2. Die Suche (Akquise)
Als Grundlage für die Personalakquise dient zunächst der Personalbedarf, der wie beschrieben in Qualität, Quantität und zeitlicher Notwendigkeit festgehalten ist. Die Suche kann dann entweder im internen Mitarbeiterkreis oder externen Arbeitsmarkt stattfinden. Manchmal ist es auch angebracht, beide Möglichkeiten gleichzeitig zu nutzen. In mitbestimmten Betrieben muss außerdem beachtet werden, dass der Betriebsrat für den Bereich der internen Suche mitreden kann. Tut er dies, empfiehlt es sich, eine Betriebsvereinbarung dazu abzuschließen. Wir haben dies getan und uns entschlossen, einen Art Grundmarker zu setzen, indem wir der internen Suche zwar eine Priorität einräumen, aber gleichzeitig eine Öffnungsklausel für einen anderen Weg vereinbart haben. Ich kann mich an keinen Fall erinnern, bei dem wir über dieses Gebot gestritten hätten. Hat der Arbeitgeber ein Interesse, eine Stelle direkt von Beginn der Suche an extern auszuschreiben, dann konnten wir dem Betriebsrat entweder die Gründe erläutern oder wir fanden immer einen anderen Weg, z.B. haben wir dann zusätzlich auch noch intern ausgeschrieben.
Neben der Frage nach der internen oder externen Suche ist auch noch die Frage nach der Art der Suche zu beantworten.
Es gibt mehrere Arten der Suche:
Abb. 5: Übersicht der möglichen Suchoptionen
Ausschreibung Printmedien, Homepage oder Hochschule:
Dies sind verhältnismäßig günstige Möglichkeiten der Suchanzeige und immer noch ein guter Weg. Die Stellenanzeige kann z.B. in bekannten (regionalen) Tages-zeitungen erfolgen. Die Anzeigen sollten angemessen groß sein und natürlich das Unternehmen schnell erkennen lassen. Wichtig ist dann unter Umständen das Corporate Design (CD) zu beachten.
Kostenfrei funktioniert es natürlich als Anzeige auf der eigenen Homepage. Für alle Ausschreibungen empfiehlt es sich, die Suchanzeige immer auch online in die entsprechende Rubrik der Homepage zu stellen. Für den modernen Google-Search ist dies auch unverzichtbar. Ebenso kostengünstig sind Einstellungen auf Suchrubriken an Hochschulen, die dafür sehr offen und letztlich auch dankbar sind.
Ein Beispiel aus unserer Suchpraxis beweist die immer noch gegenwärtige Attraktivität der hier beschriebenen Möglichkeiten:
Im Jahr 2016 haben wir uns entschieden einen völlig neuen Weg der Nachfolgeplanung von Fach- und Führungskräften anzugehen. Wir haben uns auf die Suche nach fünf Jungakademikern aus den technischen Studiengängen Elektrotechnik, Mechatronik, Maschinenbau und Bau gemacht, die wir allesamt mit unbefristeten Arbeitsverträgen ausstatten und anständig bezahlen wollten. Für diese Suche nutzten wir die Anzeige in den beschriebenen Printmedien und an den exponierten Hochschulen für Technik. Und siehe da: Wir hatten weit über 300 Bewerbungen innerhalb von 3 Wochen. Wir konnten aus dem „Vollen“ schöpfen.
Personalvermittlung/Headhunting:
Die Personalvermittlung ist eine eher kostspielige Möglichkeit der Suche von Arbeitnehmern. Sie schließen als Unternehmen einen Vermittlungsvertrag mit einem Dienstleister, dessen vertraglicher Auftrag es ist, die Suche zu übernehmen. Anhand der Stellenprofile macht sich dieser auf den Weg um über seine Kanäle den passenden Arbeitnehmer zu finden. Dabei ist die Spanne von gut bis weniger gut und von billig bis teuer recht groß. In meiner Praxis habe ich schon erlebt, dass kleine (unscheinbare) Vermittler für kleines Geld schnell und treffsicher unterwegs waren, während vermeintliche Top-Vermittler für ein hohes Honorar weniger erfolgreich waren. Wichtig dabei ist dem geübten Personaler eigentlich vor allem, dass ihm die Arbeit wirklich abgenommen wird und er am Ende nicht doppelt agieren muss. Gerade bei einem hochpreisigen Anbieter mussten wir beispielsweise ständig nacharbeiten und hatten Probleme mit deren internen Zuständigkeiten. Am Ende war unser Dienstleister zwar erfolgreich bei der Suche, aber der Weg dahin war steinig und teuer!
In der Regel werden Personalvermittler selbst Headhunting betreiben oder sich derer bedienen. Wo sonst sollten die potenziellen Bewerber herkommen? Das Gabler Lexikon definiert Headhunting so: Headhunting ist die gezielte Abwerbung von Mitarbeitern aus anderen Unternehmen unter Einschaltung darauf spezialisierter Personalberater. Erschlossen wird ein Mitarbeiterkreis, der sich ohne direkte Ansprache nicht auf eine Stelle bewerben würde. In USA weit verbreitet; zunehmende Bedeutung auch in Deutschland.
