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E-Book

Kommunikation im Projektmanagement

Aufgabenfelder und Funktionen der Projektkommunikation

AutorMatthias Freitag
VerlagSpringer VS
Erscheinungsjahr2016
Seitenanzahl719 Seiten
ISBN9783658133887
FormatPDF
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis59,99 EUR

Ausgehend von einem systemischen Projektmodell und einem konstruktivistischen Mehrebenenmodell von Kommunikation rekonstruiert Matthias Freitag insgesamt 34 Funktionen der Projektkommunikation. Der Autor konkretisiert den breiten, aber auch ambivalenten Einfluss der Kommunikation auf die Projektarbeit, sowohl auf der Ebene des Individuums und des Projektteams als auch in der Beziehung zu den Anspruchsgruppen. Dabei zeigt er, dass neben Projektsteuerung, Reporting und Dokumentation auch Leistungserbringung und Lernen, Teamentwicklung und Führung sowie die Beziehungsgestaltung zu Stakeholdern durch Projektmarketing und Politik in erster Linie Kommunikationsaufgaben sind. Neuere Entwicklungen wie das agile Projektmanagement und die virtuelle Zusammenarbeit unterstreichen diesen Einfluss noch.



Matthias Freitag studierte an der Universität Siegen und der Universitat Pompeu Fabra in Barcelona Medienwirtschaft. Er promovierte bei Prof. Dr. Gebhard Rusch an der Universität Siegen und arbeitet als IT-Marketing- und Projektmanager.

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Blick ins Buch
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsübersicht6
Inhaltsverzeichnis8
Abbildungsverzeichnis18
1 Einleitung21
1.1 Projektkommunikation als Erfolgs- und Misserfolgsfaktor24
1.1.1 Projektkommunikation in der Ratgeberliteratur28
1.1.2 Projektkommunikation in der Wissenschaft29
1.2 Forschungslücke und Forschungsfragen34
1) Welche Besonderheiten kennzeichnen die Kommunikation in Projektsystemen?34
2) Welche Funktionen übernimmt Kommunikation im Projektmanagement?35
2 Kommunikation und Projektmanagement: Ein systemischkonstruktivistischer Zugang38
2.1 Entwicklungsstand der Projektmanagementlehre38
2.1.1 Projekt- und Projektmanagementbegriff38
2.1.2 Perspektive der Betriebswirtschaftslehre und Theoriedefizit des Projektmanagements45
2.2 Systemtheorie und Konstruktivismus55
2.2.1 Nutzen des Systemansatzes60
2.2.2 Systembegriff64
2.2.3 Subsysteme und Multiplexität67
2.2.3.1 Technische und biologische Systeme68
2.2.3.2 Kognitiv autonome Systeme69
2.2.3.3 Soziale Systeme77
2.2.3.3.1 Soziales System nach Luhmann78
2.2.3.3.2 Soziales System nach Hejl86
2.2.4 Dualitäten in sozialen Systemen96
1) Dualität von Handeln und Struktur97
2) Dualität von Wirklichkeitskonstruktion und Wirklichkeitsordnung98
3) Dualität von Öffnung und Schließung98
4) Dualität von Differenzierung und Integration98
5) Dualität von Gliederung und Steuerung99
6) Dualität von Koppelung und Transformation99
7) Dualität von Entwicklung und Reproduktion99
2.2.4.1 Handeln und Struktur100
2.2.4.2 Wirklichkeitskonstruktion und Wirklichkeitsordnung109
2.2.4.3 Umweltbezug und Systembezug112
2.2.4.4 Differenzierung und Integration119
2.2.4.5 Gliederung und Steuerung124
2.2.4.6 Koppelung und Transformation130
2.2.4.7 Entwicklung und Reproduktion133
2.3 Systemische Projektmodelle140
2.3.1 Subsysteme141
2.3.2 Systemtypen145
2.3.3 Systemebenen148
