtung: Vertikale, horizontale und laterale Projektkommunikation | 203 |
2.5.1.5 Initiative: push- und pull-Projektkommunikation | 204 |
2.5.1.6 Formen und Medien der Projektkommunikation | 204 |
2.5.2 Besondere Herausforderungen der Projektkommunikation | 206 |
2.6 Dimensionen der Projektkommunikation | 211 |
2.6.1 Soziales System | 211 |
2.6.2 Mediale Infrastruktur | 212 |
2.6.3 Dynamik | 213 |
2.6.4 Themen und Anlässe | 214 |
2.6.5 Folgen | 216 |
2.6.6 Gestaltung | 218 |
2.6.7 Integration und Zusammenwirken der Dimensionen | 219 |
2.7 Zwischenfazit: Systemmodell von Projekten und Kommunikation | 220 |
2.7.1 Soziale Systemtheorie | 220 |
2.7.2 Projektsystem | 223 |
2.7.3 Kommunikationsverständnis | 226 |
2.7.4 Projektkommunikation | 228 |
3 Theoretischer Zugang zu Kommunikationsfunktionen in sozialen Systemen | 230 |
3.1 Funktionaler Ansatz in der Systemtheorie | 230 |
3.2 Konzept der Systemfunktionen | 239 |
3.2.1 Systemfunktionen in Projektsystemen | 239 |
3.2.1.1 Strukturation und Wirklichkeit | 245 |
3.2.1.2 Grenzsteuerung: Umweltbezug und Selbstbezug | 245 |
Wirklichkeit | 246 |
Strukturation | 247 |
3.2.1.3 Sinnstiftung: Differenzierung und Integration | 248 |
Wirklichkeit | 248 |
Strukturation | 249 |
3.2.1.4 Organisation: Gliederung und Steuerung | 249 |
Wirklichkeit | 250 |
Strukturation | 250 |
3.2.1.5 Metabolismus: Koppelung und Transformation | 251 |
Wirklichkeit | 252 |
Strukturation | 252 |
3.2.1.6 Evolution: Reproduktion und Entwicklung | 253 |
Wirklichkeit | 254 |
Strukturation | 254 |
3.2.1.7 Zusammenspiel der Systemfunktionen | 255 |
3.3 Funktionen von Kommunikation | 256 |
3.3.1 Basisfunktionen von Kommunikation | 256 |
3.3.2 Kommunikationsfunktionen von Unternehmen und Projekten im Vergleich | 262 |
3.3.3 Beitrag der Kommunikationsfunktionen zu den Systemfunktionen in Projekten | 271 |
3.3.3.1 Kommunikation auf der Ebene von Strukturation und Wirklichkeit | 271 |
3.3.3.2 Kommunikation und Grenzsteuerung | 272 |
3.3.3.2.1 Projektsystem | 272 |
3.3.3.2.2 Komponenten | 273 |
3.3.3.2.3 Umwelt | 273 |
3.3.3.3 Kommunikation und Sinnstiftung | 274 |
3.3.3.3.1 Projektsystem | 275 |
3.3.3.3.2 Umwelt | 277 |
3.3.3.3.3 Komponenten | 278 |
3.3.3.4 Kommunikation und Organisation | 279 |
3.3.3.4.1 Projektsystem | 279 |
3.3.3.4.2 Umwelt | 280 |
3.3.3.4.3 Komponenten | 281 |
3.3.3.5 Kommunikation und Metabolismus | 281 |
3.3.3.5.1 Projektsystem | 282 |
3.3.3.5.2 Umwelt | 283 |
3.3.3.5.3 Komponenten | 284 |
3.3.3.6 Kommunikation und Evolution | 284 |
3.3.3.6.1 Projektsystem | 284 |
3.3.3.6.2 Umwelt | 287 |
3.3.3.6.3 Komponenten | 287 |
3.3.3.7 Funktionen der Kommunikation in sozialen Systemen im Überblick | 289 |