Der Markt an Arbeitsvermittlungen ist groß, unübersichtlich und ganz ehrlich: Ich möchte nicht wissen, mit welchen Mitteln man dort um die Kandidaten kämpft. Meine Empfehlung ist hier eher allgemeiner Natur. Vorsichtig heranpirschen, mit kleinen Aufträgen beginnen und genau darauf achten, wie von dort geholfen wird. Ein guter Vermittler hört zu, reagiert auf Hinweise, gibt schnelles und gutes Marktfeedback, koordiniert die notwendigen Gespräche und stellt sich schnell auf die Besonderheiten des Kunden ein.
Radiowerbung:
Hierzu haben wir eine ganz tolle Erfahrung gemacht. Wir haben in der Metropolregion Rhein-Neckar zwei große private Radiosender. Zufälligerweise hatte sich eine Vertriebsmitarbeiterin des Senders zu einer Zeit bei uns gemeldet, als wir tatsächlich einen wichtigen Search vor uns hatten. Irgendwie hatten wir einfach Lust mal etwas Anderes auszuprobieren. Wir hatten einen Radiospot produziert, bei dem die Chefin unseres Searches in einer Art Interview aufgenommen wurde, bei dem die Inhalte der Stelle und die notwendigen Kompetenzen genannt wurden. Weiterhin wurde unser Unternehmen in einem knackigen Text dargestellt. Dieser Spot lief eine Woche zu guten Sendezeiten im Radio und war außerdem auf der Homepage des Radiosenders zu finden. Diese Suche ergab eine gute Anzahl an Bewerbern, von denen wir damals tatsächlich einen eingestellt haben, welcher heute noch erfolgreich bei uns arbeitet.
Der Suchprozess und die notwendigen Kriterien:
Für einen geordneten Suchprozess ist es wichtig, dass neben dem Bedarf die Suchkriterien gut sortiert und definiert sind. Die besten Hinweise erhält man in der Praxis meist von den Inhalten einer Stellenbeschreibung, sofern diese aussagekräftig genug sind. In unserem Unternehmen sind die Stellenbeschreibungen im Jahr 2012 neu aufgesetzt worden und sind daher relativ aktuell. Darüber hinaus beinhalten sie auch weitergehende Informationen. Die wichtigsten Punkte für eine gezielte Suche sind darin enthalten:
- Stellenbezeichnung: Diese sollte in gut aufgestellten Organisationen bereits deutlich genug sein, so dass sich jeder ein erstes gutes Bild machen kann. Suchen wir beispielsweise einen Mitarbeiter als Techniker im Bereich Fernwärmestationsbau genügt es nicht, die Bezeichnung „technischer Angestellter“ zu wählen. Hier wird in der Stellenbeschreibung sicherlich stehen „Techniker SHK Fern-wärmestationsbau“. Eine derartige Bezeichnung kann man auch fast 1:1 für die Akquise nutzen.
- Organisatorische Zuordnung der Stelle: Auch diese Angabe ist einer Stellenbeschreibung zu entnehmen.
- Formelle Qualifikationen: Hierzu zählen Erstausbildung, Weiterbildung, Studium, etc. Im obigen Beispiel könnte in der Stellenbeschreibung als Qualifikation stehen „Sanitär-Heizung-Klima (SHK)Installateur mit abgeschlossener Weiterbildung zum Techniker oder Meister SHK“.
- Stellenwert in Entgeltgruppe (EG) gemäß Tarifvertrag.
- Grob gegliederte Aufgabenbeschreibung (idealerweise in %-Anteile).
- Bei Führungskräften: Angabe der Führungsspanne.
Die Sichtung der Bewerbungen - der erste Check ist wichtig!
Zugegebenermaßen ist dieser Teil der Personalarbeit eine der wenigen Dinge bei der ich nur über rudimentäre Praxiserfahrung verfüge. Trotzdem möchte ich das Thema nicht aussparen und versuche deshalb mein Halbwissen mit Hinweisen von echten Profis zu vermischen. Ein echter Profi ist meine Mitarbeiterin im Search. Manchmal habe ich sogar den Eindruck, dass sie den richtigen Kandidaten förmlich riechen kann. Aber wie funktioniert das nun?
Das Bewerbungsanschreiben sollte kurz und prägnant formuliert sein. Es sollte fehlerfrei und in guter Grammatik geschrieben sein. Inhaltlich ist es vorteilhaft, keine allgemeinen Floskeln zu verwenden und bereits hier die persönlichen Vorzüge herauszustellen. Auf die für die Stelle relevanten Kompetenzen sollte man abstellen. Ein geübter Personaler wird sich anhand folgender Fragen der Bewerbung nähern:
- Handelt es sich um ein individuell angefertigtes Anschreiben?
- Macht das Anschreiben einen stimmigen Eindruck?
- Kommt der Bewerber ohne große Floskeln auf den Punkt?
- Vermittelt der Bewerber den Eindruck, dass er weiß, worauf es bei der Stelle ankommt und dass er die entsprechenden Qualifikationen auch besitzt?
- Liefert der Bewerber nicht nur Informationen über seine fachliche Qualifikation, sondern auch über seine Persönlichkeit und seinen Arbeitsstil?
Darüber hinaus muss ein Lebenslauf eingereicht...