2.3.4 Lebenszyklus und Phasen152
2.3.5 Wirkungsfelder162
2.3.6 Exkurs: Projekte als Prozessgeflecht165
2.3.7 Projekte im Grenzbereich der Systemtheorie167
2.3.7.1 Projekte als soziale Systeme im Ausnahmezustand167
2.3.7.2 Projekte als Mischungen aus Interaktions- und Organisationssystemen168
2.3.7.3 Projekte als soziale Konstruktionen169
2.3.8 Kritik am systemtheoretischen Ansatz170
2.4 Kommunikationsverständnis des Projektmanagements172
2.4.1 Informationsaustauschmodell und Derivate172
2.4.2 Konstruktivistisches Kommunikationsverständnis183
2.4.3 Mehrebenenmodell von Kommunikation, Verstehen und Kooperation191
Ebene 0 – Mediengebrauch193
Ebene 1 – Kommunikation193
Ebene 2 – Dialog194
Ebene 3 – Verständigung195
Ebene 4 – Einverständnis195
2.5 Besonderheiten der Projektkommunikation197
2.5.1 Projektbezug und Formen der Projektkommunikation197
2.5.1.1 Projektgrenzen: Interne, externe und öffentliche Projektkommunikation199
2.5.1.2 Regelungsgrad: Formale und informelle Projektkommunikation201
2.5.1.3 Anzahl der Beteiligten: one-to-one- und many-to-many-Projektkommunikation203
2.5.1.4 Richtung: Vertikale, horizontale und laterale Projektkommunikation203
2.5.1.5 Initiative: push- und pull-Projektkommunikation204
2.5.1.6 Formen und Medien der Projektkommunikation204
2.5.2 Besondere Herausforderungen der Projektkommunikation206
2.6 Dimensionen der Projektkommunikation211
2.6.1 Soziales System211
2.6.2 Mediale Infrastruktur212
2.6.3 Dynamik213
2.6.4 Themen und Anlässe214
2.6.5 Folgen216
2.6.6 Gestaltung218
2.6.7 Integration und Zusammenwirken der Dimensionen219
2.7 Zwischenfazit: Systemmodell von Projekten und Kommunikation220
2.7.1 Soziale Systemtheorie220
2.7.2 Projektsystem223
2.7.3 Kommunikationsverständnis226
2.7.4 Projektkommunikation228
3 Theoretischer Zugang zu Kommunikationsfunktionen in sozialen Systemen230
3.1 Funktionaler Ansatz in der Systemtheorie230
3.2 Konzept der Systemfunktionen239
3.2.1 Systemfunktionen in Projektsystemen239
3.2.1.1 Strukturation und Wirklichkeit245
3.2.1.2 Grenzsteuerung: Umweltbezug und Selbstbezug245
Wirklichkeit246
Strukturation247
3.2.1.3 Sinnstiftung: Differenzierung und Integration248
Wirklichkeit248
Strukturation249
3.2.1.4 Organisation: Gliederung und Steuerung249
Wirklichkeit250
Strukturation250
3.2.1.5 Metabolismus: Koppelung und Transformation251
Wirklichkeit252
Strukturation252
3.2.1.6 Evolution: Reproduktion und Entwicklung253
Wirklichkeit254
Strukturation254
3.2.1.7 Zusammenspiel der Systemfunktionen255
3.3 Funktionen von Kommunikation256
3.3.1 Basisfunktionen von Kommunikation256
3.3.2 Kommunikationsfunktionen von Unternehmen und Projekten im Vergleich262
3.3.3 Beitrag der Kommunikationsfunktionen zu den Systemfunktionen in Projekten271
3.3.3.1 Kommunikation auf der Ebene von Strukturation und Wirklichkeit271
3.3.3.2 Kommunikation und Grenzsteuerung272
3.3.3.2.1 Projektsystem272
3.3.3.2.2 Komponenten273
3.3.3.2.3 Umwelt273
3.3.3.3 Kommunikation und Sinnstiftung274
3.3.3.3.1 Projektsystem275
3.3.3.3.2 Umwelt277
3.3.3.3.3 Komponenten278
3.3.3.4 Kommunikation und Organisation279
3.3.3.4.1 Projektsystem279
3.3.3.4.2 Umwelt280
3.3.3.4.3 Komponenten281
3.3.3.5 Kommunikation und Metabolismus281
3.3.3.5.1 Projektsystem282
3.3.3.5.2 Umwelt283
3.3.3.5.3 Komponenten284
3.3.3.6 Kommunikation und Evolution284