4 Kommunikation und ihre Aufgabenfelder in Projekten: Eine Bestandsaufnahme auf Basis der Projektmanagementliteratur | 290 |
4.1 Analysedimensionen und Zugang zu Projektkommunikationsaufgaben | 290 |
4.1.1 Soziales System | 291 |
4.1.2 Mediale Infrastruktur | 292 |
4.1.3 Dynamik | 293 |
4.1.4 Themen und Anlässe | 294 |
4.1.5 Folgen | 295 |
4.1.6 Gestaltung | 295 |
4.2 Aufgabenfelder in Projekten | 296 |
4.3 Kommunikationsaufgaben in Projekten | 300 |
4.4 Kommunikationsaufgaben in der Startphase des Projekts | 303 |
4.4.1 Projektstartphase im Überblick | 303 |
4.4.2 Leistungserbringung in der Startphase | 308 |
4.4.2.1 Systemebene Projekt | 308 |
4.4.2.1.1 Problemlösungszyklus | 308 |
4.4.2.1.2 Analyse der Ausgangssituation | 310 |
4.4.2.1.3 Konkretisierung des Projektziels | 311 |
4.4.2.1.4 Gemeinsame Sprache und gemeinsames Projektverständnis | 315 |
4.4.2.2 Systemebene Umwelt | 317 |
4.4.2.2.1 Nutzenerwartungen aus Auftraggebersicht | 317 |
4.4.2.3 Systemebene Komponenten | 319 |
4.4.2.3.1 Individuelle Kompetenzen in der Teamzusammenstellung | 319 |
4.4.2.3.2 Gruppengröße und Heterogenität | 321 |
4.4.2.3.3 Akquise der Projektteammitglieder | 323 |
4.4.2.3.4 Qualifikation des Projektleiters | 324 |
4.4.3 Koordination in der Startphase | 326 |
4.4.3.1 Systemebene Projekt | 326 |
4.4.3.1.1 Projektdefinition als Referenz | 326 |
4.4.3.1.2 Projektplanung | 327 |
4.4.3.1.3 Risikomanagement | 330 |
4.4.3.1.4 Management der Projektkommunikation | 335 |
4.4.3.1.4.1 Integration der Projektkommunikation | 337 |
4.4.3.1.4.2 Planung der Projektkommunikation | 338 |
4.4.3.1.4.3 Kommunikationsbudget | 340 |
4.4.3.1.4.4 Organisation der Projektkommunikation | 343 |
4.4.3.1.4.5 Rollen der Projektmitglieder in der Projektkommunikation | 346 |
4.4.3.2 Systemebene Umwelt | 350 |
4.4.3.2.1 Projektvereinbarung und Vertragsgestaltung | 350 |
4.4.3.2.2 Öffentlicher Projektstart | 351 |
4.4.3.2.3 Management der Projektkommunikation | 352 |
4.4.3.2.3.1 Umfeldanalyse und Stakeholdermanagement | 352 |
1. Stakeholder identifizieren | 359 |
2. Erwartungen und Einflussmöglichkeiten bewerten | 360 |
3. Voraussagen zum Verhalten machen | 362 |
4. Maßnahmen planen | 363 |
4.4.3.2.3.2 Rollen der Stakeholder in der Projektkommunikation | 365 |
Projektauftraggeber: | 365 |
Lenkungsausschuss: | 367 |
Programmmanager: | 367 |
Projektportfoliomanager: | 367 |
Projektbüro: | 368 |
Linienmanager: | 368 |
Kunde: | 369 |
Lieferanten, Partner und externe Mitarbeiter: | 370 |
Mitarbeiter: | 370 |
Öffentlichkeit: | 370 |
4.4.3.3 Systemebene Komponenten | 370 |
4.4.3.3.1 Kommunikationsfähigkeiten | 370 |
4.4.3.3.2 Kommunikationsfertigkeiten | 374 |
Präsentation | 374 |
Moderation | 377 |
Gesprächsführung | 379 |
