Viele Vorgesetzte haben Schwierigkeiten, ein strukturiertes Mitarbeitergespräch zu führen. Sie finden nicht die richtigen Worte, wissen nicht, wie Gespräche aufzubauen oder welche Strategien z. B. in Konfliktsituationen geeignet sind. Doch ohne die Fähigkeit zur professionellen Kommunikation ist ein erfolgreicher Führungsalltag nicht denkbar.

Unprofessionelle Kommunikation demotiviert

Wer zum falschen Zeitpunkt das Falsche sagt, demotiviert und frustriert. Einer Führungskraft, die nicht gut kommunizieren kann, wird ein Team nur ungern folgen. Die Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiter oder sogar ganzer Abteilungen lässt nach, Mitarbeiter kehren dem Unternehmen den Rücken, Bewerber fühlen sich abgeschreckt. Die richtigen Worte zur richtigen Zeit dagegen können anspornen, begeistern, fordern. Auch Einstellungsentscheidungen fallen mithilfe eines oder mehrerer Gespräche.

Gute Vorbereitung führt zu erfolgreichen Gesprächen

Auch begabte „Kommunikatoren“ führen nicht zwingend ein gutes Zielvereinbarungs- oder Kritikgespräch. Im Gegenteil: Es zeigt sich, dass auch ungeübte und kommunikativ weniger talentierte Führungskräfte mittels eines gut vorbereiteten und zielgerichteten Gesprächs viel erreichen können.

1. Schritt: Einleitung

Aus zahlreichen Assessment-Centern, Coachings „in vivo“, aus eigenen Erfahrungen, aus Schilderungen wissen wir: Bereits hier, im Verhalten zu Beginn eines Gesprächs, unterscheiden sich Führungskräfte erheblich.

Beginn entscheidet über Erfolg des Gesprächs

In der Regel entscheidet sich in den ersten Minuten, ob das Gespräch erfolgreich verläuft oder nicht. Ein Beispiel: Eine Führungskraft möchte mit einem zugeordneten Abteilungsleiter (der also selbst eine Führungskraft ist) ein Kritikgespräch führen. Im Bereich des Herrn Meier scheint nicht alles so zu laufen, wie es sich sein Vorgesetzter vorstellt.

In diesem Beispiel mangelt es nicht nur an den richtigen Gesprächstechniken, sondern auch an Höflichkeit. Im Dialog wurde diesem Vorgesetzten (der sich in einem begleiteten Konfliktgespräch so geäußert hatte) klar, dass dieser Einstieg wenig professionell ist. Ein Gespräch dient immer einem Ziel. In diesem Fall geht es darum, die Ursache für die beobachteten Kundenbeschwerden herauszufinden. Um die Probleme der Abteilung zu besprechen und Lösungen zu erarbeiten, wäre ein freundlich-lockerer Beginn sicher angebrachter gewesen.

2. Schritt: Klärung

Nehmen wir an, der Einstieg ist gelungen und Sie sind an den Punkt gekommen, an dem Sie zum eigentlichen Gesprächsinhalt vorstoßen können.

Stellen Sie die Inhalte vor

Günstig ist es, zu Beginn eines Gesprächs eine Agenda zu besprechen und dem Gesprächspartner mitzuteilen, was Ihnen am Herzen liegt. Eine kurze Einleitung ist Standard, sie gibt dem Gespräch Struktur, bezieht den anderen bei der Gestaltung der Themen mit ein und ermöglicht einen weniger abrupten Einstieg in die Materie.