3.3.3.6.1 Projektsystem284
3.3.3.6.2 Umwelt287
3.3.3.6.3 Komponenten287
3.3.3.7 Funktionen der Kommunikation in sozialen Systemen im Überblick289
4 Kommunikation und ihre Aufgabenfelder in Projekten: Eine Bestandsaufnahme auf Basis der Projektmanagementliteratur290
4.1 Analysedimensionen und Zugang zu Projektkommunikationsaufgaben290
4.1.1 Soziales System291
4.1.2 Mediale Infrastruktur292
4.1.3 Dynamik293
4.1.4 Themen und Anlässe294
4.1.5 Folgen295
4.1.6 Gestaltung295
4.2 Aufgabenfelder in Projekten296
4.3 Kommunikationsaufgaben in Projekten300
4.4 Kommunikationsaufgaben in der Startphase des Projekts303
4.4.1 Projektstartphase im Überblick303
4.4.2 Leistungserbringung in der Startphase308
4.4.2.1 Systemebene Projekt308
4.4.2.1.1 Problemlösungszyklus308
4.4.2.1.2 Analyse der Ausgangssituation310
4.4.2.1.3 Konkretisierung des Projektziels311
4.4.2.1.4 Gemeinsame Sprache und gemeinsames Projektverständnis315
4.4.2.2 Systemebene Umwelt317
4.4.2.2.1 Nutzenerwartungen aus Auftraggebersicht317
4.4.2.3 Systemebene Komponenten319
4.4.2.3.1 Individuelle Kompetenzen in der Teamzusammenstellung319
4.4.2.3.2 Gruppengröße und Heterogenität321
4.4.2.3.3 Akquise der Projektteammitglieder323
4.4.2.3.4 Qualifikation des Projektleiters324
4.4.3 Koordination in der Startphase326
4.4.3.1 Systemebene Projekt326
4.4.3.1.1 Projektdefinition als Referenz326
4.4.3.1.2 Projektplanung327
4.4.3.1.3 Risikomanagement330
4.4.3.1.4 Management der Projektkommunikation335
4.4.3.1.4.1 Integration der Projektkommunikation337
4.4.3.1.4.2 Planung der Projektkommunikation338
4.4.3.1.4.3 Kommunikationsbudget340
4.4.3.1.4.4 Organisation der Projektkommunikation343
4.4.3.1.4.5 Rollen der Projektmitglieder in der Projektkommunikation346
4.4.3.2 Systemebene Umwelt350
4.4.3.2.1 Projektvereinbarung und Vertragsgestaltung350
4.4.3.2.2 Öffentlicher Projektstart351
4.4.3.2.3 Management der Projektkommunikation352
4.4.3.2.3.1 Umfeldanalyse und Stakeholdermanagement352
1. Stakeholder identifizieren359
2. Erwartungen und Einflussmöglichkeiten bewerten360
3. Voraussagen zum Verhalten machen362
4. Maßnahmen planen363
4.4.3.2.3.2 Rollen der Stakeholder in der Projektkommunikation365
Projektauftraggeber:365
Lenkungsausschuss:367
Programmmanager:367
Projektportfoliomanager:367
Projektbüro:368
Linienmanager:368
Kunde:369
Lieferanten, Partner und externe Mitarbeiter:370
Mitarbeiter:370
Öffentlichkeit:370
4.4.3.3 Systemebene Komponenten370
4.4.3.3.1 Kommunikationsfähigkeiten370
4.4.3.3.2 Kommunikationsfertigkeiten374
Präsentation374
Moderation377
Gesprächsführung379
4.4.4 Kooperation in der Startphase382
4.4.4.1 Systemebene Projekt382
4.4.4.1.1 Teamentwicklung382
1. Forming (Orientierungsphase)390
2. Storming (Machtkampfphase)392
3. Norming (Organisationsphase)393
4. Performing (Produktivitätsphase)396
5. Adjourning (Auflösungsphase)396
4.4.4.1.2 Konfliktmanagement397
4.4.4.1.3 Projektkultur, Kommunikationskultur, Reflexion409
4.4.4.2 Systemebene Umwelt419
4.4.4.2.1 Unternehmenskultur und Projektkultur419
4.4.4.2.2 Kultur der Stakeholderkommunikation420
4.4.4.3 Systemebene Komponenten424
4.4.4.3.1 Persönliche Interessen, Verpflichtungen und Ziele424
4.4.4.3.2 Kommunikationskompetenz als Schlüsselkompetenz emotionaler Intelligenz425
4.4.4.3.3 Medienkompetenz und Medienauswahl427