4.4.4 Kooperation in der Startphase | 382 |
4.4.4.1 Systemebene Projekt | 382 |
4.4.4.1.1 Teamentwicklung | 382 |
1. Forming (Orientierungsphase) | 390 |
2. Storming (Machtkampfphase) | 392 |
3. Norming (Organisationsphase) | 393 |
4. Performing (Produktivitätsphase) | 396 |
5. Adjourning (Auflösungsphase) | 396 |
4.4.4.1.2 Konfliktmanagement | 397 |
4.4.4.1.3 Projektkultur, Kommunikationskultur, Reflexion | 409 |
4.4.4.2 Systemebene Umwelt | 419 |
4.4.4.2.1 Unternehmenskultur und Projektkultur | 419 |
4.4.4.2.2 Kultur der Stakeholderkommunikation | 420 |
4.4.4.3 Systemebene Komponenten | 424 |
4.4.4.3.1 Persönliche Interessen, Verpflichtungen und Ziele | 424 |
4.4.4.3.2 Kommunikationskompetenz als Schlüsselkompetenz emotionaler Intelligenz | 425 |
4.4.4.3.3 Medienkompetenz und Medienauswahl | 427 |
4.4.4.3.4 Kommunikativität: Persönlichkeit und Kommunikationsstil | 428 |
4.4.5 Zentrale Kommunikationsinstrumente in der Startphase | 431 |
4.4.5.1 Projekt-kick-off | 431 |
4.4.5.2 Projektstartworkshop | 432 |
Schritt 1: Teilnehmer auf das Thema einstimmen | 434 |
Schritt 2: Orientierung ermöglichen | 436 |
Schritt 3: Themen bearbeiten | 437 |
Schritt 4: Gemeinsame Lösung finden | 437 |
Schritt 5: Maßnahmen planen | 438 |
Schritt 6: Workshop abschließen | 439 |
4.5 Kommunikationsaufgaben in der Umsetzungsphase des Projekts | 439 |
4.5.1 Umsetzungsphase im Überblick | 439 |
4.5.2 Leistungserbringung in der Umsetzungsphase | 441 |
4.5.2.1 Systemebene Projekt | 441 |
4.5.2.1.1 Kreativität und Lösungsentwicklung | 441 |
4.5.2.1.2 Meinungsbildung und Entscheidungsfindung in der Gruppe | 444 |
4.5.2.2 Systemebene Umwelt | 447 |
4.5.2.2.1 Fachliche Zusammenarbeit mit Lieferanten, Partnern, externen Mitarbeitern | 447 |
4.5.2.2.2 Ideenaustausch und Lernen aus anderen Projekten | 450 |
4.5.2.3 Systemebene Komponenten | 451 |
4.5.2.3.1 Individuelles Wissen und Know-how-Aufbau | 451 |
4.5.3 Koordination in der Umsetzungsphase | 451 |
4.5.3.1 Systemebene Projekt | 451 |
4.5.3.1.1 Kommunikation, Koordination und Kooperation in der Projektorganisation | 452 |
4.5.3.1.2 Koordinationsinstrumente | 457 |
4.5.3.1.3 Projektinterne Organisation | 460 |
4.5.3.1.4 Improvisation, Selbstorganisation und Agilität | 463 |
4.5.3.1.5 Abgrenzung und Selbststeuerung des Projektteams | 471 |
4.5.3.1.6 Projektsteuerung und Projektcontrolling | 475 |
4.5.3.1.7 Änderungsmanagement | 480 |
4.5.3.1.8 Management der Projektkommunikation | 481 |
4.5.3.1.8.1 Zusammenspiel von technischer und face-to-face-Kommunikation | 481 |
4.5.3.1.8.2 Medien-Mix und Integration der Instrumente | 489 |
4.5.3.1.8.3 Projektinformationswesen | 490 |
4.5.3.1.8.4 Dokumentation | 492 |
