1.1.1.1   1 Der einfache Weg: Querlesen

Das geht schnell und einfach: Sie lesen die Ausschreibung lediglich quer und entscheiden dann, dass Sie ein Angebot erstellen. In der Regel wird dies aufgrund der geringen Informationstiefe ein Standardangebot sein (siehe „Ein Standardangebot abgeben“). Für umfangreiche Ausschreibungsunterlagen sollten Sie sich eine Stichwortliste mit wichtigen Begriffen erstellen. Sobald in der Ausschreibung eines dieser Stichworte auftaucht, analysieren Sie das entsprechende Kapitel und lassen die sich daraus ergebenden Erkenntnisse in Ihr Angebot mit einfließen. Mit dieser Vorgehensweise können Sie auch größere Ausschreibungen in relativ kurzer Zeit durcharbeiten.

Fazit: Wann dieser Weg Erfolg verspricht

Sollten Sie den Kunden sowie seine Ziele und Anforderungen sehr gut kennen, funktioniert dieser Weg in der Regel.

1.1.1.2   2 Der moderate Weg: Die wichtigsten Anforderungen analysieren

Die Qualität von Ausschreibungen und Kundenanfragen kann sehr unterschiedlich sein und ist von Ihnen leider nicht beeinflussbar. Manche Anfragen/Ausschreibungen bestehen lediglich aus einen Prosatext mit vagen Zielen und Anforderungen, andere beinhalten bereits ein Lastenheft (andere Begriffe hierfür sind Anforderungskatalog, Anforderungsspezifikation) mit detaillierten Projektanforderungen. Im ersten Fall sollten Sie die wichtigsten Anforderungen aus der Ausschreibung extrahieren und ein eigenes Lasten-heft erstellen. Dieser Weg führt in der Regel dazu, dass Sie dann später bei der Angebotserstellung eine Ausschlussliste erstellen.

Fazit: Wann dieser Weg Erfolg verspricht

Gegenüber Lösungsweg 1 hat dieser Weg erhebliche Vorteile, da Sie Ihr späteres Angebot gezielt auf die Kundenanforderungen ausrichten können. Wenn sich Ihr Liefer- und Leistungsportfolio weitgehend mit den Anforderungen des Kunden deckt, ist diese Vorgehensweise erfolgversprechend.

1.1.1.3   3 Der aufwändige Weg: Anfrage detailliert analysieren

Bei dieser Vorgehensweise führen Sie nach dem Erhalt der Angebotsanfrage/Ausschreibung zunächst eine technische, kommerzielle und rechtliche Analyse des Projektes auf Machbarkeit durch. Mit diesem Schritt stellen Sie sicher, dass die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Kompetenzen, Produkte und Dienstleistungen zur Erfüllung der Kundenanforderungen generell ausreichen. Analysieren Sie die Anfrage nach:

• fachlichen/organisatorischen Gesichtspunkten (Produkte, Leistungen, Service, Training, Systembetreuung, Terminvorstellung, Methodik)

• kommerziellen Gesichtspunkten (Preisvorstellungen, Zahlungspläne, Finanzierung, Liquidität des Kunden)

• rechtlichen Gesichtspunkten (Gesetze, Vertragsbedingungen

Im Kapitel „Diese Tools brauchen Sie“ finden Sie eine Checkliste, die Sie bei dieser intensiven Analyse von Angebotsanfragen/Ausschreibungen unterstützt. Anhand der komprimierten Ergebnisse dieser Analyse treffen Sie die Entscheidung über die weiteren Aktivitäten. Die folgende Abbildung verdeutlicht den Ablauf der detaillierten Ausschreibungsanalyse:

Spricht die Analyse der Anfrage für „Bieten“, dann sind die weiteren Schritte der Initialisierungs-Kick-off und die Bieterqualifizierung . Basierend auf den Erkenntnissen der Ausschreibungsanalyse erstellen Sie im Rahmen der Angebotserstellung eine umfangreiche Compliance Liste, in der Sie die Projektanforderungen (Lastenheft) des Kunden detailliert beantworten (siehe „So erstellen Sie ein Angebot“).