4.4.4.3.4 Kommunikativität: Persönlichkeit und Kommunikationsstil428
4.4.5 Zentrale Kommunikationsinstrumente in der Startphase431
4.4.5.1 Projekt-kick-off431
4.4.5.2 Projektstartworkshop432
Schritt 1: Teilnehmer auf das Thema einstimmen434
Schritt 2: Orientierung ermöglichen436
Schritt 3: Themen bearbeiten437
Schritt 4: Gemeinsame Lösung finden437
Schritt 5: Maßnahmen planen438
Schritt 6: Workshop abschließen439
4.5 Kommunikationsaufgaben in der Umsetzungsphase des Projekts439
4.5.1 Umsetzungsphase im Überblick439
4.5.2 Leistungserbringung in der Umsetzungsphase441
4.5.2.1 Systemebene Projekt441
4.5.2.1.1 Kreativität und Lösungsentwicklung441
4.5.2.1.2 Meinungsbildung und Entscheidungsfindung in der Gruppe444
4.5.2.2 Systemebene Umwelt447
4.5.2.2.1 Fachliche Zusammenarbeit mit Lieferanten, Partnern, externen Mitarbeitern447
4.5.2.2.2 Ideenaustausch und Lernen aus anderen Projekten450
4.5.2.3 Systemebene Komponenten451
4.5.2.3.1 Individuelles Wissen und Know-how-Aufbau451
4.5.3 Koordination in der Umsetzungsphase451
4.5.3.1 Systemebene Projekt451
4.5.3.1.1 Kommunikation, Koordination und Kooperation in der Projektorganisation452
4.5.3.1.2 Koordinationsinstrumente457
4.5.3.1.3 Projektinterne Organisation460
4.5.3.1.4 Improvisation, Selbstorganisation und Agilität463
4.5.3.1.5 Abgrenzung und Selbststeuerung des Projektteams471
4.5.3.1.6 Projektsteuerung und Projektcontrolling475
4.5.3.1.7 Änderungsmanagement480
4.5.3.1.8 Management der Projektkommunikation481
4.5.3.1.8.1 Zusammenspiel von technischer und face-to-face-Kommunikation481
4.5.3.1.8.2 Medien-Mix und Integration der Instrumente489
4.5.3.1.8.3 Projektinformationswesen490
4.5.3.1.8.4 Dokumentation492
4.5.3.1.8.5 Projektmanagementinformationssystem494
4.5.3.1.8.6 Controlling der Projektkommunikation497
4.5.3.2 Systemebene Umwelt501
4.5.3.2.1 Projektorganisation in der Linienorganisation501
4.5.3.2.2 Management der Projektkommunikation506
4.5.3.2.2.1 Projektmarketing506
4.5.3.2.2.2 Berichterstattung513
4.5.3.3 Systemebene Komponenten516
4.5.3.3.1 Projektinterne Spezialisierung516
4.5.4 Kooperation in der Umsetzungsphase518
4.5.4.1 Systemebene Projekt518
4.5.4.1.1 Vertrauensaufbau im Projektteam518
4.5.4.1.2 Kooperation mit externen Mitarbeitern522
4.5.4.1.3 Führung524
4.5.4.1.4 Gruppenarbeit und Besprechungen528
4.5.4.1.5 Virtuelle Zusammenarbeit532
4.5.4.1.6 Veränderungen der Projektparameter543
4.5.4.2 Systemebene Umwelt545
4.5.4.2.1 Vertrauensaufbau zu Stakeholdern545
4.5.4.2.2 Netzwerk- und Beziehungspflege547
4.5.4.2.3 Verhandlung, Interessenausgleich550
1. Orientierungsphase555
2. Klärungsphase555
3. Veränderungsphase555
4. Abschlussphase555
4.5.4.2.4 Mikropolitik und Macht555
4.5.4.2.5 Selektive Kommunikation und Informationskontrolle563
4.5.4.2.6 Projektkrisen565
4.5.4.3 Systemebene Komponenten569
4.5.4.3.1 Motivation569
Bedürfnis nach materieller Existenzsicherung:573
Bedürfnis nach Gruppenzugehörigkeit:573
Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung:574
Bedürfnis nach Einflussnahme (Handlungsmächtigkeit):576
Bedürfnis nach persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten:577
Bedürfnis nach sinnerfülltem Tun:577
4.6 Kommunikationsaufgaben in der Abschlussphase des Projekts578
4.6.1 Abschlussphase im Überblick578
4.6.2 Leistungserbringung in der Abschlussphase582