4.5.3.1.8.5 Projektmanagementinformationssystem | 494 |
4.5.3.1.8.6 Controlling der Projektkommunikation | 497 |
4.5.3.2 Systemebene Umwelt | 501 |
4.5.3.2.1 Projektorganisation in der Linienorganisation | 501 |
4.5.3.2.2 Management der Projektkommunikation | 506 |
4.5.3.2.2.1 Projektmarketing | 506 |
4.5.3.2.2.2 Berichterstattung | 513 |
4.5.3.3 Systemebene Komponenten | 516 |
4.5.3.3.1 Projektinterne Spezialisierung | 516 |
4.5.4 Kooperation in der Umsetzungsphase | 518 |
4.5.4.1 Systemebene Projekt | 518 |
4.5.4.1.1 Vertrauensaufbau im Projektteam | 518 |
4.5.4.1.2 Kooperation mit externen Mitarbeitern | 522 |
4.5.4.1.3 Führung | 524 |
4.5.4.1.4 Gruppenarbeit und Besprechungen | 528 |
4.5.4.1.5 Virtuelle Zusammenarbeit | 532 |
4.5.4.1.6 Veränderungen der Projektparameter | 543 |
4.5.4.2 Systemebene Umwelt | 545 |
4.5.4.2.1 Vertrauensaufbau zu Stakeholdern | 545 |
4.5.4.2.2 Netzwerk- und Beziehungspflege | 547 |
4.5.4.2.3 Verhandlung, Interessenausgleich | 550 |
1. Orientierungsphase | 555 |
2. Klärungsphase | 555 |
3. Veränderungsphase | 555 |
4. Abschlussphase | 555 |
4.5.4.2.4 Mikropolitik und Macht | 555 |
4.5.4.2.5 Selektive Kommunikation und Informationskontrolle | 563 |
4.5.4.2.6 Projektkrisen | 565 |
4.5.4.3 Systemebene Komponenten | 569 |
4.5.4.3.1 Motivation | 569 |
Bedürfnis nach materieller Existenzsicherung: | 573 |
Bedürfnis nach Gruppenzugehörigkeit: | 573 |
Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung: | 574 |
Bedürfnis nach Einflussnahme (Handlungsmächtigkeit): | 576 |
Bedürfnis nach persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten: | 577 |
Bedürfnis nach sinnerfülltem Tun: | 577 |
4.6 Kommunikationsaufgaben in der Abschlussphase des Projekts | 578 |
4.6.1 Abschlussphase im Überblick | 578 |
4.6.2 Leistungserbringung in der Abschlussphase | 582 |
4.6.2.1 Systemebene Projektsystem | 582 |
4.6.2.1.1 Wissensmanagement und Wissenssicherung | 582 |
4.6.2.2 Systemebene Umwelt | 589 |
4.6.2.2.1 Veränderungsprozesse und Widerstände | 589 |
4.6.2.3 Systemebene Komponenten | 600 |
4.6.2.3.1 Bewertung individueller Leistungen und Feedbackgespräche | 600 |
4.6.3 Koordination in der Abschlussphase | 602 |
4.6.3.1 Systemebene Projekt | 602 |
4.6.3.1.1 Projektabbruch | 602 |
4.6.3.1.2 Projektevaluation und Projektlernen | 605 |
4.6.3.1.3 Management der Projektkommunikation | 608 |
4.6.3.1.3.1 Abschluss der Projektkommunikation und Überführung in die Regelkommunikation | 608 |
4.6.3.1.3.2 Evaluation der Kommunikation und best practices | 609 |
4.6.3.2 Systemebene Umwelt | 612 |
4.6.3.2.1 Formale Projektübergabe und Abschlussbericht | 612 |
4.6.3.3 Systemebene Komponenten | 613 |
4.6.3.3.1 Anschlussperspektiven nach Projektende und Fortbildung | 613 |
4.6.3.3.2 Kommunikationsfähigkeiten in der Ausbildung und Zertifizierungzum Projektmanager | 614 |
4.6.4 Kooperation in der Abschlussphase | 617 |
4.6.4.1 Systemebene Projekt | 617 |
4.6.4.1.1 Auflösung des Teams | 617 |
4.6.4.2 Systemebene Umwelt | 618 |
4.6.4.2.1 Abschluss und Würdigung der Stakeholderbeziehungen | 618 |
4.6.4.2.2 Erfolgsmeldung | 619 |
4.6.4.3 Systemebene Komponenten | 621 |
4.6.4.3.1 Persönliche Zielerreichung und Erfolgswahrnehmung | 621 |
4.6.4.3.2 Soziale Fertigkeiten und Beziehungspotenziale | 622 |
5 Kommunikationsfunktionen in Projekten: Eine Bilanz | 625 |
5.1 Fremdorientierung | 625 |
5.1.1 Orientierungsangebote geben | 625 |
5.1.2 Sichtbarkeit schaffen | 627 |
5.1.3 Forderungen stellen | 628 |
5.1.4 Überzeugen | 628 |
5.1.5 Weisungen erteilen | 629 |
5.1.6 Politik betreiben, Macht einsetzen | 630 |
5.2 Selbstorientierung | 632 |
5.2.1 Orientierung erbitten | 632 |
5.2.2 Einflussnahme erkennen und abwehren | 632 |
5.2.3 Selbstbeobachtung und Selbstreflexion einleiten | 633 |
5.2.4 Fremdbeobachtung und Feedback nutzen | 634 |
5.3 Verständigung | 635 |
5.3.1 Perspektiven anderer übernehmen und Verstehen bestätigen | 636 |
5.3.2 Über Kommunikation kommunizieren | 637 |
5.3.3 Prozess der Verständigung steuern | 638 |
5.3.4 Komplexitätsproduktion und -reduktion vornehmen | 639 |
5.3.5 Erwartungen kennen lernen | 641 |
5.3.6 Meinungsbildungsprozess durchlaufen und Entscheidung treffen | 642 |
5.4 Wirklichkeitskonstruktion | 643 |
5.4.1 Gemeinsames Ziel formulieren | 644 |
5.4.2 Transfer, Vernetzung und Sicherung von Wissen ermöglichen | 645 |
5.4.3 Sich wechselseitig zu Problemlösung und Lernen stimulieren | 647 |
5.5 Koordination | 648 |
5.5.1 Fremdkoordination vornehmen durch Vorstrukturierung von Kommunikation | 648 |
5.5.2 Selbstkoordination vornehmen durch Kommunikation in Echtzeit | 650 |
5.5.3 Entscheidungen herbeiführen | 652 |
5.5.4 Verbindlichkeit von Entscheidungen sichern | 653 |
5.5.5 Einblick gewähren und Kontrolle ermöglichen | 654 |
5.5.6 Effizienz der Zusammenarbeit steigern | 656 |
5.6 Kooperation | 659 |
5.6.1 Eine Gemeinschaft bilden | 660 |
5.6.2 Verhalten disziplinieren | 663 |
5.6.3 Status, Identität und Individualität absichern | 664 |
5.6.4 Konflikte austragen | 665 |
5.6.5 Partizipation ermöglichen | 668 |
5.6.6 Motivation und Arbeitszufriedenheit erhalten und Sinnstiftung ermöglichen | 669 |
5.7 Konstitution | 672 |
5.7.1 Kooperative Arbeits- und Kommunikationskultur entwickeln | 672 |
5.7.2 Kommunikative Möglichkeiten durch Medien erweitern | 675 |
5.7.3 Kommunikationsfähigkeit entwickeln | 675 |
5.8 Zusammenfassung | 677 |
6 Fazit und Ausblick | 682 |
7 Danksagung | 684 |
8 Quellen | 686 |