4.6.2.1 Systemebene Projektsystem582
4.6.2.1.1 Wissensmanagement und Wissenssicherung582
4.6.2.2 Systemebene Umwelt589
4.6.2.2.1 Veränderungsprozesse und Widerstände589
4.6.2.3 Systemebene Komponenten600
4.6.2.3.1 Bewertung individueller Leistungen und Feedbackgespräche600
4.6.3 Koordination in der Abschlussphase602
4.6.3.1 Systemebene Projekt602
4.6.3.1.1 Projektabbruch602
4.6.3.1.2 Projektevaluation und Projektlernen605
4.6.3.1.3 Management der Projektkommunikation608
4.6.3.1.3.1 Abschluss der Projektkommunikation und Überführung in die Regelkommunikation608
4.6.3.1.3.2 Evaluation der Kommunikation und best practices609
4.6.3.2 Systemebene Umwelt612
4.6.3.2.1 Formale Projektübergabe und Abschlussbericht612
4.6.3.3 Systemebene Komponenten613
4.6.3.3.1 Anschlussperspektiven nach Projektende und Fortbildung613
4.6.3.3.2 Kommunikationsfähigkeiten in der Ausbildung und Zertifizierungzum Projektmanager614
4.6.4 Kooperation in der Abschlussphase617
4.6.4.1 Systemebene Projekt617
4.6.4.1.1 Auflösung des Teams617
4.6.4.2 Systemebene Umwelt618
4.6.4.2.1 Abschluss und Würdigung der Stakeholderbeziehungen618
4.6.4.2.2 Erfolgsmeldung619
4.6.4.3 Systemebene Komponenten621
4.6.4.3.1 Persönliche Zielerreichung und Erfolgswahrnehmung621
4.6.4.3.2 Soziale Fertigkeiten und Beziehungspotenziale622
5 Kommunikationsfunktionen in Projekten: Eine Bilanz625
5.1 Fremdorientierung625
5.1.1 Orientierungsangebote geben625
5.1.2 Sichtbarkeit schaffen627
5.1.3 Forderungen stellen628
5.1.4 Überzeugen628
5.1.5 Weisungen erteilen629
5.1.6 Politik betreiben, Macht einsetzen630
5.2 Selbstorientierung632
5.2.1 Orientierung erbitten632
5.2.2 Einflussnahme erkennen und abwehren632
5.2.3 Selbstbeobachtung und Selbstreflexion einleiten633
5.2.4 Fremdbeobachtung und Feedback nutzen634
5.3 Verständigung635
5.3.1 Perspektiven anderer übernehmen und Verstehen bestätigen636
5.3.2 Über Kommunikation kommunizieren637
5.3.3 Prozess der Verständigung steuern638
5.3.4 Komplexitätsproduktion und -reduktion vornehmen639
5.3.5 Erwartungen kennen lernen641
5.3.6 Meinungsbildungsprozess durchlaufen und Entscheidung treffen642
5.4 Wirklichkeitskonstruktion643
5.4.1 Gemeinsames Ziel formulieren644
5.4.2 Transfer, Vernetzung und Sicherung von Wissen ermöglichen645
5.4.3 Sich wechselseitig zu Problemlösung und Lernen stimulieren647
5.5 Koordination648
5.5.1 Fremdkoordination vornehmen durch Vorstrukturierung von Kommunikation648
5.5.2 Selbstkoordination vornehmen durch Kommunikation in Echtzeit650
5.5.3 Entscheidungen herbeiführen652
5.5.4 Verbindlichkeit von Entscheidungen sichern653
5.5.5 Einblick gewähren und Kontrolle ermöglichen654
5.5.6 Effizienz der Zusammenarbeit steigern656
5.6 Kooperation659
5.6.1 Eine Gemeinschaft bilden660
5.6.2 Verhalten disziplinieren663
5.6.3 Status, Identität und Individualität absichern664
5.6.4 Konflikte austragen665
5.6.5 Partizipation ermöglichen668
5.6.6 Motivation und Arbeitszufriedenheit erhalten und Sinnstiftung ermöglichen669
5.7 Konstitution672
5.7.1 Kooperative Arbeits- und Kommunikationskultur entwickeln672
5.7.2 Kommunikative Möglichkeiten durch Medien erweitern675
5.7.3 Kommunikationsfähigkeit entwickeln675
5.8 Zusammenfassung677
6 Fazit und Ausblick682
7 Danksagung684
8 Quellen686

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